Het coronavirus heeft een enorme impact op onze samenleving. Het raakt onze gezondheid, ons sociale leven, onze economie en de bedrijfsvoering. Wat betekent dit voor uw inkoop?
In de strijd tegen COVID-19 beperken veel bedrijven noodgedwongen hun activiteiten of passen ze deze aan. De ene organisatie laat zoveel mogelijk werknemers vanuit huis werken, andere bedrijven passen productiefaciliteiten aan op basis van de richtlijnen van het RIVM. Het dient geen betoog dat dit consequenties heeft voor de uitoefening van uw bedrijf. Klanten hebben wellicht aangegeven leveringen (tijdelijk) te willen uitstellen, diensten op te willen schorten of afnames te reduceren. Mogelijk laten leveranciers u misschien weten producten niet of niet tijdig te kunnen leveren. Of wellicht wil uw bedrijf in deze periode zelf haar contractuele verplichtingen jegens derden herzien.
Beroepen op overmacht
In toenemende mate doen partijen een beroep op overmacht. Het coronavirus veroorzaakt zonder enige twijfel een uitzonderlijke situatie, het is door de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) officieel uitgeroepen tot een pandemie. Of dit daadwerkelijk grond kan zijn voor overmacht, is voer voor juristen. Net zoals medische wetenschappers drukdoende zijn met onderzoek naar corona, zal het nog geruime tijd duren voordat hier duidelijkheid over is.
Wat is overmacht feitelijk? Artikel 6.75 van het Burgerlijk Wetboek geeft de volgende definitie: ‘Een tekortkoming kan de schuldenaar niet worden toegerekend indien zij niet te wijten is aan zijn schuld, noch krachtens wet, rechtshandeling of volgens verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt.’
In de meeste contracten zijn clausules opgenomen die omschrijven in welke gevallen partijen hier een beroep op kunnen doen, vaak met specifiek omschreven situaties zoals: natuurrampen (aardbeving, overstroming, vulkanische activiteit, orkaan), terrorisme, rebellie, burgeroorlog, buitenlandse invasie en radioactieve straling. Een virusuitbraak zoals corona staat daar meestal niet bij, hoewel er signalen zijn dat een aantal bedrijven het in nieuwe contracten wil toevoegen.
Lees ook: Corona en contracten: kunt u een beroep doen op overmacht of onvoorziene omstandigheden?
Afweging voor de inkoop
Dit doet echter aan de huidige situatie niets af: de inkoper ziet zich geconfronteerd met enerzijds een leverancier die stelt niet of niet tijdig te kunnen leveren of anderzijds zijn contractueel overeengekomen afnameverplichting wil reduceren of opschorten. Goed inzicht in uw contractuele positie is dan het vertrekpunt, maar het is vervolgens aan de inkoper om de juiste afweging te maken hoe te handelen. Hier gaat hij een stap verder dan de jurist, waarbij juist in deze complexe tijdsperiode de combinatie van inkoop-, markt- en juridische kennis van de inkoper onmisbaar is voor het behalen van de beste resultaten.
Het is in het belang van alle partijen om een discussie over overmacht te vermijden en de symptomen te bestrijden
Een praktijkvoorbeeld: nu kantoren nauwelijks bezet zijn omdat nagenoeg alle medewerkers thuis werken, kan de schoonmaakfrequentie worden verminderd. In het huidige contract is deze frequentie vastgesteld en hierop heeft de leverancier mensen en middelen gecalculeerd. Indien er in uw contract met de schoonmaakorganisatie geen bepalingen staan over reductie van werkzaamheden (en een reductie tot nagenoeg nihil zal geen enkel schoonmaakbedrijf accepteren) en daarnaast de OSB-voorwaarden (standaard branchebepalingen) van toepassing zijn, dan is het raadzaam in overleg te treden. Contractueel is er weinig ruimte.
Los van de discussie over overmacht hebben beide partijen de verplichting om eventuele schade zoveel mogelijk te beperken. Er zijn bedrijven en overheidsinstanties die groot of specialistisch schoonmaakonderhoud juist in deze periode van leegstand laten uitvoeren. Daarmee kan het schoonmaakbedrijf zijn medewerkers efficiënt inzetten. Flexibele medewerkers worden niet meer opgeroepen, hetgeen de loonkosten reduceert, en gecalculeerde verbruiksmiddelen kunnen worden herzien.
Een professionele inkoper bespreekt deze en andere mogelijkheden en zorgt voor een optimale oplossing, waarbij de leveranciersrelatie in stand blijft. Op de lange termijn komt dit beide partijen ten goede, want indien noodzakelijk wil het kantoor ook snel weer kunnen opschalen in de schoonmaak.
Creatieve oplossing
Een ander voorbeeld is een dakdekkersbedrijf met een Belgische leverancier, die 80 procent van de specifiek benodigde producten produceert. Op grond van Belgische richtlijnen inzake corona heeft de leverancier de productie stilgelegd. Op dit moment laten veel Nederlandse bedrijven en overheidsinstanties echter versneld groot onderhoud uitvoeren; er ligt daarom druk op de projecten van het dakdekkersbedrijf.
Gezamenlijk met de leverancier is een creatieve oplossing gevonden. In plaats van gereed product worden nu de onderdelen van de leverancier naar Nederland getransporteerd. Onder regie van het dakdekkersbedrijf wordt de eindmontage van de producten gerealiseerd bij een derde partij. De inkoper levert als coördinator en initiator van deze procesverandering een wezenlijk aandeel in de continuïteit van de bedrijfsvoering van alle partijen. Daarbij is de leveranciersrelatie zelfs verder verdiept en is de klanttevredenheid geborgd.
Of er bij productieproblemen sprake is van overmacht aan de zijde van de leverancier moet nauwgezet worden beoordeeld. Heeft deze tijdig geanticipeerd, alternatieven voorgesteld et cetera? Een inkoper met kennis van de markt kan dit goed inschatten en met de best mogelijke oplossing komen. Gezamenlijk met de leverancier of in het uiterste geval met een derde partij.
Samenwerken, juist nu
Het is in het belang van alle partijen om een discussie over overmacht te vermijden en de symptomen te bestrijden. Het is juist van vitaal belang om nauw samen te werken: met uw partners, klanten en leveranciers, voor nu en voor later.
Uw gezondheid, dat van uw dierbaren en werknemers is de zorg van medisch specialisten. Uw zorg is uw bedrijf gezond te houden. Een goede inkoper met overtuigingskracht, creativiteit en oplossingsgerichtheid kan u daarbij met raad en daad terzijde staan. Dat is in ieder geval een zorg minder.
Auteur: Fulco van Esveld en Willem van Andel
Van Andel is senior inkoopadviseur en jurist, Van Esveld MBA is directeur Privaat bij Emeritor.
