Een dashboard is niet alleen een fonkelend presentatie-element voor data-analisten of Power BI-specialisten: iedereen die een spreadsheet kan opstellen in Excel, kan ook eenvoudig een dashboard met grafieken toevoegen om lange rijen met cijfers direct inzichtelijk te maken.
Een spreadsheet met gegevens waar u vaak een samenvatting van geeft, bijvoorbeeld een overzicht met maandelijkse mutaties, kunt u vrij simpel omzetten in een inzichtelijk dashboard die u vervolgens kunt delen met de organisatie. Daar hoeft u geen uitgebreide kennis voor te hebben of speciale gegevenssets voor te creëren. In dit artikel ziet u welke stappen u daarvoor kunt nemen. Dit voorbeeld gebruikt de testspreadsheet Financial Sample van Microsoft.
Een tabel maken in Excel
Dit voorbeeld is al meteen een tabel. Wanneer u importeert vanuit Access, zijn de gegevens ook al naar een tabel gebracht. Maar als u een spreadsheet heeft en nog nooit een tabel hebt aangemaakt, is het wellicht handig om te weten hoe dat moet. Dat gaat vrij eenvoudig. Selecteer de velden in de spreadsheet waar u een tabel van wilt hebben en klik in het lint onder Start op Opmaken als tabel. Kies een design en vink Mijn tabel bevat kopteksten aan als u van de eerste rij kolomkoppen wilt maken. Klik op OK. Wanneer u ergens in uw tabel klikt, verschijnt het tabblad Ontwerpen bovenin onder het nieuw verschenen kopje Hulpmiddelen voor tabellen (rechts van Help). Hier kunt u aanpassingen doen als het toevoegen van een totaalrij of filterknoppen toevoegen of verwijderen.
Een draaitabel maken in Excel
Omdat we graag grafieken op basis van draaitabellen op het dashboard willen hebben, is het een goed idee om eerst een draaitabel aan te maken. Het voordeel van een draaitabel is dat het eenvoudiger wordt om gegevens te selecteren wanneer u straks uw dashboards uitgebreider maakt. Dit maakt het werken met tabellen dus gemakkelijker. Selecteer een gegevensbereik in de tabel (of spreadsheet) en klik op Invoegen > Draaitabel. De resultaten worden standaard opgemaakt op een nieuw blad in de werkmap, maar u kunt hier ook aangeven dat u de draaitabel op hetzelfde blad wilt. Klik op OK. In het venster aan de rechterzijde kiest u de kolommen die deel moeten uitmaken van de specifieke tabel waar u een grafiek van wilt maken door ze aan te vinken.
Grafieken toevoegen
Nu dat gedaan is, gaan we grafieken toevoegen om ons daadwerkelijke dashboard te vormen. Wanneer u de draaitabel aanklikt, ontvouwen boven in de werkbalk automatisch nieuwe tabbladen onder het kopje Hulpmiddelen voor draaitabellen (rechts van Help). Selecteer Analyseren en klik aan de rechterzijde op Draaigrafiek. In het venster Grafiek invoegen dat vervolgens verschijnt, laat Excel u vanzelf weten of de gegevens geschikt zijn voor het type grafiek dat u op het oog heeft. U maakt hier histogrammen, taartdiagrammen, lijngrafieken en meer in een handomdraai aan.
Mocht u hier ontdekken dat de juiste kolom voor uw grafiek ontbreekt, kunt u de draaitabel aanpassen in het venster Draaitabelvelden of desnoods een andere draaitabel aanmaken met de juiste selectie. Op deze manier kunt u meerdere grafieken toevoegen op basis van de gegevens. Hernoem het tabblad bijvoorbeeld Draaitabellen om het makkelijk terug te vinden.
Wanneer u aanpassingen maakt in de originele spreadsheet, klikt u in het Dashboard met de rechtermuisknop op de draaitabel om Vernieuwen te selecteren. De draaitabel en de bijbehorende grafieken worden daarna bijgewerkt naar de nieuwe gegevens.
Tijdlijn toevoegen
Om een interactieve selectie toe te voegen die de gegevens presenteert middels een tijdlijn, klikt u op de draaitabel om te kiezen voor Analyseren > Tijdlijn invoegen. U kunt nu specifieke kolommen selecteren met datum/tijd-informatie, zoals jaartallen of maanden. Wanneer u in dit nieuwe element op het dashboard op een datum klikt, worden zowel de draaitabel als de grafiek direct aangepast om de resultaten weer te geven van de verzochte datum. Teruggaan naar de originele weergave doet u door rechtsboven in het tijdlijnvenster op het rode kruisje op het filterpictogram te klikken.
Het dashboardoverzicht is verder aantrekkelijk op te maken, door de grafieken te verplaatsen naar een tabblad Dashboard en daar het beeld verder aan te passen. Verwijder bijvoorbeeld de rasterlijnen en pas de weergave van de grafieken aan door erop te klikken, te kiezen voor Aanpassen aan stijl en het penseeltje aan te klikken.
