De huidige crisis hakt er in sommige sectoren goed in. Directies en controllers zijn dan druk om op korte termijn gerichte maatregelen te nemen en in te grijpen. Maar wat zijn gevolgen op de iets langere termijn, en hoe kun je kostenbeheersing duurzaam inrichten?
Na het hanteren van de kaasschaaf tijdens Covid-19 is het voor veel organisaties noodzakelijk om naar de toekomst te kijken. Want hoe kom je tot duurzame kostenbeheersing als je je kwaliteit van dienstverlening op pijl wilt houden? En je klanten goed wilt blijven bedienen? Dat vereist inzicht in kosten en winstgevendheid in alle lagen van de organisatie, meer dan alleen bij de top en financiële functionarissen. En o ja: nog meer of snellere informatie uit jaarverslagen of van de externe accountant gaat niet helpen deze slag te maken. Management & cost accounting moet hierbij centraal staan, veel meer dan financial accounting. Dat gaat dan om bedrijfseconomische ‘knoppen waar je aan kunt draaien’.
Kostenbeheersing: aan welke knoppen kun je draaien
Het probleem is dat organisaties en de individuele managers vaak niet weten aan welke knoppen ze moeten draaien om slim en efficiënt te werken. De oorzaak van deze problematiek is dat veel bedrijfstakken in de afgelopen 7 goede jaren niet altijd op kosten hebben hoeven letten, waarbij interne stuurinformatie beperkt bleef tot informatie op het niveau van grootboek en afdelingen. Op korte termijn kun je dan tijdelijke contracten stoppen en de bekende waterkoeler er uit doen. Maar hoe bouw je kosten af met behoud van kwaliteit? Of hoe verhoog je je prijzen zonder je klanten weg te jagen?
In een ‘kostenbeheersing-project 2.0’, dat dus plaatsvindt na de eerste maatregelen in maart, april en mei 2020, kan heel goed gewerkt worden met een model als in figuur 1. Het biedt een kapstok van methoden om mét behoud van kwaliteit tot lagere kosten te komen. Het werken met zo’n op duurzame kostenreductie gericht model als in figuur 1 vereist samenwerking tussen lijn en finance. Daarvoor hoeft je echt geen externe consultant in te huren. Maar finance moet dat de verantwoordelijkheid nemen om structuur te brengen. En management-accounting instrumentarium in zijn of haar toolbox hebben. De lijn bij een kostenreductie-project in de lead, finance coördineert en brengt structuur.
Van kosten per afdeling naar kosten per proces
Kostenbeheersing kan omschreven worden als het nemen van corrigerende maatregelen om de doelmatigheid en de interne organisatie van een onderneming te verbeteren. Het gaat dan om meer dan de kaasschaaf of de botte bijl: het gaat juist om het bereiken van kostenreductie mét behoud van kwaliteit en tevreden klanten, op middellange en langere termijn.
Kostenbeheersing 3.0 betekent dat je stuurinformatie altijd voorhanden hebt. En niet in panieksituaties met stand alone analyses hoeft op te leveren. Nog los van de foutkans is de kans aanwezig dat een specifieke kostenbesparing in deel 1 van een proces deel 5 van het proces schaadt.
Aanvullend op de genoemden ‘knoppen’ is de vraag waarom je dergelijke stuurinformatie niet eenvoudig uit je maandrapportage kunt halen? Waarom is er eigenlijk een projectaanpak nodig? Dat komt omdat bedrijven feitelijk vaak niet sturen op processen.
Dat vereist inzicht in de kosten van processen, minder van die van afdelingen. Voor duurzame kostenbeheersing ligt processturingen en daarmee activity based costing voor de hand. Dan gebruik je activiteiten en processen om veranderingen financieel door te rekenen. Advies is dan ook na de zomer van 2020 projecten op te starten om tot duurzame kostenbeheersing te komen.
Blijvende kostenreductie
Kostenbeheersing gaat verder dan de kaasschaaf. Het kan omschreven worden als het nemen van corrigerende maatregelen om de doelmatigheid en de interne organisatie van een onderneming te verbeteren. Sommige organisaties staan nog aan het begin van duurzame kostenbeheersing. Bij veel private en publieke bedrijven is de botte bijl al wel gehanteerd, maar is de vraag toch vooral hoe blijvende kostenreductie kan worden gerealiseerd. Dat vereist in kostenbeheersings-project 2.0 het werken met de knoppen in figuur. Voor duurzame kostenbeheersing is procesdenken essentieel, waar toepassen van activity based costing voor je hand ligt. Dan zit je in kostenbeheersing op het gewenste niveau en heeft management altijd de juiste informatie voorhanden.
Auteur: Koen Perik
drs. Koen Perik RC is partner van SIS Finance, advies en interimkantoor in Amsterdam.
