Must-have competenties voor een succesvolle business controller

De business controller is de gedroomde businesspartner en lijkt momenteel een streepje voor te hebben op andere controllers. Kritisch denken en persoonlijkheid tonen zouden belangrijke eigenschappen zijn. Wat zijn belangrijke competenties voor een business controller?

De business controller beheerst nog steeds de vacaturebank in controllinglandschap. De vraag naar de functie blijft groeien. Voordat we de geroemde kwaliteiten bekijken, is het verstandig om vast te stellen wat de definitie van een business controller is.

Lees ook: Wat doet een business controller?

Zoals de naam doet vermoeden, is deze professional de controller die het dichtst bij de business staat. In de praktijk is de business controller nog steeds bezig met rapportages. Maar het idee is dat de business controller meer overlegt met management, kritisch meedenkt, adviseert over de bedrijfsdoelen, tactisch denkt en risico’s cijfermatig onderbouwt.

Strategisch in plaats van operationeel

Een business controller is iemand die het management van een bedrijf voorziet van input en advies. Hiermee vervult hij of zij de rol van de zogenoemde businesspartner en ondersteunt de controller de cfo en ceo bij het nemen van (strategische) besluiten. Ook levert de business controller een bijdrage in het optimaliseren van de structuur van de organisatie. Business controllers hebben namelijk in het algemeen goede kennis van de interne organisatie.

Elke twee jaar voeren de VU en FinTouch onderzoek uit naar de effectiviteit van business controllers. De belangrijkste vraag daarbij is wat een effectieve controller onderscheidt van een niet-effectieve collega. In september 2020 verschijnt het vierde tweejaarlijkse rapport, maar vooruitlopend op deze publicatie zijn al enkele voorlopige resultaten gepubliceerd. Een opvallende uitkomst is dat business controllers hun functioneren met een 6,9 beoordelen, maar de ceo’s een 5,0 geven aan de functie.

Vijf kerncompetenties van effectieve business controllers

De onderzoekers bevroegen zowel business controllers als bestuurders en management naar de effectiviteit van business controllers bij vijf kerncompetenties:

• Overtuigingskracht;
• Communicatief;
• complexiteit terugbrengen tot de kern;
• proactief;
• kritisch;

Deze competenties zijn vaak niet omschreven in de taakomschrijving van controllers, terwijl het wel belangrijke criteria zijn om het functioneren te beoordelen. Business controllers geven zich op al deze vlakken voldoendes, terwijl de business de competenties veel lager inschat. Vooral wat betreft ‘overtuigingskracht’ en ‘communicatief’ is de ervaring van de business heel anders dan die van de business controller zelf. Ook valt op dat het merendeel van de business controllers aangeeft vooral tactisch en operationeel te werken en dat 48 procent aangeeft niet effectief te zijn op strategisch niveau. Dit alles wijst op een discrepantie tussen wat organisaties van de functie verwachten en de daadwerkelijke invulling van business control-taken.

Lees ook: Controller en big data: ‘Een business controller heeft de domeinkennis, dat is zijn unique selling point’

De business controller beschikt in theorie over inhoudelijke kennis van de interne bedrijfsprocessen en begrijpt daardoor het verhaal achter de interne cijfers goed. Dat betekent dat de business controller enkele competenties heeft die de financial controller niet per se nodig heeft – hoewel er overlap is tussen de twee functies. Veel organisaties verwachten dat een controller beide functies vervult zonder duidelijk het verschil te appreciëren. Communicatieve vaardigheden zijn natuurlijk altijd een belangrijke factor, maar een business controller moet, gezien de functie van besluitondersteuning, snel tot de kern komen en doelen effectief en inzichtelijk onderbouwen.

Een business controller heeft een duidelijke visie op de eigen functie en begrijpt welke gegevens relevant zijn voor welke besluitvorming. Officieel is dat het verschil met een financial controller: die houdt zich meer bezig met transacties, budgetten en analyse, terwijl de business controller meer strategisch werkt. De twee functies vullen elkaar aan, maar in de praktijk is de scheidslijn tussen de twee typen controllers vaak dun. Uit de voorlopige resultaten van het onderzoek van VU en FinTouch is duidelijk dat de business controller in de praktijk anders functioneert dan wat de business eigenlijk verwacht.

Persoonlijkheid van een business controller

Persoonlijkheid is een belangrijke competentie van de business controller. Hij of zij moet vertrouwen wekken door mee te denken en oplossingen aan te dragen, maar wordt tegelijkertijd geacht een kritische houding aan te nemen. Deze controller moet processen op een objectieve doch kritische manier analyseren en indien nodig op de rem trappen. Ook al gaat het tegen de business in. Wat een interessante vraag oplevert: is de discrepantie tussen beoordeling van de business en de controller afkomstig van die rol als luis in de pels, of is de business controller onvoldoende organisatorisch uitgerust?

Lees ook: De controller als strategische partner: stabiliteit zoeken, maar ook flexibel zijn

Hoe sterk staat de business controller in zijn of haar rol? ‘Persoonlijke eigenschappen zijn cruciaal,’ zei Erik Kolthof, senior adviseur van NBA en voormalig directeur Finance bij Yacht eerder. Volgens hem is een sterke persoonlijkheid cruciaal voor het succes van een business controller. ‘Kennis kun je leren, zulke eigenschappen zijn wat lastiger. Je moet verbonden zijn met de activiteiten van het bedrijf, weten wat er speelt. Dat is essentieel voor een rol als business controller. Naast kennis is persoonlijkheid daarom ook belangrijk.’

Procesverbeteringen

Uiteindelijk blijft expertise de belangrijkste competentie van een business controller. Kostenbesparingen, gerichte investeringen, margeverbeteringen. Dagelijkse werkzaamheden voor deze controller. Daarbij horen taken als data verzamelen, analyseren en terugkoppelen tot rapportages. Deze controller is daarom de aangewezen om procesverbeteringen(en) in gang te zetten. Hij heeft tenslotte de processen in kaart gebracht en kan indien nodig efficiënte en realistische verbeteringen voorstellen.

Traditionele of moderne controller?

Digitalisering beïnvloedt iedere organisatie. De beschikbaarheid van realtime data maakt het mogelijk om een bedrijf te leiden op basis van kennis. Voor u als controller vereist dat een flexibele benadering én flinke veranderingen in uw werkwijzen. Wilt u business controller worden? Stel uzelf dan de volgende vragen:

• Welk type controller bent u? Traditioneel of modern?
• Welke benadering kiest u bij uw besluitvorming?
• Welke taken en verantwoordelijkheden heeft u?
• Hoe beïnvloedt digitalisering uw werkzaamheden?
• Welk type controller wilt u zijn? Traditioneel of modern?