Door de huidige crisistijd zijn ondernemingen genoodzaakt het debiteuren- en incassobeleid te heroverwegen. Natuurlijk wil elk bedrijf overleven en het liefst ook nog een goed resultaat neerzetten. Maar hoe voorkom je dat je zelf als bedrijf of organisatie in de problemen komt, omdat consumenten of bedrijven niet langer in staat zijn jouw rekeningen op tijd te betalen? Het is een duivels dilemma waarbij het allemaal draait om het vinden van de juiste balans.
(Te) sociaal?
Na het ontstaan van de coronacrisis zagen we dat in sommige sectoren ruimhartig werd omgegaan met het verlenen van betalingsuitstel. Dit lijkt misschien sociaal, maar dat is het in veel gevallen niet. Op lange termijn leidt het onnodig uitstellen van betalingen namelijk alleen maar tot nóg meer problemen. Er ontstaat een stuwmeer aan openstaande facturen en incasso’s, waardoor veel meer in een korte periode moet worden betaald. De kans is groot dat dat geld er dan niet is, terwijl het er voorgaande maanden, met name door alle ondersteunende maatregelen van de overheid, wél was.
Ook wordt op den duur de werkdruk voor debiteurenadministraties in een dergelijke situatie veel groter. Nu niks doen, betekent dat er straks extra veel werk verzet moet worden. Doe daarom alleen aanpassingen in het debiteurenbeleid als de coronacrisis de aanwijsbare oorzaak is van het niet kunnen voldoen aan betalingsverplichtingen. Is dat niet het geval? Dan is het voor beide partijen het beste om de reguliere gang van zaken zoveel mogelijk door te zetten. Maar hoe doe je dat?
1. Houd het eenvoudig
De kans dat iemand in financiële problemen raakt, hangt af van (onverwachte) life-events en hoe mensen mentaal op problemen reageren. Zo zorgt stress er bijvoorbeeld voor dat we minder weloverwogen keuzes maken. Daarom helpt het om je debiteurenbeheer simpel te houden. Hanteer een begrijpelijk taalniveau (A2 of B1), zorg voor overzichtelijke afspraken – bij voorkeur op korte termijn – en houd daarbij rekening met de inkomensstroom. Ook helpt het om begrip te tonen en om klanten een handje te helpen bij het maken van keuzes, bijvoorbeeld door middel van het benoemden van de positieve effecten of het geven van kleine beloningen. Hierdoor neem je stress weg en ontvang je eerder een positieve reactie.
2. Leg de nadruk op persoonlijk contact
Veel mensen met schulden vinden het moeilijk om hun situatie onder ogen te zien en weten niet goed hoe te reageren. Ga er dus niet vanuit dat iedereen die een herinnering ontvangt, ook over gaat tot betaling. Zorg in plaats daarvan voor persoonlijk contact. Dit stelt je in staat om de persoonlijke situatie te begrijpen, te verifiëren en vervolgens maatwerk te leveren. Daarbij helpt het om laagdrempelige contactmogelijkheden aan te bieden, goed telefonisch bereikbaar te zijn en de juiste informatie op je website te weergeven. Ook is het verstandig om direct contact op te nemen zodra je merkt dat een klant een beginnende betaalachterstand heeft. Zo voorkom je verdere problemen.
3. Houd grip op de kosten
Als schuldeiser heb je zelf de regie over de te maken kosten. Je maakt afspraken met een incassobureau of gerechtsdeurwaarder over de strategie om de vorderingen betaald of opgelost te krijgen. Niemand schrijft echter voor hoeveel incassokosten je minimaal bij de klant in rekening moet brengen. Kies er daarom voor om deze (gedeeltelijk) voor eigen rekening te nemen als de situatie daarom vraagt. Dit soort afspraken kun je met je incassopartner maken en passen in het beleid van het verantwoordelijk incasseren van vorderingen. Dat geldt ook in het zo veel mogelijk voorkomen van gerechtelijke procedures. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van schuldeisers, incassobureaus en gerechtsdeurwaarders om te voorkomen dat mensen onnodig in de financiële problemen komen door hoge gerechtelijke kosten.
Tijd om in actie te komen
Eén ding is zeker: met achteroverleunen kom je niet verder. Hoe eerder je in actie komt, hoe sneller je rekeningen betaald krijgt. Daarnaast draag je, samen met andere partijen, een verantwoordelijkheid om te voorkomen dat mensen met betalingsachterstanden verder in de problemen komen. Dus houd het eenvoudig, leg persoonlijk contact en probeer onnodige kosten te voorkomen. Dat zijn belangrijke elementen om te voorkomen dat de coronacrisis een schuldencrisis wordt.
Auteur: Michel van Leeuwen, directeur en gerechtsdeurwaarder bij Flanderijn
