Het zijn bijzondere tijden. Corona levert ons niet alleen nieuwe woorden op als hoestschaamte, coronakapsel, afhaalfile, drive-by-diploma-uitreiking en intelligente lockdown, maar leidt ook tot een andere, aangepaste manier van werken.
Veel medewerkers van organisaties werken in deze tijd – grotendeels – vanuit huis. Het is niet meer vanzelfsprekend dat ik naast iemand zit en we samen kijken naar het proces en of dat goed gevolgd is. Door het thuiswerken valt ook de non-verbale communicatie grotendeels weg. Je kunt iemand die je aan de telefoon hebt of die je mailt, nu eenmaal niet in de ‘poppetjes van zijn ogen’ kijken. Grote kans dat je de o zo belangrijke ‘soft controls’ mist. En zit je naast iemand die zijn werk niet op orde heeft, dan is ook dat meteen duidelijk. Dat krijg je niet mee als je elkaar niet ‘live’ ziet.
Het nieuwe normaal
In het nieuwe normaal heeft de controller verschillende opties om contact te hebben en te onderhouden, zodat hij zijn werk goed kan uitvoeren.
- Een controletaak als de beoordeling van een investeringsvoorstel over een project bijvoorbeeld is prima per mail te doen. Een projectvoorstel met bijbehorende berekeningen is goed op afstand te beoordelen. Verdiepende vragen zijn telefonisch of door middel van videobellen te stellen en te verwerken in de beoordeling.
- Een audit uitvoeren op afstand is een stuk lastiger. Stel open vragen om zoveel mogelijk te weten te komen. Laat mensen het verhaal van A tot Z vertellen. Zo krijg je duidelijk of de betrokkene het proces beheerst.
- Vraag gegevens op bij de administratie, selecteer hieruit een willekeurige steekproef. Idealiter zou de controller zelf de inlogrechten moeten hebben, zodat op het nippertje gegevens manipuleren of compleet maken niet meer mogelijk is. Bij deze werkwijze voer je als controller zelf de audit uit. Doe je de audit niet zelf; zorg dan dat je weet wie de interne controlwerkzaamheden heeft uitgevoerd en hoe het programma tot stand is gekomen.
- Bij elk proces zijn risico’s met bijbehorende beheersmaatregelen te bedenken. Neem deze mee in de beoordeling van een proces om zo toch een goede audit te kunnen doen.
- Door het op afstand werken komt de focus nu meer op ‘hard controls’ te liggen. Maar de ‘soft controls’ zijn zeker zo belangrijk. Ontwikkel het gevoel daarvoor nog meer. Wanneer iemand bijvoorbeeld niet snel of maar deels antwoordt op vragen, kan dat een signaal zijn dat het proces niet wordt beheerst. Dat betekent: doorvragen, doorvragen, doorvragen.
Toekomst
Of we in de toekomst terugkeren naar vijf dagen op kantoor is maar zeer de vraag. Uit onderzoek blijkt dat minimaal een derde van de werknemers deels thuis wil blijven werken. Dat betekent een andere manier van werken, ook voor de controller. Bedenk dat de basis van een goede samenwerking áltijd vertrouwen is. Maar… dat er niets mis is met controle – ook op afstand!
Auteur: Arjan Frerichs, Finance professional bij Hofmeier
Dit artikel is verschenen in cm: 2020, afl. 7
