In hoeverre is e-facturatie doorgedrongen in Nederland? Arjan Sloot, Country Manager Benelux van TIE Kinetix, stelt: ‘De eerste stappen zijn gezet, maar er is nog veel werk aan de winkel.’

De Rijksoverheid heeft de afgelopen jaren een belangrijke rol gehad om het gebruik van e-facturatie te stimuleren. Na het leveren van diensten of producten aan het Rijk, moet de factuur elektronisch zijn. Sloot: ‘Die verplichting geldt sinds 1 januari 2017 en inmiddels is zestig procent van de gestuurde facturen een e-factuur. Dat is alleen een klein aandeel van het gehele bedrijfsleven in Nederland. Een aantal jaren geleden is berekend dat het totale besparingspotentieel in Nederland met de invoering van e-facturatie 1,2 miljard euro per jaar is. Het is gek dat het besparingspotentieel niet interessant genoeg wordt gevonden om met z’n allen e-facturatie te omarmen.’

Aandacht generen

Sloot heeft de afgelopen jaren gemerkt dat steeds meer bedrijven en overheden de voordelen inzien van e-facturatie. De volgende stap is een grootschalige adoptie. Hoe kan dit worden gerealiseerd? ‘Dat begint bij het genereren van meer aandacht voor het onderwerp en het benoemen van de voordelen die e-facturatie heeft. Voor ons is e-facturatie het begin van wat wij noemen e-procurement. Een leverancier stuurt een e-factuur naar de klant, maar daar gaat een proces aan vooraf. Het begint met een opdracht of een order, vervolgens de levering en het slotstuk de factuur. Dat gehele proces noemen wij e-procurement. Dat proces leent zich ook uitstekend voor elektronische afhandeling. E-facturatie is een goede start en kan ook als apart onderdeel opgepakt worden. Maar in het verlengde ervan is e-procurement nog veel interessanter om te digitaliseren.’

Grote slag met kostenfacturen

Een kleine tien procent van de facturen wordt nog per post verstuurd, merkt Sloot op. Daarnaast gebruiken Nederlanders heel vaak e-mail met een pdf als bijlage. ‘Dat zal gaandeweg vervangen worden door een e-factuur, maar het is vooralsnog de vraag hoe lang dat nog duurt. In de hoek van de kostenfacturen vinden de meeste manuele handelingen plaats, maar worden ook de meeste fouten gemaakt. Daar kan met e-facturatie een grote slag worden gemaakt. De overheid is een heel belangrijke schakel om dit aan te jagen, maar ook grote bedrijven kunnen dit doen. Op termijn kunnen zij aangeven dat ze alleen nog maar een e-factuur accepteren. Dat zal absoluut bijdragen aan verdere adoptie.’

Onwetendheid

Sloot werkt met TIE Kinetix voor verschillende gemeenten. ‘Zij geven aan: als ik een e-factuur ga eisen van een leverancier, bijvoorbeeld een zzp’er, dan zadel ik diegene op met een in hun ogen onmogelijke opdracht. Een zzp’er wordt opgezadeld met veel te hoge kosten om te voldoen aan eisen om een e-factuur te sturen. Het inzicht komt er alleen steeds meer dat je een factuurportaal kunt aanbieden aan leveranciers die eenmaal per maand een factuur indienen en dat portaal kost niets. Die onwetendheid, dat dergelijke portalen bestaan, heeft ertoe geleid dat vooral overheden terughoudend zijn in het verplichten van e-facturen aan leveranciers.’

De gemeente Amsterdam zette onlangs wel een belangrijke stap. ‘Zij hebben eind mei hun algemene voorwaarden aangepast en gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Daarin staat nu heel duidelijk dat een e-factuur verplicht is. Daarmee zijn zij de eerste gemeente in Nederland, in navolging van het Rijk.’

Lees ook: Stappenplan elektronisch factureren

Investering dubbel en dwars waard

Hoewel een grootschalige adoptie vooralsnog uitblijft, merkt Sloot dat steeds meer bedrijven hun dienstverlening richting hun klanten inrichten en daarbij overstappen naar e-facturatie. ‘Dan kan je denken aan een portalendienst of een dienst die een pdf omzet naar een e-factuur. Wat ik daarbij ook belangrijk vind is dat je klanten en leveranciers bij de hand neemt om het proces uit te leggen en te implementeren. Het is de investering dubbel en dwars waard. De kostenbesparingen zijn veel hoger dan de eenmalige kosten die ermee samenhangen.’

Arjan Sloot: ‘De kostenbesparingen met e-facturatie zijn veel hoger dan de eenmalige kosten die ermee samenhangen’

Financiële processen efficiënter maken

Volgens Sloot is de cfo de aangewezen persoon om op zoek te gaan naar oplossingen om financiële processen efficiënter te maken. ‘Dat zie ik terug bij grote bedrijven, waar ze inzien dat een crediteurenafdeling met de helft minder mensen toe kan. De medewerkers die vrijkomen kun je inzetten op werkzaamheden die van veel meer toegevoegde waarde zijn voor het bedrijf. Zoals advisering van de business.’

Er is ook vaak sprake van piekbelasting, stelt Sloot. ‘De facturenstroom is in de eerste week van de maand veel hoger dat in de rest van de maand. Ik kom bij bedrijven over de vloer waar ze dan om die piekbelasting op te vangen, extra kosten maken. Door het proces te digitaliseren, met de invoering van e-facturatie, kun je dat heel goed oplossen. Een computer draait 24 uur per dag, zeven dagen in de week.’

Lees ook: ‘E-facturatie staat nog in de kinderschoenen’

Verdere digitalisering

‘Een cfo moet zich voorbereiden op verdere digitalisering. In verschillende landen is het al verplicht dat elke factuur die je verstuurt, ook digitaal aanlevert aan de fiscus. In bijvoorbeeld Italië en Hongarije is dat al de normale gang van zaken en meer landen gaan daar in mee. Het is een kwestie van tijd voordat Nederland ook die stap zet. Bij een cfo in Nederland moet het onderwerp dan wel hoger op de agenda. Hij of zij kan er niet onderuit.’