Eén van de gevolgen van de coronacrisis is dat er veel meer dan voorheen thuiswerk plaatsvindt. Mensen moeten daarbij leiding aan zich zelf geven. Dat betekent dat zij hun eigen ’ik’ moeten sturen. Zelfmanagement, hoe doet u dat?
Verschil effectiviteit en efficiency
Bij zelfmanagement is het onderkennen van onderscheid tussen ‘effectiviteit’ en ‘efficiency’ een eerste aandachtspunt. De begrippen worden nogal eens door elkaar gehaald of als synoniemen gebruikt. Effectiviteit is doelgerichtheid, wat wil zeggen het verrichten van activiteiten die overeenstemmen met de doelstellingen en verwachtingen van de organisatie. Efficiency, of efficiëntie, betekent doelmatigheid, wat inhoudt het verrichten van activiteiten tegen een zo’n gunstig mogelijke baten-lastenverhouding. Efficiënt heeft dus altijd met geld en tijd te maken en effectief met doelstellingen en verwachtingen. De kunst is nu om beide competenties te integreren in de persoonlijke huishouding. We nemen ons werk mee naar huis en dat verlangt bezinning op ons gedrag en een bewustere omgang met de factor ‘tijd’.
Bruto versus netto tijd
Als we kijken naar wat iemand per week beschikbaar heeft aan tijd, is dat 168 uur. Dat noemen we brutotijd. Daarvan is gemiddeld 90 uur noodzakelijk voor allerlei activiteiten die we aanduiden met de term ‘persoonlijke huishouding’, zie het schema hieronder. Uit het schema blijkt dat meer dan de helft van de bruto weektijd wordt besteed aan essentialia zoals slapen, eten, drinken, douchen, aan- en omkleden, verzorging, boodschappen doen, af en toe naar de kapper of dokter, de auto afleveren bij de garage e.d. De beschikbare nettotijd op weekbasis is dus gemiddeld (168 – 90) = 78 uur.
Persoonlijke huishouding |
Uren per week |
| Slapen: 7 uur per nacht + 3 uur uitslapen | 52 |
| Douchen, aankleden, omkleden, verzorging: 1 uur per dag | 7 |
| Eten: waaronder bereiding en afwas: 2 uur per dag | 14 |
| Woon-werkverkeer: af en toe naar de zaak | 3 |
| Onderhoudsactiviteiten: waaronder opruimen, loodgieter, kapper,
garage, dokter, financiële administratie: 2 uur per dag |
14
|
| Totaal: | 90 |
Als u fulltime werkt, neemt die baan al gauw minimaal 40 uur werktijd in beslag. In de praktijk is dat vaak (aanzienlijk) meer. Dan blijft er van de nettotijd (78 – 40) = 38 uur maximaal over voor welzijn en geluk zoals partner, kinderen, vrienden en familie. Daarnaast zijn er nog zaken als sociaal werk, persoonlijke ontwikkeling, sport en vrije tijd. In die 38 uur zitten ook de vrije zaterdag en zondag!
We zien dat een week snel gevuld is en dat het verschuiven van prioriteiten al snel ten koste gaat van andere activiteiten. Het is daarom zaak uit de schaarse hoeveelheid werktijd die we tot onze beschikking hebben een zo groot mogelijk rendement te halen. Naast de competenties effectiviteit en efficiency spelen daarbij twee dimensies een belangrijke rol, namelijk ‘importantie’ en ‘urgentie’. We begeven ons daarmee op het terrein van het managen van de factor ‘tijd’.
Importantie en urgentie
Om als werknemer – en nu vooral thuis – de juiste keuzes te maken in onze dagelijkse bedrijfswerkzaamheden en werkplanning is het evident stil te staan bij het begrippenpaar importantie en urgentie. Iets kan namelijk meer of minder important zijn en iets kan meer of minder urgent zijn. Samenvoeging van deze twee dimensies leidt tot het ‘Eisenhouwerschema’.
Het Eisenhouwerschema geeft ons de mogelijkheid de competenties effectiviteit en efficiency optimaal in te zetten. Het gaat daarbij steeds om vier keuzes. Elke keuze impliceert het gewenste gedrag:
- Kwadrant 1: niet important en niet urgent. Gedrag: Negeren.
- Kwadrant 2: niet important en urgent. Gedrag: Delegeren of kort tijd aan besteden.
- Kwadrant 3: important en urgent. Gedrag: Nu zelf doen.
- Kwadrant 4: important en niet urgent. Gedrag: Zelf doen, plannen en bewaken.
De kwadranten 2, 3 en 4 – ‘delegeren’, ‘zelf doen’ en ‘plannen en bewaken’ – vormen de input voor het maken van dagelijkse en periodieke planningen. ‘Negeren‘ (1) gaat vanzelf. Het enige wat we ervoor nodig hebben, is een plekje in een lege lade of op een lege plank waar we zo eens in de maand poolshoogte nemen om te zien wat weg kan.
‘Importante en urgente zaken’ (3) genieten altijd prioriteit. Maak daarvoor ruimte in de dag op een tijdstip waarop ongestoord gewerkt kan worden. ‘Important maar niet urgent’ (4) betekent plannen. Maak er tijd voor vrij in de komende periode en arceer die activiteiten in de agenda. ‘Urgente maar niet importante zaken’ (2) kunnen we óf delegeren óf kort de tijd geven. Laat het niet meer tijd kosten dan ervoor is uitgetrokken. Bewaak die grenzen daarom goed.
Tijdslurpers
Dan zijn er nog de tijdslurpers. We maken daarbij onderscheid tussen externe en interne. ‘Externe tijdslurpers‘ zijn gebeurtenissen die van buitenaf komen. Ze kosten vaak onnodig veel tijd. Voorbeelden daarvan zijn onaangekondigd privé of zakelijk bezoek, telefoontjes, online-vergaderingen, die langer duren dan afgesproken, e-mail – en appverkeer, internet afstruinen. ‘Interne tijdslurpers’ hebben betrekking op onszelf en hebben te maken met hoe wij persoonlijk met werk en tijd omgaan. Geen ‘nee’ kunnen zeggen, uitstellen van activiteiten, onrealistisch tijdsbeeld, besluiteloosheid, gebrek aan discipline en onvermogen om te delegeren zijn daarvan karakteristieke uitingen. Vaak blijkt dat de categorie interne tijdslurpers veel groter is qua aantal en effect dan de categorie externe tijdslurpers. Dat is confronterend en misschien niet zo prettig om te moeten ervaren, maar het betekent ook dat er iets aan te doen is.
Kortom
Zelfmanagement is niet eenvoudig maar het is niet alleen in het belang van de organisatie, maar ook in ons eigen belang dat we de teugels van zelfmanagement strak ter hand nemen. Met bewustwording en adequate toepassing van de competenties effectiviteit en efficiency en de dimensies importantie en urgentie zetten we stappen in de goede richting.
Auteur: drs. J.G.M. de Vries is directeur van Onderwijsbureau Exsultet, econoom, auteur en financieel trainer.
