De stand van zaken rondom elektronisch factureren

‘E-facturatievoorzieningen zijn zinloos als er geen e-facturatiestroom op gang komt’, stelde de staatssecretaris al in 2018 in zijn toespraak bij het PIANOo e-facturatie event in den Haag. Een heldere boodschap voor overheid en bedrijfsleven. Waar staan we op dit moment? En waar gaat het naartoe? En wat is uw rol daarbij?

Elektronisch factureren (e-factureren) is het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer. Het opnemen en boeken van een elektronische factuur in de administratie noemen we elektronische factuurverwerking. In de meest ideale vorm wordt een factuur dan, zonder menselijke handelingen, volledig automatisch opgenomen en geboekt in de boekhouding. E-factureren is een instrument en onderdeel van een groter geheel, namelijk e-business, oftewel elektronisch zakendoen.

Waar staan we op dit moment?

Zowel het formaat van elektronische facturen als het verzenden is geharmoniseerd in Nederland door gebruik te maken van UBL en PEPPOL.

• UBL

UBL (universal business language) is al jaren het standaardformaat voor elektronische berichtenuitwisseling. In Nederland in gebruik voor onder meer e-factureren.

UBL is een uitgebreide berichtenstandaard met meer dan duizend factuurelementen. Deze worden in de praktijk lang niet allemaal gebruikt. Vandaar dat voor specifieke berichten vaak sprake is van een subset:

• EN 16931: op Europees niveau is een subset voor UBL afgeleid van de EU-standaard voor elektronisch factureren onder de noemer EN 16931. De Europese richtlijn 2014/55/EU schrijft voor dat in ieder geval alle aanbestedende diensten in de EU met deze nieuwe norm moeten werken sinds april 2019;
• NLCIUS: in Nederland kennen we enkele aanvullende afspraken over bijvoorbeeld btw-regelingen, zoals de margeregeling en de verleggingsregeling. Deze aanvullende regelingen zijn vastgelegd in gebruikersspecificaties (CIUS: core invoice usage specifications) onder de noemer NLCIUS.

• Peppol

Met Peppol kunnen organisaties in binnen- en buitenland e-facturen uit wisselen via een speciaal beveiligd netwerk. Als de administratie van zowel de verzender als de ontvanger geregistreerd is op het netwerk, ook wel on boarding genoemd, wordt de elektronische factuur direct naar de administratie van de ontvanger gestuurd.

Een bijkomend voordeel van de Peppol-infrastructuur is dat over dit netwerk niet alleen e-facturen maar ook andere berichten, waaronder e-orders en e-catalogiberichten, uitgewisseld kunnen worden.

Inmiddels is sinds 18 april 2019 vrijwel iedere gemeente, provincie en waterschap aangesloten op het Peppol-netwerk. Bovendien heeft ook de rijksoverheid de stap genomen om Peppol te gaan gebruiken als hét kanaal voor het kunnen ontvangen van e-facturen. Een concrete invulling hiervan is dat het Rijksoverheid Access Point (ROAP) op Peppol in gebruik genomen is. Via dit Access Point verloopt elektronische facturering van leveranciers aan de rijksdiensten, ongeveer 170 onderdelen van de rijksoverheid.

Lees ook: Stappenplan elektronisch factureren

Waar gaat het naartoe?

Op dit moment onderkennen steeds meer organisaties, zowel overheden als bedrijfsleven, de voordelen van elektronisch factureren. De verwachting is dan ook dat elektronisch factureren de komende jaren nog meer gemeengoed zal worden, zowel binnen de overheid als het bedrijfsleven, in Nederland, Europa en wereldwijd. Enkele ontwikkelingen die debet zijn aan een verdere opmars van elektronisch factureren zijn:

• Retourberichten

Een retourbericht vertelt de afzender dat een factuur daadwerkelijk is ontvangen in het administratiesysteem van de ontvanger. Retourberichten kunnen de status van een factuur volgen tot aan de uiteindelijke betaling. Op deze wijze wordt een afzender automatisch adequaat geïnformeerd over de acceptatie en het betaalbaar stellen van een elektronische factuur. Peppol als netwerk is klaar om retourberichten af te handelen. Het is nu de beurt aan legacysystemen om daarbij aan te sluiten.

• Boekingsintelligentie

In tegenstelling tot scannen en herkennen is bij een factuur in UBL-formaat altijd 100 procent duidelijkheid over de inhoud van de factuur (factuurelementen). Denk aan de gegevens van de afzender, factuurreferentie(s), factuurtotaal, btw-totalen en factuurregels. Het enige wat ontbreekt is de (grootboek)rekening en eventuele andere boekingsdimensies waarop een inkoopfactuur geboekt moet worden. Bij eenvoudige facturen wordt vanuit het verleden met een vaste (tegen)rekening per leverancier (crediteur) gewerkt.

Steeds meer boekhoudpakketten bouwen boekingsintelligentie op. Als voor een bepaalde factuur (denk aan telefoonkosten) eenmaal een rekening is gekozen wordt deze een volgende maal automatisch voorgesteld of zelfs automatisch geboekt. In de tijd van lokale boekhoudpakketten was boekingsintelligentie beperkt tot slechts één administratie. In de huidige tijd van onlineboekhouden wordt boekingsintelligentie steeds vaker opgebouwd over meerdere administraties heen. Door ook nog gebruik te maken van de SBI-code (standaard bedrijfsindeling) die ieder bedrijf krijgt toegekend vanuit de KVK en het ReferentieGrootboekSchema (RGS) kunnen (grootboek)rekeningen steeds nauwkeuriger automatisch bepaald worden. Net als bij de elektronische bankafschriften komt er dan geen mensenhand meer aan te pas.

• E-procurement

Bij grotere organisaties vormt e-procurement (elektronisch inkopen) een vast onderdeel van de administratieve keten. Ook bij kleinere organisaties die met een goederenbeweging te maken hebben, zoals een groothandel, bouwbedrijf en webwinkel, speelt e-procurement een rol. In veel gevallen wordt dan gewerkt met een ERP-systeem of een boekhoudsysteem met aanvullende functies.

Bij e-procurement wordt vooraf in de inkooporder vastgelegd op welke boekingsdimensies (rekening, afdeling, project, en dergelijke) de inkoopfactuur geboekt moet worden. Als een elektronische factuur voorzien is van het PO-nummer van de inkooporder, dan is 100 procent duidelijk op welke boekingsdimensies deze factuur thuishoort in de administratie. De inkoopfactuur kan dan automatisch verwerkt worden in de boekhouding. Al dan niet voorafgegaan door een, eveneens geautomatiseerde, workflow om de factuur te beoordelen.

Het uitwisselen van inkooporders vindt steeds vaker elektronisch plaats en is een ontwikkeling om in de gaten te houden.

Lees ook: ‘E-facturatie moet hoger op agenda van cfo staan’

Waar moet de administrateur/controller rekening mee houden?

Steeds meer boekhoud- en ERP-systemen ondersteunen de mogelijkheden die e-factureren biedt. Al dan niet door aan te sluiten op het systeem van een Billing serviceprovider. Deze laatste zorgt dan bijvoorbeeld voor de berichtenuitwisseling via Peppol. Zorg dat in elk geval rekening gehouden wordt met het volgende om zo efficiënt mogelijk gebruik te kunnen maken van e-factureren.

• Processen en audits

Breng in kaart op welke bedrijfsprocessen en onderliggende softwaresystemen e-factureren van invloed is, zowel voor uitgaande als inkomende facturen. Houd bijvoorbeeld ook rekening met de relatie tussen factuurverwerking en e-procurement. Stem zowel intern als extern (leveranciers en klanten) af wat nodig is om e-factureren in te voeren in de praktijk. Maak een plan van aanpak voor de verdere invoering.

• Onboarding Peppol

Zorg dat u als organisatie aangesloten bent op Peppol zodat facturen, en straks ook inkooporders, elektronisch verzonden en ontvangen kunnen worden via het Peppol-netwerk.

• Buitenland

UBL, EN 16931 en NLCIUS zijn standaardformaten om rekening mee te houden bij e-factureren, en Peppol is het netwerk om dergelijke facturen elektronisch uit te wisselen. Verondersteld mag worden dat uw onderliggende softwaresystemen hier rekening mee houden.

Als u zaken met het buitenland doet, moet u afstemmen welke factuurstandaard uw relaties daar hanteren. Zo voldoen Duitsland en Frankrijk weliswaar aan de genoemde Europese EN 16931-standaard, maar wel geïmplementeerd via Factur-X, zijnde een Frans-Duitse standaard voor een hybride e-factuur (pdf voor gebruikers en XML-gegevens voor de computer).

Auteur: Gerard Bottemanne is eigenaar van Onderzoeksbureau GBNED en www.softwarepakketten.nl.

Dit artikel is verschenen in cm: 2020, afl. 9.