In een aantal gevallen, bijvoorbeeld als u met dashboards werkt, kan het handig zijn om intelligenter te kopiëren dan wat Excel standaard biedt. Er is een feature om een dynamische afbeelding te genereren van data, die wordt bijgewerkt zodra de originele gegevens worden aangepast.    

Met knippen en plakken van gegevens, verschijnt er een statische verdubbeling van de gegevens op bijvoorbeeld een nieuw werkblad. Het verschil met de camera-tool, is dat deze speciale kopie geactualiseerd blijft met de brongegevens. Bij een rechtstreekse kopie, veranderen de gegevens niet als deze in de brondata worden aangepast, maar met de cameratool, wijzigt ook de kopie. Kortom, het gaat bij de cameratool om live data.

Voordelen van de camera-tool

Dat biedt uitkomst wanneer een spreadsheet een grote database begint te worden van aan elkaar gekoppelde bladen. Hoe groter de map groeit, hoe lastiger het wordt om wijzigen bij te houden. Een van de handigere toepassingen van de feature is voor toepassingen op dashboards. U kunt eenvoudig een kopie maken van bijvoorbeeld een draaigrafiek en deze verplaatsen naar een tabblad met dashboard-informatie. Bij het bijwerken van de originele gegevens, wordt de grafiek op het dashboard-tabblad ook meteen bijgewerkt.

Handige trucs van de camera-tool:

• Met dubbelklikken op de camera-kopie keert u terug naar de specifieke data in het oorspronkelijke blad, compleet met de selectie ervan.
• De grootte van de geselecteerde gegevens (en de positionering op het dashboard) kan eenvoudig worden aangepast, omdat de feature een dynamische afbeelding genereert.
• Verschillende selecties van grotere datasets met overlappende gegevens worden allemaal bijgewerkt zodra het brongegeven wordt aangepast.
• De camera-kopie heeft automatisch een donkere rand, maar deze kan worden verwijderd met de rechtermuisknop en te kiezen voor Afbeelding opmaken > Lijn (onder het emmertje).

Nadelen van de cameratool

Dat gezegd hebbende, is er een aantal redenen waarom de camera-tool niet voor elke situatie handig is. Niet voor niets heeft Microsoft dit geen standaardonderdeel van Excel gemaakt.

• Het schalen is niet optimaal en soms worden gegevens wazig bij het opblazen van de afbeelding.
• Omdat het geen gekopieerde cellen zijn, maar een afbeelding ervan, zullen bewerkingen als het gebruik van formules op de originele cellen moeten worden toegepast.
• De tool is minder bruikbaar voor grafieken – juist één van de interessantste toepassingen op dashboards – vanwege de schalingsproblematiek.

Toevoegen van de camera-tool

De tool zit niet standaard niet in het Lint of de balk Snelle toegang, dus hij moet eerst worden toegevoegd. Rechtsklik op het lint en selecteer Lint aanpassen. Maak een groep aan in het Lint op een plek die voor u logisch is, bijvoorbeeld onder Start > Bewerken door op de knop Nieuwe groep te klikken en deze een naam te geven door hierna op Naam wijzigen… te drukken. Selecteer vervolgens in de lijst aan de linkerkant Alle opdrachten en kies Camera. Klik op toevoegen als u de nieuwe groep geselecteerd heeft. Hier verschijnt de knop dan vervolgens in het Lint. De optie wordt achteraan toegevoegd, u kunt deze positie ook verplaatsen in het menu Lint aanpassen door de groep vast te pakken en naar een andere positie te slepen.

Om hem toe te voegen aan de balk Snelle toegang, klikt u op het uitvouwpijltje naar beneden bovenin de groene balk. Klik in dit menu op Meer opdrachten… Verander Populaire opdrachten naar  Alle opdrachten en scrol naar de optie Camera. Klik dan op Toevoegen om deze aan de Snelle toegang bovenin toe te voegen.

Gebruik van de camera-tool

In een gegevensblad selecteert u het bereik van de gegevens waar u een dynamische kopie van wilt hebben en klikt u op het camerapictogram.

Als u nu op een andere positie klikt, verschijnt de kopie als afbeelding op deze plek. Let daarbij op dat bij een andere klikt in het document, bijvoorbeeld als u een nieuw tabblad aanmaakt, u de ‘screenshot’ opnieuw moet maken.

De afbeelding is te vergroten en te verkleinen als een normale afbeelding, maar de gegevens erin wordt aangepast zodra de bronselectie wordt aangepast. Zo zijn deze gegevens altijd up-to-date.