Met de enorme groei van thuiswerken in 2020, rijst de vraag hoe het zit met vergoeding van thuiswerkplekken. Dit zijn vraagstukken over zaken die er al waren, maar het ging veelal om slapende kwesties waar niet vele aandacht voor was, legt fiscaal deskundige Peter Hoogstraten uit. ‘Er komt door de coronacrisis een spotlight op zulke fiscale vraagstukken.’
De thuiswerkplek is in beginsel niet gefaciliteerd in de WKR, zegt Hoogstraten, een van de sprekers tijdens de Nationale Administrateursdag in november. Maar er zijn wel opties voor werkgevers om thuiswerkspullen belastingvrij te vergoeden. Daarbij komen financials bij verschillende regelingen terecht voor verschillende benodigdheden, waaronder verschillende voorzieningen binnen de WKR en de Arbowet.
Door de coronacrisis is er meer aandacht gekomen voor zulke regels met betrekking tot apparatuur en meubilair om thuis te werken. ‘Eigenlijk moeten we dit in stukjes knippen, want er is niet één categorie ‘thuiswerken’, maar er zijn wel verschillende fiscale vrijstellingen van toepassing,’ vertelt Hoogstraten.
Lees ook: Werknemer en corona: alles wat u moet weten over thuiswerken, ziekte, vakantie en ontslag
Alle veranderingen in loonheffingen voor 2021 op een rij
De Nationale Administrateursdag is dit jaar coronaproof en thuis te volgen. Verspreid over 23, 24 en 25 november zijn de sessies dit jaar live online te volgen. De sessies zijn ook op een later moment on-demand te bekijken. Op de 24ste spreekt Hoogstraten over de veranderingen in de loonheffingen die op stapel staan voor het komende jaar. Aan bod komen:
- Verlaging van het tarief eerste schijf en verhoging van de arbeidskorting
- Veranderingen in de WKR: scholing bij vroegere arbeid en aanpassing van de vrije ruimte
- Nieuwe regels voor de waterstof- en zonnecelauto en de bijtelling voor overige auto’s op een rij
- Hoe luiden de regels voor de netto zorgbonus van 1.000 euro en gelden deze ook voor zzp’ers?
- Het laatste jaar levensloopregeling met aanvullend overgangsrecht
- Wat houdt de BIK, de baangerelateerde investeringskorting, in? Voor 2021 en 2022 is elk jaar 2 miljard subsidie te verlenen. Daar wil je, nee daar moet je het fijne van weten.
- Dit najaar start de pilot met de webmodule voor opdrachtgevers. Duidelijkheid over de kwalificatie van de arbeidsrelatie, maar is dat de gewenste duidelijkheid? En wijzigt de Wet DBA nog deze kabinetsperiode?
Schrijf u nu in voor deze digitale versie van het event.
Ict-apparatuur
Een deel van de kosten kan worden vergoed met het benutten van de categorie noodzakelijke gereedschappen en ict-middelen binnen de WKR. Daarbij draait het niet alleen om apparatuur die nodig is voor het uitvoeren van de dienstbetrekking, neem een laptop, scherm, toetsenbord en muis, maar ook voor vergoedingen die daar direct verband mee houden, neem een internetverbinding of kosten voor benodigde software.
De werkgever doet de beoordeling van wat noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden en de belastinginspecteur sluit zich aan bij een redelijke beoordeling, legt de deskundige uit. ‘In de regel heeft de fiscus daar geen aanmerkingen op. Een inspecteur kan in exceptionele gevallen die noodzakelijkheid ter discussie stellen, maar dat ben ik nog niet tegengekomen,’ aldus Hoogstraten.
Stoel en bureau
Maar dan ben je er nog niet. Behalve de apparatuur, zijn er stoelen, bureaus, en de rest van de werkomgeving (denk aan gas en stroom voor verwarming en airco). De Arbowet vereist dat de werkplek zodanig is ingericht dat mensen gezond kunnen werken en voor die Arbo-verplichting geldt een fiscale vrijstelling waarmee die uitgaven dus in principe belastingvrij zijn. Dat roept alleen enkele vragen op over de invulling van die fiscale vrijstelling. Hoogstraten illustreert dat aan de hand van de vergoeding van een bureaustoel.
‘Stel, er is een budget van 500 euro voor een stoel op de werkplek thuis. Die 500 euro kan belastingvrij zijn. Maar een werknemer wil een duurdere stoel, laten we zeggen 750 euro. Hoe zit het dan met die 250 euro? Die kan niet ten laste komen van de werknemer volgens de Arbowet. Artikel 44 daarvan stelt: ‘De kosten die zijn verbonden aan de naleving van de regels die bij of krachtens deze wet zijn gesteld, worden niet ten laste van de werknemers gebracht.’ Valt die 750 euro onder de fiscale vrijstelling? Is die 500 euro dan wel belastingvrij?’ En voldoet de werkgever aan zijn Arboverplichtingen? Die combinatie van vragen maakt de juiste wetstoepassing lastig.
Lees ook: Zorg voor duidelijke afspraken in een thuiswerkovereenkomst
Vrije ruimte
Wat betreft de inrichting van de werkplek is er nog een andere mogelijkheid. ‘Dat is het aanspreken van de vrije ruimte,’ vertelt Hoogstraten. Die vrije ruimte is vanwege de coronacrisis verhoogd van 1,7 naar 3 procent van de eerste 400.000 euro van de loonsom per werkgever en 1,2 procent over het meerdere. Over het bedrag dat daarboven komt, betaalt een onderneming 80 procent belasting. ‘Je bent als werkgever dan vrij snel aan je maximum.’
Een aanvullende uitdaging in dezen tijdens de coronatijd is het loonsombedrag, dat juist tijdens de crisis voor bedrijven is afgenomen, bijvoorbeeld omdat afscheid is genomen van de flexibele schil of natuurlijk verloop binnen het bedrijf niet wordt aangevuld wegens een door de coronacrisis ingestelde vacaturestop. Bovendien heeft het mkb vaker te maken met parttime medewerkers en lagere lonen, waardoor de te benutten vrije ruimte beperkt is.
Keuzebudget
Een aangrenzende interessante kwestie voor uitvoerders is volgens Hoogstraten dat dit een uitleg is van wetgeving die niet van het Ministerie van Financiën komt, zoals normaal gesproken het geval is met fiscale wetgeving, maar van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. ‘Deze wet had een stil bestaansleven, maar door de aandacht die er nu voor is gekomen, moeten hierover overheidsbreed afspraken worden gemaakt.’
Lees ook: Thuiswerkkosten vergoeden met de WKR
Koffie en stookkosten
En de rest? ‘Bepaalde voorzieningen worden op nihil gewaardeerd.’ Deze verstrekkingen zijn eigenlijk verkapte vrijstellingen, legt de fiscalist uit. Zaken als koffie en thee mogen werkgevers verstrekken zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte van de WKR, maar dat geldt voor de officiële werkplek en niet voor de thuiswerkplek. Dat betekent dat bij een verstrekking van een vergoeding voor koffie, thee, energie voor de airco en wat dies meer zij geen specifieke vrijstelling bestaat, behalve de vrije ruimte. Het Nibud berekende dit jaar dat thuiswerken 1,99 euro per dag kost aan dit soort zaken en dat komt bij fulltime werk maandelijks neer op 43,30 euro.
Omdat thuiswerk dit jaar veelal geen keuze meer is, maar een gedwongen maatregel, gaan mensen zich afvragen hoe het zit met dit soort zaken. Het lijkt een kleine discussie, maar op jaarbasis gaan zulke kosten al vlug richting 500 euro. Werknemers kunnen deze kosten niet declareren en het is ook niet op individuele basis af te trekken bij de aangifte inkomstenbelasting. Vakbonden pleiten ervoor dat werkgevers deze kosten vergoeden, maar werkgevers kijken ondertussen naar de overheid voor gerichte vrijstellingen voor thuiswerkdoeleinden naar aanleiding van de crisis.
