Als gevolg van de coronamaatregelen zijn wij in een situatie terecht gekomen die het ‘nieuwe normaal’ wordt genoemd. Dit is naar mijn mening een abnormale en onnatuurlijke situatie. Niet alleen omdat het vanuit sociaal oogpunt een verarming van de maatschappij is, u en ik hebben nu eenmaal sociale contacten met anderen nodig en het maakt het uitoefenen van het vak controller ook ingewikkelder.
Normaal bent u in control door een mix van hard controls en soft controls. De eerste lopen gewoon door, ook nu een groot deel van ons thuis werkt. Uitvoering geven aan de soft controls vraagt een extra stap van u als controller.
Hard en soft controls
Hoe zat dat ook al weer met die hard en soft controls? Hard controls komen voort vanuit zaken zoals kaders, richtlijnen, protocollen, contractafspraken en ook de inrichting van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) valt daar onder. Door middel van (financiële) analyses, data controles, dossier- en procesaudits en het interpreteren van stuurinformatie krijgt de controller een beeld van wat er speelt binnen de zorgorganisatie.
Bij het uitvoering geven aan de soft controls richten wij ons op zaken zoals gedrag, motivatie, werkdruk, loyaliteit, ethiek en tevredenheid; elementen die mede bepalen in hoeverre medewerkers geneigd zijn om zich te houden aan afspraken, protocollen, richtlijnen en andere zaken die de organisatie heeft ingesteld voor ons dagelijks werk. De term ‘soft’ wordt aan deze elementen gehangen, omdat die niet of nauwelijks uit systemen te halen zijn. Inzicht krijgen in deze elementen en erop sturen gebeurt vanuit werkbezoeken, overleg met anderen, audits op locatie en elkaar spreken bij de koffie, lunch of tijdens een bijeenkomst. Als gevolg van de maatregelen is dit grotendeels komen te vervallen en het inzetten van soft controls op afstand is niet onmogelijk.
Wat dan wel?
Beeldbellen kunnen wij inmiddels allemaal en mijn ervaring is dat ieder uur beeldbellen zakelijk, efficiënt en effectief wordt gebruikt. Even tijd voor het pakken van koffie en door naar het volgende overleg. Dat levert geen ‘gevoel bij je organisatie’ op. Wat kan wel?
- Regel twee keer per week een bijpraat halfuur in met teamleden, managers en medewerkers. Geen agenda, geen vast onderwerp, maar vanuit interesse vragen hoe het met uw collega gaat, wat er speelt, waar iemand zich zorgen over maakt.
- Kijk zorgvuldig naar signalen vanuit andere rapportages dan financiële. Zaken zoals ziekteverzuim, uitstroom medewerkers, incidentmeldingen, tevredenheidsmetingen. Als iets opvalt, bel dan gewoon eens om navraag te doen. Niet vanuit een controlerende rol, maar omdat u oprecht geïnteresseerd bent in hoe het gaat op een locatie of afdeling.
- Inspireer uw team van controllers om dit ook te gaan doen. Met meer personen is het bereik binnen de organisatie veel groter.
- Bel weer eens echt. Mensen praten aan de telefoon vaak makkelijker dan dat u naar een scherm zit te staren. Bijkomend voordeel is dat u zelf even kunt rondlopen in plaats van de hele dag te zitten.
- Het allerbeste is natuurlijk, met inachtneming van alle maatregelen, zo nu en dan een bezoek brengen aan uw collega’s op locatie. Daar wordt keihard gewerkt en oprechte interesse motiveert de medewerkers in de zorg, en u behoudt gevoel met uw eigen organisatie.
In control zijn en blijven vraagt dus om een stap. Een stap om in contact met uw organisatie te zijn en te blijven. Dat lukt niet vanuit huis. Uiteraard doe ik geen oproep om allemaal massaal op pad te gaan, maar als u in geen weken op kantoor of op één van uw locaties bent geweest, dan bent u het gevoel met ‘de zaak’ aan het verliezen. Met bovenstaande tips kunt u invulling geven aan soft controls. Dat is uiteraard niet alles. Wellicht kunnen jullie hieronder elkaar inspireren door praktische tips met elkaar te delen!
Hopelijk helpen we elkaar zo binnen de huidige situatie een goede invulling te geven aan de mooie opdracht die controllers in de zorg hebben.
Wekelijks kijkt een professional uit ons cm: nieuwspanel terug op belangrijk nieuws. Deze week: Jurgen Vos is secretaris sectorbestuur GZ van Fizi en Senior Consultant Q-Consult.
Geef een antwoord