Excel kent enkele unieke sneltoetsen die financials een hoop tijd kunnen besparen, bijvoorbeeld met het snel invoeren van gegevens en aanpassen van celeigenschappen. Cm: zet enkele handige sneltoetsen van de spreadsheetsoftware voor u op een rij.
Overzichtelijke formules
Formules geven programmeerlogica simpel weer en daarmee zijn spreadsheets zo groot geworden. Door verschillende functies in een formule te verwerken zijn krachtige, dynamische verwijzingen mogelijk om snel de juiste informatie te extraheren uit een grote databron. In dit artikel staat een overzicht van enkele weinig gebruikte en ondergewaardeerde functies voor financials. Enkele sneltoetsen maken het werken met formules gemakkelijker.
Vergroot uw expertise in Excel en Power BI
Excel MVP Tony de Jonker vertelt u tijdens de unieke driedaagse cursus Interactieve Financiële Rapportages hoe u de mogelijkheden van het moderne Excel en Power BI optimaal benut om uw dagelijkse werkzaamheden efficiënter uit te voeren. Bij deze cursus krijgt u een naslagwerk waarmee u van te voren en tijdens de cursus kunt oefenen. Schrijf u nu in voor de cursus op 27 november, 1 en 10 december 2020 in de Jaarbeurs in Utrecht.
Een belangrijke sneltoets is Ctrl ` (accent grave, op standaard internationale toetsenborden links naast het getal 1, onder de tilde). Hiermee schakelt Excel tussen een weergave met celwaarden (standaard) en een weergave met formules. Als een formule invloed heeft op een groot aantal cellen, kunt u deze uitlichten door de sneltoets Ctrl [ te gebruiken. Daarmee worden al deze cellen waarnaar wordt verwezen geselecteerd. Andersom geeft Ctrl ] de cellen weer die een formule hebben die verwijzen naar de geselecteerde cel. Zo krijgt u een snel overzicht van alle waardes waar een formule op van toepassing is.
Rappe celopmaak
Wat opmaakopties betreft kunt u sneltoetsen gebruiken in plaats van dialoogvensters om bijvoorbeeld randen toe te voegen. Ctrl Shift & zet bijvoorbeeld direct een rand om een selectie en Ctrl B maakt de inhoud vetgedrukt. Voor financials interessant zijn de sneltoetsen waarmee de celnotatie wordt aangepast. Standaard is de celeigenschap ‘tekst’, maar in vele gevallen komt daar een datum, valuta of getal in. Enkele handige sneltoetsen wijzen deze direct toe op een cel of selectie, bijvoorbeeld Ctrl Shift $ voor valuta met twee decimalen of Ctrl Shift ! voor getal met twee decimalen. Ctrl Shift % geeft een percentage als geheel getal. Helaas is er geen sneltoets voor ‘rekeningnummer’ (via Celeigenschappen > Getal > Speciaal).
Vreemde tekens
Financials die met veel verschillende valuta werken, kennen ongetwijfeld de ASCII-codes van weleer. Met deze toetsencombinaties van alt en een cijferreeks op het numpad, wordt een teken uit een ASCII-tabel gekozen. Dat werkt sneller dan Invoegen > Symbolen > Symbool. Voordat dode toetsen populair werden, gebruikte men deze toetscombinaties bijvoorbeeld om accenten toe te voegen binnen tekstverwerkers. Handig zijn de valutasymbolen die niet op het toetsenbord staan, zoals Alt 0163 voor het pondsymbool of Alt 0165 voor de Japanse Yen of Chinese Yuan.
Snel data toevoegen
Geautomatiseerd werk zorgt ervoor dat repetitieve zaken steeds overbodiger worden. Een sneltoets om bijvoorbeeld meteen de huidige datum in te voeren lijkt een simpele optie, maar dat kan veel werk schelen als deze toevoeging vaak wordt aangesproken. Ctrl ; voegt de huidige datum in, Ctrl Shift ; de huidige tijd. Nog een tijdbesparende sneltoets: met Ctrl Enter wordt de celwaarde of formule van de actieve cel gekopieerd naar een geselecteerd bereik.
Om dit hele verhaal overzichtelijk en simpel weer te geven, heeft cm: hier de handigste Excel-sneltoetsen op een rij gezet. Klik op de afbeelding hieronder voor het grootste formaat. Print dit overzicht en hang hem op zodat ze altijd in de buurt zijn. Een overcomplete lijst van alle mogelijke sneltoetsen in Excel vindt u bij Microsoft.
Geef een reactie