De maanden januari en februari staan voor veel (controleplichtige) organisaties in het teken van de jaarafsluiting. Onder tijdsdruk wordt een (digitaal) balansdossier gevuld, afsluitende controles en boekingen worden gedaan en de jaarrekening wordt opgesteld, voordat de controlerend accountant komt. Dit gaat vaak gepaard met hoge werkdruk, overwerk en soms met het intrekken van verlof voor (financiële) afdelingen.
Kortom: de jaarafsluiting leidt vaak tot een grote piek in de hoeveelheid werk. Terwijl een belangrijk deel van die werkzaamheden, met de juiste aanpak, ook op andere momenten in het jaar had kunnen plaatsvinden. Een vergelijking met de bekende grafiek van de corona-pandemie is dan snel gemaakt:
De vergelijking gaat natuurlijk niet volledig op en de vorm van de golven zal niet overeenstemmen met de financiële praktijk. Maar parallellen zijn zeker te trekken!
Zijn dit dan nieuwe inzichten?
Nee, zeker niet. Het spreiden van de werkzaamheden over het (boek)jaar is zo oud als de weg naar Rome. En toch, in de ruim 20 jaar dat ik betrokken ben bij jaarafsluitingen, zie ik dat veel organisaties hiermee worstelen. Zelf heb ik dat als financieel manager ook vaak ervaren. In januari besef je dat je weer achter de feiten aanloopt.
Waar gaat het dan mis?
Laat ik voorop stellen dat het bij de meeste organisaties niet zozeer misgaat, maar het afsluitingsproces niet optimaal of stroperig verloopt. In extreme gevallen vliegt het proces echt uit de bocht. De oorzaken zijn terug te brengen tot twee categorieën:
- Men is zich niet (volledig) bewust van de maatregelen die getroffen kunnen worden;
- De maatregelen zijn niet afdoende ingebed in een vastomlijnd proces inclusief (jaar)planning of, als dit proces wél bestaat, wordt dit proces niet continu bewaakt.
Categorie 1 : issues die tussentijds moeten leiden tot (controle)maatregelen
Onder categorie 1 zijn tal van voorbeelden te bedenken, verdeeld over een zeer breed spectrum. Om een aantal issues te noemen (zonder volledig te willen zijn):
- autorisaties, rollen of rechten binnen systemen worden niet (tijdig) aangepast;
- aansluitingsverschillen worden onvoldoende uitgezocht gedurende het jaar;
- men onderhandelt niet afdoende met de accountant over verdeling van de werkzaamheden tussen interim- en balanscontrole;
- accountingvraagstukken worden niet (of laat) met de accountant afgestemd.
De lijst van voorbeelden is in de praktijk vaak vrij lang. Veel van de nodige maatregelen zijn voor de onderneming herkenbaar en soms zelfs al bekend. En toch blijkt er gedurende het boekjaar niet voldoende mee gedaan. De oorzaken behoren meestal tot de tweede categorie.
Het komt ook voor dat men zich oprecht niet bewust is van (een deel van) de benodigde maatregelen. Met een quick scan kunnen deze maatregelen in beeld worden gebracht.
Categorie 2: de cyclus
Vaak ontstaan tijdens een jaarafsluiting goede ideeën om het komend jaar anders of beter te doen. Als de afronding dan eindelijk is ‘overleefd’, raken deze ideeën, na vakanties, al snel ondergesneeuwd door volgestroomde mailboxen en de ‘waan van de dag’. De volgende forecast moet opgeleverd, er wordt (weer) deelname verwacht aan projecten, de volgende kwartaalrapportage wacht, de begrotingscyclus moet opgestart, enzovoorts. Knelpunten van het jaarafsluitingsproces verwateren al snel tot een vage herinnering. Als het jaar dan om is, worden dezelfde afdelingen pijnlijk herinnerd aan de knelpunten van een jaar eerder.
Ik durf te stellen dat de oorzaken achter moeizame jaarafsluitingen voor het merendeel in categorie 2 vallen. Het is voor de menselijke geest lastig om focus en discipline op te brengen voor een proces dat – qua beleving – maar eenmaal per jaar speelt, hoewel er veel uren (en dus kosten) gemoeid gaan met het jaarafsluitingsproces.
De oplossing
Inbedding van de gevonden maatregelen in een (bestaande) cyclus is van essentieel belang. Voor deze cyclus moet gedurende het gehele jaar aandacht bestaan. De werkzaamheden worden evenwichtig over het jaar verdeeld en moeten logisch te combineren zijn met reeds geplande activiteiten van de reguliere planning & control cyclus. Dit vraagt van (financieel) managers en controllers om overzicht, prioritering, gedegen planning, focus en discipline. Aan het eind van die (soms lange) weg kan men dan eindelijk de vruchten plukken! De jaarafsluiting is dan niet veel meer dan een tussentijdse (maand)afsluiting geworden. De werkdruk voor (financiële) afdelingen is evenwichtig verdeeld, werkvreugde en productiviteit nemen toe en, niet te vergeten, de eindfactuur van de accountant valt een keertje mee!
Auteur: Saša Jekić
Drs. Saša Jekić RA is eigenaar van Project Vision (www.projectvision.nl). Project Vision legt zich toe op Financieel en Projectmanagement.
