Ook online blijven we elkaar maar gijzelen met het inschieten van allerlei vergaderingen: van projectupdates tot maandrapportages en begrotingssessies. Nu we allemaal thuis zijn nog meer, omdat iedereen weet dat u toch niet buiten de deur bent. Er met elkaar over mopperen kan opluchten, zeker, maar daar creëert u geen ruimte mee in uw agenda. We kunnen deze vergaderterreur doorbreken: minder, leuker en met veel meer resultaat, wie wil dat niet?
Cm: geeft 3 exemplaren weg
Cm: verloot onder de abonnees van haar nieuwsbrief cm:signalen 3 exemplaren van de Praktijkgids online vergaderen van Rob de Haas. U kunt via de cm: nieuwsbrief aangeven of u geïnteresseerd bent in dit boek. Onze redactie zal uit de ingestuurde reacties 3 winnaars bepalen. Bent u geïnteresseerd in een gratis exemplaar maar nog geen nieuwsbriefabonnee? Schrijf u dan direct in.
Een online vergadering van 9 mensen van 1 uur is een vergadering van 9 uur. En vanachter het scherm voelt het vaak nog langer. Toch blijven we het doen. De volgende 3 stappen kunnen hier verandering in brengen.
1. Verminder je deelname aan meetings
De mate waarin wij vooruitgang ervaren, aldus onderzoekers Amabile en Kramer (2011), wordt met name gevoed door een gevoel van autonomie, betekenis en inhoud. U kunt deze drie ingrediënten als selectiecriteria gebruiken om te bepalen of u een vergadering de moeite waard vindt. Op die manier komt u van twijfelachtige en zinloze meetings af en houdt u meer tijd over voor het echte werk. De meeting motivatiescan hieronder helpt u bij het snel beoordelen of meetings voor u belangrijk zijn.
De scores 1, 3 of 9 dagen u uit om echt te kiezen. De totaalscore geeft een indicatie van uw onderbuikgevoel bij de agenda, en daarmee een duwtje richting wel/niet deelnemen.
2. Deel vooraf het gewenste eindresultaat
Midgetgolf zonder putje gaat snel vervelen. We hebben iets nodig waarop we onze aandacht kunnen richten. Zo’n putje maakt dat we ons ergens op kunnen richten, iets wat onze aandacht vasthoudt en als een magneet werkt. Is dat er niet, dan raken we snel verveeld en afgeleid. In de vergaderpraktijk blijkt keer op keer dat we er niet zo maar van kunnen uitgaan dat het wel goed komt als we de juiste mensen bij elkaar hebben.
Als het doel van de bespreking vooraf niet helder is, dan worden ook online meetings door de dominante en praatgrage types gedomineerd. Om een goede discussie te voeren, is het belangrijk dat de gewenste opbrengst vooraf gedeeld wordt. Zo weet iedereen wat we in de bespreking willen bereiken, en kunnen we ellenlange uitweidingen in de kiem smoren. U creëert een gezamenlijke magneet door het agendapunt aan een van onderstaande acties te koppelen:
- Oplossingen bedenken.
- Ideeën genereren.
- Zaken met elkaar verkennen.
- Situatie verklaren en toelichten.
- Informatie geven en delen.
- Producten, programma’s, diensten en systemen evalueren.
- Elkaar ontmoeten
3. Beperk het teamoverleg, maak ze onmisbaar
Nu we vanachter het scherm merken hoe inefficiënt en energievretend de meeste teamvergaderingen zijn, is het tijd om daar voor eens en voor altijd van verlost te zijn. Iedereen eindeloos een plasje laten doen over kwartaalcijfers en werkprocessen – omdat men er toch zit – dat is kostbare tijdverspilling. U kunt dat doorbreken door 1 keer in de 4 tot 6 weken een niet te missen teambijeenkomst te plannen: hier worden de belangrijkste besluiten genomen, bespreken we kritisch de teamprestaties en de kwaliteit van de samenwerking. De alledaagse zaken kunt u in kleine clubjes bespreken, de zogenaamde ‘interactielijnen’: een serie interacties die noodzakelijk zijn om een opdracht of project succesvol uit te voeren. Veel voorkomende strategische thema’s ziet u in de checklist.
Checklist kernthema’s strategische teamvergadering
Auteur: Rob de Haas schrijft en spreekt over professionele ontmoetingen. Hij is auteur van Praktijkgids online vergaderen met daarin onder andere 13 spelregels voor online vergaderen en 12 workshops om zelf aan de slag te gaan.
Geef een reactie