Al enkele jaren ondersteun ik organisaties die regionaal samenwerken om de zorg met elkaar te organiseren. Vanuit een regionale visie ontstaat altijd behoefte aan data gedreven regionale stuurinformatie. Dat vind ik vanuit de behoefte om te willen sturen op basis van inzicht een heel natuurlijk vraag. Het organiseren van de juiste stuurinformatie binnen een organisatie is vaak al een hele klus. Datagebruik om regionale stuurinformatie te realiseren is ingewikkeld, het vraagt volharding van alle betrokkenen en extra inzet van controllers en business intelligence-specialisten.

Wat levert data gedreven regionale stuurinformatie op?

Regionale stuurinformatie helpt om vanuit inzicht op basis van data regionale doelen te realiseren. Het maakt het mogelijk in gang gezette transformatie van de zorg (organiseren van juiste zorg op de juiste plek op het juiste moment) inzichtelijk te maken. De premisse is dat dit vanuit financieel oogpunt interessant is, maar ook om integrale zorg rondom de patiënt/cliënt te organiseren. Het doel is om deze doelen vanuit regionale stuurinformatie te ondersteunen en toetsbaar te maken.

Waar loop je altijd tegenaan bij datagebruik in de regio?

Bij gebruik van data loopt je aan tegen een aantal data gerateerde en niet-data gerelateerde uitdagingen. De eerste uitdaging is dat organisaties meestal verschillende software gebruiken waarin zorgregistratie plaatsvindt. De tweede uitdaging is dat registratievereisten tussen sectoren en wettelijke domeinen niet overeenkomen. Binnen de zorgverzekeringswet is diagnostiek bijvoorbeeld een verplicht onderdeel, terwijl registratie van diagnostiek binnen de langdurige zorg zelden een vereiste is. Een derde complicerende factor is dat organisaties vanuit verschillende financieringsvereisten afwijkende prestatiecodes gebruiken en dat afwijkende definities worden gehanteerd. Deze datagerelateerde knelpunten zorgen ervoor dat het een hele opgave is om een aanknopingspunt in registratie te vinden, waarbij de datavolwassenheid per organisatie ook flink kan verschillen.

Naast deze data gerelateerde verschillen zorgen cultuurverschillen voor spraakverwarring en, om niet te vergeten, hebben organisatie verschillende belangen. Uiteraard speelt AVG- en privacy regelgeving altijd een belangrijke rol.

Wat hebben we inmiddels geleerd?

Het aantal datagedreven projecten in verschillende regionale samenwerkingsverbanden is groot. Een voorbeeld van een project waarbij ikzelf betrokken ben, is het ontwikkelen van een transitiemonitor. Hierin brengen ziekenhuizen, huisartsenpraktijken, ouderenzorginstellingen, ggz-instellingen en gemeenten gezamenlijk de kwetsbare populatie in hun regio in beeld. Het betreft samenwerkingsverbanden waar de genoemde instellingen bij betrokken waren. Met al die partijen zijn ervaringen opgedaan waarvan ik de hoofdpunten. Op basis van het vijfstappenmodel deel ik graag enkele geleerde lessen met u.

Vijfstappenmodel om de zorg in de regio te organiseren

Bepaal vooraf de scope en grofmazige opzet van mogelijke interventies met de bestuurders

Datagedreven projecten dienen bij te dragen aan het behalen van regionale doelstellingen in fase 1 worden bepaald. Op bestuurlijk niveau zijn bepaalde interventies en/of transities benoemd. Door vooraf consensus te bereiken met de betrokken bestuurders over de richting en de wijze van sturen is het in de vervolgstappen makkelijker om de juiste data te selecteren en samen te brengen. Bestuurders hebben naast de besluitvormingsrol ook een ambassadeursfunctie. De structuur van samenwerking wordt bepaald in fase 2, zodat de basis is gelegd om data te gaan verzamelen. Als controller heb je een belangrijke rol in deze fase.

Kijk zeer kritisch naar de gevraagde dataset

In fase 3 wordt vervolgens met elkaar bepaald, op basis van vooraf benoemde uitgangspunten, welke data precies nodig is om de juiste informatie te verzamelen. Een smalle in plaats van een brede dataset is voldoende, en levert minder privacyvraagstukken op. De ervaring leert dat gekoppelde data lang niet altijd nodig is om op regio niveau inzicht te verkrijgen. Kritisch kijken aan de voorkant levert minder problemen op bij het volgende onderdeel. In fase 3 werken controllers en BI-specialisten altijd nauw samen.

Wees alert op het veilig delen van data

Een verwerkersovereenkomst is noodzakelijk bij het formaliseren van data-uitwisseling, net als het opstellen van een Data Privacy Impact Assessment (DPIA) bij. Een DPIA is ter ondersteuning bij het inschatten van privacy risico’s. Zorgorganisaties zijn in veel gevallen verplicht een uitgewerkte DPIA te hebben. De functionaris gegevensbescherming (FG) vanuit iedere organisatie is dan ook vanaf het begin betrokken om mee te denken rondom AVG- en privacy wetgeving. Betrek er niet eentje om even mee te denken, maar laat ze in gezamenlijkheid meedenken.

Laat betrokkenen de voordelen ervaren die de data gedreven samenwerking oplevert naast bestaande informatiestromen

Iedere zorginstellingen heeft reeds een eigen vorm van informatievoorziening. Om enthousiasme voor het datagedreven regionale project te creëren en te behouden is het van belang de meerwaarde van de regionale stuurinformatie helder toe te lichten en om die bij betrokkenen te laten ervaren. Snelle inzichten vanuit quick wins binden en boeien de deelnemers en dit is onderdeel van fase 4.

Zorg voor ambassadeurs en projectleiders binnen iedere organisatie

Dit zijn grote trajecten die om een lange adem vragen en ambassadeurs zorgen voor verbinding en enthousiasme binnen hun organisaties. De ideale projectleider spreekt zowel de taal van de data als ook die van de gebruikers, zoals de zorgprofessionals die op basis van de uitkomsten hun handelen willen kunnen aanpassen.

Het organiseren van data gedreven regionale stuurinformatie vraagt dus om doorzettingsvermogen en kennis en kunde van controllers en BI-specialisten. Met bovenstaande tips heb je vast een eerste indruk van wat je tegen zult komen en wat mij heeft geholpen.

Wekelijks kijkt een professional uit ons cm: nieuwspanel terug op het nieuws. Deze week: Jurgen Vos, secretaris sectorbestuur GZ van Fizi en Senior Consultant Q-Consult.