Met de dit afgelopen najaar verschenen nieuwe app voor Power BI binnen Teams kunnen niet alleen rapporten, maar hele dashboards worden gedeeld. Zo kunnen gebruikers binnen een vergadering of chat data verkennen en bespreken zonder dat Teams daarvoor verruild hoeft te worden voor een aparte Power BI-omgeving in de browser.
Er was al een integratie om rapporten individueel in te sluiten, maar niet om interactieve dashboards te delen in het chatprogramma van Microsoft. Om Power BI op de standaardmanier in Teams te gebruiken, opent u nu een gesprek (Chat), klikt u op het pluspictogram (rechts naast Chat, Bestanden, Organisatie, Activiteit) en selecteert u Power BI. Hiermee zijn rapporten individueel in te sluiten, maar hele dashboards zijn niet te bekijken en data is niet doorzoekbaar.
Eenvoudige toegang tot hele dataset
Voor premium cloudklanten van Power BI is er inmiddels een veel krachtigere integratie beschikbaar. Dat is de nieuwe versie van de Power BI Teams-applicatie die in oktober 2020 uitkwam. De app is toe te voegen in Teams via Apps > Analyse en BI > Power BI. Om de app toe te voegen, dient u zich aan te melden en machtigingen te verstrekken om gegevens, dataflows en dashboards te zien. Een van de verbeteringen van de nieuwe integratie is een aangepaste zoekfunctionaliteit. Daarmee kunt u bovenin de zoekbalk .pbix-bestanden aanspreken met @Power BI, zoals u nu wellicht gewend bent met een opdracht als @Box, @Trello of @Evernote. Sinds de integratie uit het afgelopen voorjaar openen zulke Power BI-dashboards die worden aangesproken in Teams in de browser, maar met de nieuwe versie openen ze volledig in de Teams-app.
Delen van gegevens
Als een dashboard is geopend in Teams, is deze te delen met een specifieke chat of vergadering via een link. Dat werkt op de manier die Teams-gebruikers gewend zijn, met het selecteren van een groep of aanmaken van een nieuwe groep door deelnemers uit te kiezen. Vervolgens genereert de app een link die wordt gedeeld met deze geselecteerde gebruikers.
Bij het delen van een rapport of dashboards worden alle filters en slicers die u toepast via deze gedeelde link behouden en zien gebruikers de precieze data die u wilt delen. Het voordeel is tijdwinst: tijdens bijvoorbeeld een weekvergadering zijn gegevens realtime aan te passen en te presenteren op het moment dat iemand daarom vraagt.
Nabije toekomst
Er wordt meer gewerkt aan de BI-software van Microsoft. Het zal gebruikers wellicht ook zijn opgevallen dat in de herfst een nieuwe look werd uitgerold voor de business intelligence-software. Het verschil dat het meest in het oog springt is een nieuwe navigatiebalk bovenin (waar voorheen een ribbon-achtige interface stond), die anders en compacter is ingedeeld om functies makkelijker terug te vinden. Deze actiebalk bevat ook een directe knop om te delen via Teams.
Daarnaast komt ook nog meer aan de komende tijd wat betreft de Teams-app, zoals een feature om Power BI-datasets die de organisatie beschikbaar stelt direct terug te vinden in Teams. Deze feature rolt naar verwachting later dit jaar uit. Deze datasets zijn beveiligd op organisatieniveau om datalekken te voorkomen, maar kunnen wel binnen de omgeving worden bekeken en geëxporteerd naar Excel, mits dat is toegestaan volgens de informatiebeveiligingsinstellingen die worden gehanteerd.
Dit artikel is gepubliceerd in september 2020 en geactualiseerd in februari 2021.
Maak kennis met Power BI
Overstappen op Power BI is niet moeilijk, maar vereist enkele nieuwe vaardigheden. Op de cm: kennisdag Power BI voor financials leert u wat Power BI voor financials kan betekenen en wordt aan de hand van financiële gegevens een dashboard gecreëerd. Sprekers Henk Vlootman (Excel MVP) en Michiel Rozeman (topexpert Power BI in Europa) geven u in vier sessies de kennis die u als financiële professional nodig heeft om aan de slag te gaan met het visualisatieprogramma.
