De allereerste stap wanneer u aan de slag gaat met visualisaties in Power BI is het koppelen van een database. In dit artikel legt cm: uit hoe u verbinding maakt met een interne bron als een SQL Server-database, een extern platform als Google Analytics of een webpagina met tabelinformatie.
Starten met Power BI is betrekkelijk simpel, maar een gebruiker die voor het eerst met een groot, leeg veld wordt geconfronteerd, kan enigszins geïntimideerd raken. De allereerste stap, voor u zich kunt bezighouden met dashboarding en andere visualisaties, is het koppelen met een bron van gegevens. U kunt een Excel-werkmap overbrengen naar Power BI, zoals in dit artikel is beschreven, maar de echte meerwaarde van Power BI zit hem in het koppelen van verschillende databases voor een bredere view op wat er in het bedrijf aan de hand is. Bovendien zijn de meeste Excel-gebaseerde visualisaties in Power BI ook in Excel zelf te maken, zij het op omslachtigere wijze en met meer beperkingen.
Aan de slag met Power BI
Op de Kennisdag Power BI voor Financials geven Power BI-deskundigen Henk Vlootman en Michiel Rozema uitgebreid uitleg over de visualisatietool van Microsoft. De sessies gaan in op Power Query, waarmee u bijvoorbeeld Excel-data modelleert, hoe u gegevens precies kunt modelleren en uiteindelijk kunt visualiseren. Aan bod komen onder meer:
- Hoe u data van diverse bronnen in Power BI brengt
- Hoe past u tabellen aan naar de door uw gewenste inzichten?
- Hoe legt u relaties in Power BI?
- Het maken van visualisaties in Power BI
Schrijf u hier in voor deze kennisdag op 6 juli.
De kracht van Business Intelligence ligt in het koppelen van allerhande databases die in het bedrijf in gebruik zijn, bijvoorbeeld SAP, Oracle, Azure, IBM en veel meer services, zodat er kan worden gekeken naar alle factoren die van invloed zijn op de business. Ook externe bronnen zijn te koppelen, zoals een database van bijvoorbeeld het CBS, de KvK of open data van de overheid. In dit artikel laat cm: enkele voorbeelden zien om te demonstreren hoe u een gegevensset koppelt aan uw project in Power BI Desktop.
Lees ook: Excel-werkmappen naar Power BI publiceren: zo doet u dat
Verbinden met een interne database
Begin in een leeg project met de knop Gegevens ophalen in de ribbon onder Start. Met het uitvouwmenu (pijltje naar beneden) worden enkele algemene bronnen ter suggestie aangedragen, bijvoorbeeld voor verbinding naar SQL Server of Excel. Met de knop zelf (het cilindervormige pictogram van een database) worden alle opties om gegevens op te halen gepresenteerd. U kunt hier onder Alles een lange lijst doorscrollen voor alle databases, maar onder het tabblad Database ziet u opties voor gangbare en minder gangbare – vaak dan in bèta – zakelijke bronnen die te benaderen zijn.
Om de koppeling te kunnen maken in de lokale installatie van Power BI, is het nodig dat er een clientstuurprogramma is geïnstalleerd, bijvoorbeeld het clientprogramma of enkel de ODBC-driver van SAP-HANA uit het SAP Software Download Center of de .NET Data Provider for Teradata voor het gebruik van Teradata. Afhankelijk van het type database zijn nu de stappen verschillend. Aan de hand van het verbinden met een Oracle-database wordt het koppelingsproces hier toegelicht.
U moet, na het kiezen van Oracle-database > Verbinding maken, aangeven waar de server zich bevindt zodat er contact gelegd kan worden met de database. Geef hier de servernaam op en klik op OK. De geïnstalleerde ODAC-koppeling zorgt ervoor dat de gewenste server wordt verbonden, maar het is mogelijk dat u hier de SID, de unieke naam van de Oracle-database, moet opgeven. Die geeft u op door in dit venster [Servernaam/SID] in te voeren. Afhankelijk van het type database is het ook mogelijk dat u een poort moet opgeven. Verder moet u in de meeste bedrijfsomgevingen uw inloggegevens opgeven op het moment dat u verbinding maakt met de server. In het geval van verbinden met Oracle, kunt u onder Geavanceerde opties de time-out bepalen of een SQL-query invoeren als u gegevens wenst te importeren met een eigen databasequery. Klik uiteindelijk op OK om het koppelproces te voltooien.
Lees ook: Power BI: Wat is DAX?
Verbinden met externe service
Gegevens ophalen van een externe service is doorgaans relatief eenvoudig. De basisstappen zijn het kiezen van de gewenste koppeling in Power BI onder Start > Gegevens ophalen, het opgeven van een server-URL, een eventueel poortnummer en het invullen van de inloggegevens voor de service (in vensters vaak ‘referenties’ of ‘credentials’ genoemd). In de meeste omgevingen, zoals Amazons dataplatform Redshift, wordt daarna nog de Navigator gepresenteerd om specifieke tabellen of databases te importeren. Aan de hand van het verbinden met Google Analytics wordt het koppelingsproces hier toegelicht.
Google Analytics is een platform waar de meeste organisaties mee te maken hebben voor bijvoorbeeld het meten van conversieresultaten. Voor het koppelen met Analytics gaat u onder Start naar Gegevens ophalen > Onlineservices > Google Analytics. Na het klikken op Verbinding maken verschijnt er een waarschuwing dat u verbinding maakt met een externe service. Microsoft geeft geen garanties voor de resultaten van query’s die via deze connector lopen, omdat services wijzigingen kunnen aanbrengen die nog niet zijn meegenomen in de update voor de desbetreffende Power BI-connector. Wees u bewust van dit risico, vink eventueel aan dat deze melding niet elke keer opnieuw wordt weergegeven bij deze specifieke connector, en klik op Doorgaan.
U krijgt nu een aanmeld-dialoog te zien, waar u de gegevens opgeeft van uw aan Analytics gekoppelde Google-account om te verbinden met Power BI Desktop. Google vraagt nu of u Power BI Desktop vertrouwt en geeft weer welke rechten deze koppeling krijgt; dit zou alleen bekijken van gegevens moeten zijn. Klik op Toestaan. Vervolgens gaat u terug naar de connector. Klik hier op Verbinden. Dit opent de Navigator waarmee u de gekoppelde Properties ziet en u dieper door kunt klikken op specifieke elementen die u kent van de weergave in Google Analytics.
Lees ook: Power BI: uitgelegd in 4 thema’s
Verbinden met een website
Diverse online bronnen bieden informatie via een open data-platform aan. Niet in de minste plaats is er StatLine van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Via de website opendata.cbs.nl/statline/portal.html kunt u verbinden met duizenden uitgebreide tabellen over de Nederlandse maatschappij economie. CBS biedt koppeling aan via het OData-protocol voor uitgebreide verbindingen met zelfgeschreven programmatuur in bijvoorbeeld R of Python.
Zoek in het portaal naar de gewenste gegevens. StatLine geeft vervolgens praktische informatie weer over de tabellen, waaronder het aantal rijen en kolommen. In de linkerbalk staan links naar downloads van ruwe data, of naar online koppelingen. Met de API kunt u maximaal 10.000 cellen ophalen. Als u meer wilt, dient u de optie Feed te gebruiken. Het makkelijkste voor beginners is om deze data te downloaden als CSV-bestand en lokaal op te slaan. Ga vervolgens naar Start > gegevens ophalen > Alles > Tekst/csv, klik op Verbinding maken en selecteer de gedownloade tabel. Voor gevorderden is er een Power BI-connector beschikbaar gemaakt door Microsofts Data en AI-expert Jeroen ter Heerdt. Deze verbindt direct met de OData van het CBS.
Een andere leuke bron om mee te spelen in Power BI is het CIA World Fact Book. De Amerikaanse inlichtingendienst publiceert feiten en cijfers over bevolking zoals StatLine, maar dan in algemenere zin en voor alle landen. Het is een onverwacht rijke resource om met bijvoorbeeld geografische visualisaties te kunnen experimenteren. U kunt hier bijvoorbeeld een tabel met geografische of bevolkingsgegevens van Nederland binnenhalen om samen te voegen met dezelfde gegevens voor België, zodat u twee landen gedetailleerd kunt vergelijken.
Om dat te doen gaat u naar een specifieke informatietabel uit het Factbook. Kopieer de URL uit de adresbalk. Ga vervolgens in Power BI Desktop naar Start > Gegevens ophalen > Overige > Web en klik op Verbinding maken. Plak hier de URL naar het webadres in en klik op OK. In het venster Webinhoud openen kunt u de instelling op Anoniem houden en op Verbinden klikken. In de Naviagtor wordt nu een overzicht gegenereerd van de beschikbare tabellen.
Nadat u de gegevens hebt ingeladen van een interne of externe bron, ziet u ze niet meteen terug in de projectpagina van Power BI Desktop. Deze wordt standaard geopend op de rapportage-pagina. Op deze lege pagina bouwt u straks de visualisaties op basis van de opgehaalde data. De gegevens zijn wel zichtbaar als u in de linkerbalk op het pictogram van een tabel, onder het pictogram van een staafdiagram, klikt en daarmee de Gegevens-pagina opent.
