Ondernemers, directie, bestuur. Ze zijn vaak een ‘beetje bang’ om tools in te zetten. Want welke tool dan en wat moet die kunnen, vragen zij zich af. Of ze denken: morgen is er weer een andere tool die we zo nodig moeten hebben, we blijven aan de gang. Begrijpelijk, alleen is dat kortetermijndenken.

Think big

Een BI-tool kan zoveel meer dan alleen cijfers ophoesten voor finance. Uiteraard zijn deze cijfers belangrijk, want daardoor kan de controller de interne processen en de verwerkte financiële gegevens daarbinnen controleren op juistheid, tijdigheid en volledigheid. Een prachtige taak, en belangrijk voor de organisatie om goed te kunnen presteren. Maar dan laat je als organisatie toch wat liggen. En wel de kans om een BI-tool veel breder in te zetten en te koppelen aan de strategie en de doelstellingen van de organisatie.

Lees ook: Controllers grijpen leidende rol met Excels geavanceerde visualisatietools

Benut de mogelijkheden

Elke organisatie heeft zo haar eigen doelstellingen. Stel, een organisatie werkt met een storingsdienst die monteurs op pad stuurt. Dan zou een strategisch doel kunnen zijn de aanrijkosten van die monteurs zo laag mogelijk te houden. Een goede inrichting van de juiste BI-tool kan hieraan bijdragen, want dan is uit de data te destilleren in welke gebieden een relatief hoog aantal storingen is. Vervolgens kan de organisatie monteurs werven in die gebieden, en kan de afdeling planning monteurs efficiënt inplannen. Dat klinkt heel logisch en dat is het ook. Toch worden de mogelijkheden die een BI-tool kan bieden heel vaak niet benut.

Begin bij het begin

Welke stappen neem je om een business intelligence tool breed in te zetten?

• Focus niet alleen op finance, daarmee bereik je de organisatiedoelstellingen niet.
• Kijk organisatiebreed: wat is de missie en de visie van de organisatie?
• Praat intern met alle belanghebbenden: van de afdeling planning, accountmanagers tot projectleiders, et cetera. Wat is hun informatiebehoefte?
• Maak vervolgens een situatieschets: welke tools kunnen leveren wat je voor ogen hebt en hoe ondersteunt de tool de doelstellingen van de organisatie?
• Maak daarna een plan van aanpak: implementeren maar! Betrek ook hier de belanghebbenden bij.

Finance is het kloppend hart van een organisatie, maar – zoals gezegd – puur vanuit finance zullen de doelstellingen van de organisatie niet worden bereikt. Daar is echt meer voor nodig. Een juiste tool kan veel bijdragen aan de prestaties van een organisatie. Dus: omarm de mogelijkheden van een BI-tool!

Auteur: Nilson do Rosario de Werk, Senior finance professional Hofmeier

Dit artikel is verschenen in cm: 2021, afl. 2.