Veel ondernemers hebben vragen over de vergoeding van werkplekken thuis. Hoe zit het bijvoorbeeld met apparatuur thuis als werknemers weer naar kantoor komen? Cm: heeft hier een aantal voorbeelden verzameld over het onbelast vergoeden van de werkplek thuis.
Arbowet: vergoeding werkplek
Er zijn twee gerichte vrijstellingen die van toepassing zijn voor de werkplek. Bij de eerste gaat het om arbovoorzieningen. Dat gaat over middelen die (gedeeltelijk) worden gebruikt op de werkplek en nodig zijn om te voldoen aan de arbowet. Daarbij mag de werknemer geen eigen bijdrage betalen. Voorbeelden van arbeidsvoorzieningen zijn een bureaustoel, een bureau en een bureaulamp. Deze vallen onder de gerichte vrijstelling als zij voldoen aan de voorwaarden. Als een voorziening niet aan de voorwaarden van de arbovoorzieningen voldoet, dan gaat de vergoeding ten koste van de vrije ruimte. Voor alles wat de vrije ruimte overschrijd, moet de werkgever 80 procent eindheffing betalen.
Werkplek en noodzakelijkheidscriterium
De tweede vrijstelling geldt voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. De werkgever is financieel verantwoordelijk voor deze voorziening. Een werknemer mag privévoordeel hebben van de voorziening en dit voordeel hoeft de werkgever niet tot het loon te rekenen. De werkgever mag wel een eigen bijdrage vragen als een werknemer mag kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening.
Voor het noodzakelijkheidscriterium geldt het volgende:
- De voorziening is naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
- De werkgever betaalt de voorziening en berekent de kosten niet door aan de werknemer.
- De werknemer moet de voorziening teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever terugbetalen, als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.
Nieuw in het Handboek Loonheffingen 2021 is dat de internetvergoeding niet meer volledig betaald hoeft te worden door de werkgever om te voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Voorheen werd een internetabonnement die deels privé werd gebruikt niet als noodzakelijk gezien en mocht deze daarom niet onbelast worden vergoed.
Lees ook: Hoe zit het precies met de vergoeding van thuiswerkplekken?
Voorbeeld 1: Vaste thuiswerkvergoeding
Het Nibud heeft berekend dat de kosten voor thuiswerken gemiddeld 2 euro per dag zijn. Deze kosten zien op koffie/thee, water-, gas- en elektriciteitsverbruik, wc-papier en afschrijving bureau en stoel. Een werkgever geeft hiervoor een vaste vergoeding. Hij wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. De vaste vergoeding van 2 euro per dag komt ten laste van de vrije ruimte. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling.
Voorbeeld 2: Kosten internet- en telefoonabonnement
Een werknemer werkt thuis. Als een werkgever het nodig vindt dat zijn werknemer voor het thuiswerken een internetaansluiting heeft, mag hij deze onbelast vergoeden. De vergoeding valt dan onder de gerichte vrijstelling. Dit geldt ook als de werkgever slechts een deel van de internetkosten vergoed. Dit kan bijvoorbeeld bij een deeltijdmedewerker voorkomen. Het privévoordeel dat de werknemer heeft, is geen loon.
Een vergoeding van de abonnementskosten voor de vaste telefoon valt niet onder de gerichte vrijstelling. De werkgever kan de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding gaat dan ten koste van de vrije ruimte. De gerichte vrijstelling kan wel gelden voor de abonnementskosten van mobiele communicatiemiddelen. Dit moet dan wel voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
Lees ook: WKR en Arbowet op gespannen voet samen
Voorbeeld 3: Beeldscherm thuis post-corona
Een van uw werknemers koopt een beeldscherm van 300 euro zodat hij beter thuis kan werken tijdens de coronacrisis. U vergoedt deze aankoop. Uw werknemer werkt vervolgens tijdens de crisis thuis om daarna weer gedeeltelijk weer op kantoor werken. Maar hij spreekt met u af dat hij ook gedeeltelijk blijft thuiswerken. U stemt daarmee in omdat u overtuigd bent geraakt van het nut van thuiswerken. Naar uw redelijke oordeel blijft het beeldscherm ook na de coronacrisis noodzakelijk. De vergoeding hiervoor telt dus nog steeds niet mee voor het belastbare loon van uw werknemer.
Voorbeeld 4: Vergoeding inrichting thuiswerkplek zonder factuur
Alle werknemers ontvangen een vergoeding van 500 euro voor de inrichting van de thuiswerkplek. Ze hoeven geen factuur in te leveren. De werkgever wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Zonder factuur komt de vergoeding van 500 euro ten laste van de vrije ruimte. De gerichte vrijstellingen voor arbovoorzieningen en noodzakelijke voorzieningen zijn niet van toepassing. De werkgever kan zonder factuur niet toetsen of voldaan is aan de voorwaarden van deze gerichte vrijstellingen.
Voorbeeld 5: Internet in 3-in-1-pakket
Een werkgever vergoedt de kosten van internet thuis aan zijn werknemer. De vergoeding voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. De werknemer heeft een abonnement afgesloten voor een 3-in-1-pakket (internet, telefoon en televisie). De werkgever moet vervolgens bepalen welk deel van de factuur voor internet is. Als dit niet op de factuur staat, informeert hij bij de provider wat deze kosten zijn bij een apart abonnement. Dat gedeelte valt onder de gerichte vrijstelling. Als de werkgever de rest ook vergoedt, dan is dat deel belast loon. Hij mag dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Het gaat dan ten koste van de vrije ruimte.
