Linkedin en nieuwsberichten staan er vol mee: mensen die iets nieuws bedenken, ondernemen, opstarten. Wat mooi! Een nieuwe innovatie in de zorg? Een nieuwe samenwerking? Een nieuw project? Het kan rekenen op vele duimpjes omhoog! Nieuw beleid betekent lef en leiderschap. Fantastisch toch?

De MT-agenda heeft vooral tijd voor lopende projecten en nieuwe ontwikkelingen, innovatie, groei, nieuwe producten en diensten. Projectleiders van nieuwe projecten krijgen spreektijd in MT’s en ontvangen complimenten dat ze lekker bezig zijn. Wat je aandacht geeft groeit. Dus aandacht voor nieuwe projecten betekent, meer nieuwe projecten. Hartstikke goed, zou je zeggen.

Medewerkers krijgen aandacht voor bestaande werkzaamheden (vooral als het niet goed gaat), lopende projecten (vooral als het uit de pas loopt), en nieuwe projecten. Maar zelden wordt aandacht of een mentale beloning gegeven om met iets te stoppen.

Waar gaat het mis?

Nieuwe projecten worden vaak gestapeld op bestaand werk (meer doen met dezelfde mensen), waardoor de aandacht voor de uitvoering van de basiswerkzaamheden ondersneeuwt, achterblijft. Dat gaat een tijdje goed. We kunnen er namelijk best een beetje werk bij doen.

Maar vroeg of laat gaan er zaken van de wagen vallen, vliegen de financiën uit de bocht, kan de helpdesk de zoveelste nieuwe applicatie niet meer behappen met bestaande bezetting, raakt de organisatie out-of-control. Rendementen verslechteren en personeel vertrekt, valt om, of zit ziek thuis. Op dat moment worden interimmers ingevlogen.

Als interimmanager kom ik het volgende tegen: medewerkers van financiële afdelingen weten van gekkigheid niet meer hoe ze hun werk afkrijgen, werken in de avonden, is onduidelijk wat ze nu precies moeten doen. Nieuwe businesscases worden zomaar gestart zonder dat er bestuurlijk is afgewogen of het allemaal wel nodig is, een project wordt voor de zoveelste keer nieuw leven ingeblazen. Ik heb meegemaakt dat er vier jaar werd geleurd met een nieuwe businesscase. Als het in vier jaar niet lukt: stop er maar mee en besteed schaarse tijd aan zaken die iets opleveren.

Al deze tijd gaat ten koste van het solide financieel basiswerk. Er is geen behoorlijk inzicht meer hoe de zorgorganisatie financieel draait. Dan staat er in de opdrachtomschrijving van de interimmer: De basis moet op orde komen.

Knotwilgen

Als je alleen maar aandacht geeft aan het nieuwe en het bestaande verwaarloost, treedt er binnen de kortste keren verdorring op. De metafoor dit ik graag gebruik, is die van de knotwilg. Wilgen zijn sterke en veerkrachtige bomen die met hun wortels de bermen en sloten van drassig land verstevigen. Een wilg doet dit met gemak 100 jaar, maar dan moet je wel periodiek snoeien (knotten). Als je de wilg niet knot treedt er een wildgroei aan takken op, zijn er te weinig voedingsstoffen voor alle takken, worden takken te zwaar, de wilg scheurt, en uiteindelijk stort de wilg in de sloot. Gevolg? De bodem van de berm of dijk is minder stevig geworden. Weer een line of defense minder.

Wat leert dit lesje biologie ons?

Om uw organisatie veerkrachtig en solide te krijgen en te onderhouden moeten we af en toe zaken stoppen (afkappen, snoeien) omdat de organisatie anders topzwaar wordt en omvalt.

Weekstopbord

Stoppen is niet iets wat we vanzelf doen. We hebben vooral negatieve associaties met stoppen, bijvoorbeeld stoppen met een relatie of de stekker ergens uit trekken. Als kind kregen we complimenten als we iets nieuws hadden geleerd, zoals leren fietsen of je zwemdiploma halen. We hebben dus als kind niet geleerd dat stoppen ook iets positiefs kan brengen. Stoppen klinkt als opgeven.

Mijn oproep is: Ga op zoek naar processen, applicaties, projecten, producten, rapportages waar u mee kunt stoppen. Geef stoppen actieve aandacht, beloon het, maak het zichtbaar op uw weekstartbord (of noem het een weekstopbord), bespreek het met collega’s, neem een knotwilgparagraaf op in uw jaarplan of businesscase.

Welke werkzaamheden gaat u “knotwilgen”?

Knotwilgen voelt onwennig, en begin daarom met iets kleins waar je zelf invloed op hebt. Door te beginnen met stoppen maakt u ruimte voor iets nieuws zodat u zich als zorgorganisatie kunt blijven aanpassen aan wat de samenleving van u vraagt. Zo blijft u relevant.

Deel uw successen en mislukkingen met elkaar. Daar worden zorgorganisaties gezonder van.

Wekelijks kijkt een professional uit ons cm: nieuwspanel terug op het nieuws. Deze week: Arwin de Ruijter, RC, interimmanager F&C voor zorgorganisaties en voorzitter Fizi sectorbestuur ziekenhuizen en revalidatiecentra.