Power BI brengt een aantal geavanceerde features van Excel bij elkaar en combineert deze in een breder dataplatform. Hiermee krijgen controllers grip op allerlei gegevensbronnen in de organisatie en verwerven ze actuele inzichten om data-driven beslissingen te nemen.
Microsoft riep Power BI in het leven niet als vervanger van Excel, maar als complementair product dat visualisaties makkelijker maakt, zegt Michiel Rozema, oprichter en CEO van Quanto, en Microsoft MVP. Hij is tevens een van de docenten op de kennisdag Power BI voor financials. Excel werd de afgelopen tien jaar geavanceerder, maar de manier om gegevens om te zetten in grafieken kan efficiënter en het presenteren van data kent zijn beperkingen. Power BI stelt controllers in staat om geavanceerd te visualiseren, zodat datagestuurde beslissingen makkelijker kunnen worden genomen.
Lees ook: Power BI: uitgelegd in 4 thema’s
Richten op de business
De controller neemt een centrale plek in bij het beslissingsproces van de business. In het verleden lagen analytics en BI vooral bij de IT-afdeling, maar door deze functionaliteit naar de business-gebruiker te brengen, is het makkelijker om zelf sneller relevante inzichten te verwerven dan wanneer dit bij een technische tussenpersoon wordt belegd. Rozema, zelf ooit verantwoordelijk voor data en analytics bij Microsoft, vertelt dat het destijds een IT-aangelegenheid was. ‘Maar de vraag werd: waar doen we dit voor? Dat is de businesskant.’
De businesskant is niet zozeer geïnteresseerd in het manipuleren van gegevens an sich, maar op de keuzes die genomen worden gebaseerd op actuele data. In Excel is het mogelijk om inzichten te verkrijgen met draaitabellen en -grafieken, maar Power BI maakt veel dynamischer interactie met de gegevens mogelijk waardoor heel fijnmazig op de onderliggende dataset kan worden ingezoomd. En waar het in Excel veel werk is om gegevens klaar te zetten, combineert Power BI moeiteloos allerlei databronnen, zoals gegevens uit de databases van bedrijfssystemen, informatie van websites of clouddiensten.
Inzicht in plaats van informatie
Een datamodel in Power BI is daarom breder toepasbaar op bedrijfsgegevens en beter te onderhouden dan een dashboard in Excel. ‘Je kunt een berekening in elke context opvragen en dat maakt het inzichtelijker wat er precies gebeurt.’ Als voorbeeld geeft hij omzetcijfers. ‘Stel, er is een Excel-sheet met omzetgegevens als facturen, kosten per geleverd product, et cetera. Hoe is dat cumulatief gegaan? Hoe verloopt de huidige opbouw van de jaarcijfers? Dat kun je uitzoeken en presenteren in Excel, maar er is geen ingebouwd functionaliteit voor. Eigenlijk is het ingewikkelder om deze gegevens op die manier te presenteren in Excel.’
Een ander voordeel van de visualisaties in Power BI ten opzichte van dashboarding gebaseerd op spreadsheets is dat enorme hoeveelheden data eenvoudiger inzichtelijk worden. De grote uitdaging voor controllers is om inzicht te leveren in plaats van informatie. De kunst ligt juist in het weglaten: welke informatie levert in een presentatie het beste inzicht in een situatie?
Complementair, maar verschillend
‘Power BI en Excel staan niet tegenover elkaar, het zijn twee onderdelen van Microsofts platform voor data. Een gegevensmodel in Excel kan in Power BI gebruikt worden en andersom is een Excel-draaitabel te gebruiken om resultaten uit een Power BI model weer te geven. De twee zijn complementair, maar er zijn kleine verschillen. Zo zit er in Power BI zelf geen invoermogelijkheid. Als je een berekening maakt in Excel, kun je een kolom toevoegen en de gegevensset aanpassen. Voor snelle analyses gebruikt men daarom Excel, maar gestructureerde dashboards zijn daar weer een zwakte.’
Hierin blinkt Power BI uit: het leveren van een breed blikveld op een grote hoeveelheid gegevens, legt Rozema uit. ‘Power BI is bedoeld om makkelijk doorsnedes te geven van grote datasets. Excel is meer geschikt om bijvoorbeeld snel een budget op te stellen.’
Lees ook: Power BI: Zo maakt u verbinding met een databron
Experimenteren met BI
Excel-gebruikers die willen experimenteren met Power BI, komen in een nieuwe omgeving terecht en dat kan intimiderend zijn. Om de weg te verkennen, kunnen ze een Excel-werkmap importeren in de Power BI-omgeving. ‘Dat is een basale manier om data op te halen en voegt niet zo heel veel toe, maar het geeft een beetje een gevoel van hoe het nou werkt,’ licht Rozema toe. Hij vertelt dat voor Excel-gebruikers Power BI wellicht makkelijker is op te pikken dan voor een IT-professional. ‘Het is eigenlijk dezelfde manier van denken als een Excel-gebruiker doet met draaitabellen en dat is een andere denkwijze dan van de databaseprofessional.‘
In alle uitingen van Microsoft over Power BI wordt de aandacht gelegd op de eenvoudige manier van visualiseren, vertelt Rozema. ‘Dat is deels waar. Door te experimenteren is het mogelijk om heel leuke dingen te doen.’ Wel lopen gebruikers op een gegeven moment tegen een muur op als ze de gebruikte concepten niet volledig begrijpen, waarschuwt de deskundige. ‘Daarom is het verstandig om op een gegeven moment een training te volgen.’
