Het is mogelijk om uit een breed scala aan bronnen tabellen binnen te laten lopen in Excel. De meeste daarvan kunt u eenvoudig toevoegen via Power Query. Cm: laat enkele veelvoorkomende importopdrachten zien.

Tabel vanuit Word

Importeren vanuit Word zou kinderspel moeten zijn, omdat beide programma’s onderdeel zijn van Microsoft Office. Het advies van Microsoft is dan ook om een tabel uit Word te kopiëren om vervolgens te plakken in Excel. Het effect daarvan is niet altijd even optimaal met kolommen en rijen die niet of verkeerd worden neergezet. Plakken speciaal (Paste Options) werkt in dat geval vaak al beter.

Hier zijn twee opties mogelijk. De eerste is Aanpassen aan opmaak van bestemming (Match Destination Formatting). Daarbij wordt de opmaak die in de Excel-sheet wordt gebruikt ook toegepast op deze gegevens. Om de opmaak van Word toe te passen op deze tabel, kiest u voor Opmaak van bron behouden (Keep source Formatting).

>> Lees ook: Excel voor gevorderden: Werken met tabellen

Tabel vanuit webpagina

Het kopiëren en plakken werkt (meestal) niet als de gegevens van een webpagina komen. Hiervoor kunt u beter de feature Power Query gebruiken. Ga naar het tabblad Gegevens (Data) en kies voor Gegevens ophalen > Uit andere bronnen > Van het web (Get Data > From Other Sources > From Web). Plak in het dialoogvenster het webadres (url) van de pagina met de tabel. Kies op welk niveau de pagina moet worden geopend (domein of subdomein) en op Verbinden (OK). Dit opent de Navigator. Kies hier links voor de tabel uit de pagina en op Laden (Load) om de tabel binnen te laten lopen of op Gegevens transformeren (Edit) om deze eerste te bewerken met de Power Query-editor.

Tabel vanuit CSV

Vaak zult u data moeten importeren vanuit een CSV-bestand. Veel software, u kent dit wellicht van het exporteren van contacten uit Outlook, exporteert datasets als een .CSV, oftewel Comma Seperated Value. Zoals de naam al doet vermoeden, is dit een bestand waar komma’s (in principe) de scheiding aangeven tussen velden. Het voordeel van een CSV is dat het een universeel formaat is dat begrepen wordt door vrijwel alle software. Dat levert minder problemen op bij het overzetten van een bestand met een specifieke indeling dan een tekstbestand, waar wat interpretatie aan te pas komt.

Kies hier voor Data > Gegevens ophalen > Uit bestand > Uit tekst/CSV (Data > Get Data > From File > From Text) en selecteer het CSV-bestand. In de Navigator kiest u vervolgens voor het scheidinsgteken (delimiter), meestal de komma. Kies hiervoor Laden (Load) om de gegevens direct te importeren of voor Gegevens transformeren (Edit) om de tabel eerst te bewerken in de Power Query-editor.

Tabel vanuit PDF

Ook hier zijn diverse trucs als importeren naar een tekstbestand en importeren met scheidingsteken spatie bijvoorbeeld, maar dat heeft wisselend succes. In het moderne Excel is voor het importeren van PDF’s ook een koppeling gebouwd voor Power Query. Ga naar Data > Gegevens ophalen > Uit bestand > Uit PDF (Data > Get Data > From File > From PDF) en kies het PDF-bestand dat u wenst te importeren.

>> Alle manieren om PDF’s om te zetten naar Excel lees u in: PDF maken van Excel of PDF converteren naar Excel

Dit opent de Navigator. Links ziet u de tabellen die Excel heeft gevonden in het document. Selecteer de tabel en kies Laden als u deze direct wilt invoeren in het werkblad. Of klik op Gegevens transformeren (Edit) om de Power Query-editor te openen om eerst bewerkingen op de gegevens uit te voeren, bijvoorbeeld om de veldnamen als eerste rij te gebruiken, kolommen en rijen anders in te delen of te verwijderen, of gegevenstypes te wijzigen.