Als financieel professional kunt u uw grafieken in dashboards sprekender maken met elementen waarmee sneller een actie kan worden genomen. Hoe doet u dat? In een nieuwe e-learning legt Excel-MVP Tony De Jonker dat uit.

Voor grafieken is het belangrijk om niet meteen naar de visualisatie-opties te grijpen, maar stil te staan bij welke informatie duidelijk gemaakt moet worden. In een eerdere e-learning stond Excel-goeroe Tony De Jonker stil bij het aspect storytelling: wat is het verhaal achter de cijfers? Dat is altijd een vraag die u moet stellen zodra u aan de slag gaat met het presenteren van cijfers.

Logische structuur

‘De meeste gebruikers onderschatten hoe goed Excel voor het bedrijf kan zijn,’ zegt Tony De Jonker. ‘Maar dan moet je wel over de juiste kennis beschikken. Dat zal het werk verlichten. Om analyses en bevindingen toegankelijk te maken voor stakeholders moeten ze gekoppeld worden aan een logische structuur en opbouw. Zo zorgt storytelling met visualisatie voor een overzichtelijke manier van werken.’

Cijfers handen en voeten geven

Maar na het bepalen van het verhaal en welke cijfers moeten worden uitgelicht, is de volgende stap de praktische invulling ervan. Hoe geeft u dat verhaal handen en voeten in Excel? In de nieuwe cursus Inzichtelijke grafieken door middel van zelf-aanpassende annotaties in Excel van Finance Academy E-learning geeft De Jonker u praktische handvatten om data visueel weer te geven door annotaties te gebruiken. Dat zijn vakjes met toelichtingen die op het gewenste moment verschijnen. ‘Denk verder aan kleine pictogrammen om uw grafiek te verlevendigen. Maar denk ook aan keuzelijsten, selectievakjes en keuzerondjes om bepaalde dingen te selecteren.’

Soorten grafieken

Daarbij is de eerste vraag: welk grafiektype zorgt ervoor dat deze cijfers het best naar voren komen? Staafdiagrammen of lijndiagrammen liggen al snel voor de hand, maar er zijn veel meer types mogelijk. Het voordeel van de genoemde twee grafieken is dat ze goed ruimte laten voor meer informatie, bijvoorbeeld legenda’s, pijlen en stippellijnen waarmee een verhaal duidelijker kan worden geïllustreerd.

Dynamisch maken

Standaard zijn veel elementen die u in grafieken kunt gebruiken om ze extra te illustreren statisch. Ze veranderen niet mee wanneer variabelen wijzigen. Er zijn wel trucs om ze dynamischer te maken met een paar hulpmiddelen in Excel. Dit zijn geen geavanceerde tools, zoals de eerder behandelde Power BI-features in Excel, maar methodes die al jaren in de software zitten. ‘Mensen zeggen dan vaak: “O, dan moet ik zeker de nieuwste versie van Excel hebben?” Maar ook al zou u dit 28 jaar geleden hebben willen doen in een versie uit begin jaren 90, was het ook allemaal mogelijk geweest.’ Deze features zijn alleen niet zo bekend bij de meeste gebruikers.

Een staafdiagram geleidelijk onthullen is een van de methodes die De Jonker laat zien in zijn praktijkdemonstratie.

Ook kijkt u naar de features die de presentaties van grafieken makkelijker maken, bijvoorbeeld een keuzelijst die bij selectie ervoor zorgt dat gekleurde pijlen in de grafiek de positieve of negatieve verandering benadrukken en of dat verschil wordt uitgedrukt in valuta of percentage. Tony De Jonker legt dit soort eigenschappen en grafiekkeuzes uit aan de hand van praktische financiële voorbeelden.

Finance Academy E-learning

Leeromgeving Finance Academy E-learning bevat cursussen met een breed scala aan onderwerpen die voor controllers van belang zijn. Met het platform kunt u uw leerdoelen verwezenlijken en kennis vergaren om op de toekomst voorbereid te zijn volgens de nieuwe richtlijn voor Permanente Educatie. Maak nu kennis en profiteer van 10 procent korting op een abonnement. U kunt ook geheel vrijblijvend een gratis e-learning proberen om de omgeving te leren kennen.