Voor het plannen van projecten is een Gantt-grafiek een handig hulpmiddel. Dit geeft een overzicht van het tijdspad, de taken die daarin voltooid moeten worden en de voortgang van de elementen. Hoe werkt dat in Excel?

Deze grafiek is een geijkt middel in projectplanning vanwege de efficiëntie ervan. Dit type grafiek wordt niet voor niets al meer dan een eeuw gebruikt. Hij dankt zijn naam aan ingenieur Henry Laurence Gantt en werd gebruikt bij de bouw van onder meer de Hoover Dam in de jaren 30 van de vorige eeuw. Het overzicht brengt ook afhankelijkheden in kaart, zodat duidelijk te zien is waar elementen van het project op vast dreigen te lopen. Zo’n grafiek kunt u zelf bouwen, daarover in dit artikel meer, maar Microsoft stelt ook een handig sjabloon beschikbaar. Zo hoeft u zelf niet vanaf nul een dergelijk projectbeheerschema op te zette, maar is er al een basis waar u een draai aan kunt geven. Het sjabloon Eenvoudig Gantt-diagram van Vertex42.com kunt u downloaden bij Microsoft.

Lees ook: Excel: Interactieve grafieken

Tijdlijn

Bij een Gantt-grafiek springt vooral de tijdlijnbalk in het oog. Dat is dan ook een van de belangrijkste elementen van het schematische projectoverzicht, vooral voor het uitsplitsen van subtaken en het tijdspad daarvan. Deze taakbalken kunt u automatisch vullen met voorwaardelijke opmaak. Ga naar Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel > Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt (Conditional Formatting > New Rule > Use a formule to determine which cells to format). Kies daar een formule die aangeeft dat de huidige datum in de tijdlijn groter dan of gelijk is aan de startdatum en kleiner of gelijk is aan de einddatum. Dat wordt =EN([cel]>=[startdatum];[cel]<=[einddatum]) (=AND([cel]>=[startdatum],[cel],[einddatum]))

In dit voorbeeld zou dat =EN($D$4>=$B$5;$D$4<=$C$5) zijn, maar de kolom van de huidige datum moet uiteraard ook veranderen voor de andere kolommen. Dat betekent dat het dollarteken die deze verwijzing naar de kolom vastzet, weggehaald moet worden. Dat wordt dan D$4. Hetzelfde principe geldt voor de rijen, dus dat worden $B5 en $C5. De formule wordt dat =EN(D$4>=$B5;D$4<=$C5) of =AND(D$4>=$B5,D$4<=$C5). Kies daarna een opmaak en klik op OK.

Lees ook: Excel voor gevorderden: Interactieve afhankelijke grafieken

Voortgangsbalk

Een ander belangrijk element voor projectplanning is de voortgang. Als u de wekelijkse vorderingen in rapportages ontvangt en verwerkt in een kolom met daarin de voortgang, is deze ook te verwerken in de tijdlijnen met de subtaken. Daarvoor kunt u aan de slag met het invoegen van 2D-staafdiagrammen, maar de makkelijkste manier is een stukje voorwaardelijke opmaak toe te voegen aan de grafiek. Dit vereist het minste handwerk en is net zo overzichtelijk.

De cellen in dit voorbeeld zijn opgemaakt als percentage (Celeigenschappen > Getal > Percentage (Format Cells > Number > Percentage)) zonder decimalen, maar het kan natuurlijk ook net zo goed iets zijn als een breuk. Voeg een balk op basis van een regel toe aan de cel via Voorwaardelijke opmaak > Gegevensbalken > Meer regels (Conditional Formatting > Data Bars > More Rules). De opmaakstijl Gegevensbalk is dan reeds geselecteerd, u hoeft enkel een minimum (0) en maximum (1) in te stellen onder Getal (Number). Optioneel kunt u ook Alleen balk weergeven (Show Bar Only) aanvinken om het getal uit de kolom te verbergen.