Controllers moeten regelmatig een dynamische forecast leveren van de P&L. Maar hoe begint u daarmee? In een nieuwe e-learning legt Excel-MVP Tony De Jonker uit hoe u een dynamische geprognotiseerde balans en resultatenrekening opstelt.

Een financieel model is vaak onderdeel van een jaarbegroting en dat wordt meestal zo aan het eind van de zomer aangeleverd. Dit is dus precies de tijd dat financieel professionals voor de vraag komen te staan over hoe zo’n model er precies uit komt te zien. Als dit eenmaal goed is opgezet, kan het model volgende rapportageperiodes worden gebruikt om automatisch gegevens aan te vullen en geactualiseerde forecasting te doen. ‘Zeker in tijden van crisis, bijvoorbeeld de coronacrisis, moet je kunnen bijsturen als de begroting niet wordt gehaald,’ vertelt De Jonker. Daarbij komt een dynamisch financieel model van pas.

Hoe begint u?

Een veel voorkomende taak van de administrateur is het vergelijken van maandcijfers, legt De Jonker uit. Met behulp van de meeste boekhoudpakketten (ERP-systemen) is het mogelijk om een balans/resultatenrekening af te drukken en eventueel in vergelijking met de voorgaande periode. Zodra u echter een opstelling wenst waar meerdere maanden naast elkaar staan, dan is dit vaak standaard niet ingebouwd. Dat roept de vraag op hoe mensen met zoiets moeten beginnen. De meeste controllers werken vanuit een eerder ontworpen model, waarvan de ins en outs wellicht zijn weggezakt. Een saldibalans wordt bijvoorbeeld niet vaak meer gebruikt en financial wijken uit naar een losse winst- en verliesrekening. Maar met een goed model is heel veel werk te automatiseren, zodat nieuwe resultaten eenvoudig worden gegenereerd.

Gegevens flexibeler

Met een goed model stapt u meer af van statische overzichten en werkt u meer in de richting van dynamische dashboards. Een oplossing om de gegevens flexibeler te maken, ligt bijvoorbeeld in dynamische matrixformules die de tabellen een stuk minder statisch maken. ‘Sommige tabellen moet je met de hand blijven vullen, daar kom je helaas niet onderuit,’ weet de Excel-expert. ‘Maar die kun je wel in een mooie Excel-tabel wegzetten, zodat ze naderhand makkelijk via Power Query om te zetten zijn naar toekomstige perioden.’

Betere structuur

Door het financiële model opnieuw op te zetten, wordt de weg vrijgemaakt voor een beter begrip over hoe de structuur precies functioneert en welke resultaten eruit te halen zijn. ‘Ik wil eigenlijk een lans breken voor een betere structuur,’ zegt De Jonker. ‘Hoe ga je gegevens verzamelen, wat heb je nodig en hoe ga je ervoor zorgen dat er toch weer een sluitende saldibalans tevoorschijn komt?’ Met een model dat de juiste, steeds bijgewerkte historische gegevens bevat, is het eenvoudiger om prognoses te ontwikkelen. Voor forecasting is het belangrijk dat de data waarmee wordt geprognotiseerd zijn bijgewerkt tot de laatste mutaties en het juiste startpunt wordt genomen. Een model kijkt meestal vooruit naar een periode van drie tot twaalf maanden. Zulke prognoses zijn accurater naarmate er meer historische gegevens beschikbaar zijn.

Bijgewerkte data

Maandelijks worden deze gegevens bijgewerkt en wordt het vooruitzicht bijgesteld op basis van de nieuwe actuals. Daarbij is het belangrijk dat de controller die dit werk doet, het financieel model goed bestiert, zodat deze gegevens eenvoudig kunnen worden bijgewerkt en automatisch worden geëxtrapoleerd. ‘Wat zijn de repercussies van de nieuwe cijfers op je prognosesaldibalans zonder dat je alles opnieuw moet gaan berekenen?’

Finance Academy E-learning

Leeromgeving Finance Academy E-learning bevat cursussen met een breed scala aan onderwerpen die voor controllers van belang zijn. Met het platform kunt u uw leerdoelen verwezenlijken en kennis vergaren om op de toekomst voorbereid te zijn volgens de nieuwe richtlijn voor Permanente Educatie. Maak nu kennis en profiteer van 10 procent korting op een abonnement. U kunt ook geheel vrijblijvend een gratis e-learning proberen om de omgeving te leren kennen.

Volg CMWeb op LinkedIn!