Als er bij een ontstaan geldpotje in onderwijs niet goed over nagedacht is hoe dit ook op langere termijn in te vullen – inhoudelijk en financieel – dan kan dat weggegooid geld zijn. Het is belangrijk dat onderwijsorganisaties een gedegen risico-inventarisatie opstellen.
Het funderend onderwijs in Nederland wordt door de rijksoverheid gefinancierd. Ieder jaar krijgen onderwijsorganisaties geld volgens het lumpsumsysteem: één bedrag voor personele en één voor materiële kosten. Van boeken tot het onderhoud van de school en de docentensalarissen, alles wordt hiervan bekostigd. Hoe hoog de lumpsum is, hangt af van een aantal zaken: het aantal leerlingen, hun leeftijd, het soort onderwijs. Maar sowieso geldt, hoe meer leerlingen, hoe meer geld.
In- en uitstroom
Prachtig systeem. Maar er is toch een dingetje: het geld komt per kalenderjaar – gebaseerd op het aantal leerlingen dat op 1 oktober voorafgaand les kreeg op school – maar het schooljaar loopt van augustus tot juli het volgende jaar. Stromen er in het nieuwe schooljaar in augustus meer leerlingen in, dan betekent dat een financieel tekort en dus interen. Is de uitstroom groter, dan blijft er geld in de pot zitten. Dat is het geval in een aantal onderwijsorganisaties. Daardoor zijn er te grote reserveposities ontstaan, meer dan de gestelde norm vanuit de overheid. Tekort, teveel: allebei onwenselijk.
Hoe besteed ik mijn budget efficiënt?
Soms is het gevolg hiervan dat er ad hoc een geldpotje gemaakt wordt. Bijvoorbeeld voor de ontwikkeling van klassikaal onderwijs naar meer op maat, of naar meer of verbeterde ICT-mogelijkheden voor leerlingen. Mooie doelen, maar als er niet goed over nagedacht is hoe dit ook op langere termijn in te vullen – inhoudelijk en financieel – dan kan dat weggegooid geld zijn. Dan komt het niet verder dan een digitaal schoolbord hier, en een extra lesje daar.
Risico-inventarisatie
Om dit soort ad-hoc-acties te voorkomen en meer vooruit te kijken, is het belangrijk dat onderwijsorganisaties een gedegen risico-inventarisatie opstellen. Hoe sta je er als school voor, valt de reservepositie boven of onder de financiële norm? Kijk wat er nodig is om goed onderwijs te kunnen bieden, welke kosten daarbij horen, zodat je goed kunt inschatten welke financiële middelen daarvoor nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan minder instroom c.q. meer uitstroom van leerlingen; op tijd het personeelsbestand vernieuwen; investeren in ICT; nieuwe lesmethoden; individuele begeleiding van leerlingen. Ook zaken als bijvoorbeeld een nieuw schoolgebouw horen daarbij. Al zijn de kosten van de bouw zelf voor de overheid, er zal vaak toch een inventaris, inrichting en ICT moeten worden gekocht. Maak daar een bestemmingsreserve voor.
Begeleiden en adviseren
De controller begeleidt en adviseert de onderwijsorganisatie bij het in kaart brengen van de verschillende scenario’s. Hij denkt mee over de toekomstige risico’s, hoe waarschijnlijk deze zijn, of de oplossingen passen binnen het risiconiveau, en of het bedrag dat ergens aanhangt in de risico-inventarisatie ook reëel is. En dat alles SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden) is. Ook bij de risico-evaluatie nadien speelt hij die rol.
Vooruitkijken en daarop acteren is dus het credo. Onderwijsorganisaties die dat doen zijn (financieel) weerbaar en kunnen leerlingen het beste onderwijs bieden, en als gevolg daarvan het beste uit leerlingen halen. En u weet: investeren in de jeugd is investeren in de maatschappij van morgen.
Dit artikel is verschenen in cm 2021: afl. 7.
Auteur: Marcel Beugel is Finance Manager bij Hofmeier
