Werkkapitaalanalyse en beheer (4): CCC: Procesmatige benadering van werkkapitaalbeheer

De procesmatige benadering van het werkkapitaalbeheer staat bekend als de dynamische methode. Welke processoorten kunnen hiertoe onderscheiden worden in een organisatie? En welke link bestaat er met de geldstromen, de cash conversion cycle (CCC) en de werkkapitaalratio’s?

De processen in een organisatie kunnen worden onderverdeeld in:

• Primaire ofwel kernprocessen;
• secundaire ofwel ondersteunende processen;
• tertiaire ofwel managementprocessen.

Primaire processen

De primaire processen omvatten de kernactiviteiten van de organisatie. Het zijn deze processen waarin het product (goed of dienst) wordt voortgebracht dat van toegevoegde waarde is voor de potentiële klanten. Aan deze processen ontleent een organisatie dan ook haar bestaansrecht. Voorbeelden van primaire processen kunnen zijn: inkoop-, productie-, opslag- en verkoopprocessen.

Secundaire processen

De secundaire processen zijn de ondersteunende processen. Deze processen zijn noodzakelijk om de primaire processen op een adequate wijze te laten verlopen. Voorbeelden van secundaire processen zijn: facilitaire, ICT- en administratieve diensten (subadministraties).

Tertiaire processen

De tertiaire processen bestaan uit de strategische managementprocessen en de processen die voorzien in bestuurlijke informatie en control. Voorbeelden van tertiaire processen zijn: planning & control, bestuurlijke informatievoorziening, strategisch management en corporate finance.

Stroomgrootheden binnen een proces

Processen bestaan uit activiteiten waarin stroomgrootheden rondgaan. Deze stroomgrootheden kunnen worden onderscheiden naar materiële stromen (goederen) en immateriële stromen (diensten) enerzijds en geldstromen (cashflows) anderzijds. Bovendien worden al deze stromen omgeven door separate informatiestromen. In figuur 1, het waardenkringloopschema (WKS), worden de stromen weergegeven in de vorm van rechthoeken. De blauwe rechthoeken hebben betrekking op de stroomgrootheden die worden weergegeven in de resultatenrekening. De groene rechthoeken weerspiegelen de kasstromen die worden weergegeven in het kasstroomoverzicht. De driehoeken staan voor de hoofdonderdelen van het netto werkkapitaal zoals die in de balans worden weergegeven. De gele driehoeken weerspiegelen de inherente posities voorraden, debiteuren en crediteuren. De groene driehoek geeft de autonome positie Liquide middelen (LM) weer; deze kan zowel positief als negatief zijn omwille van de rekening-courantverhouding met de bank die onderdeel uitmaakt van de LM. De informatiestromen tussen de subadministraties en de planning- en-controlfunctie (zeshoek) worden door middel van stippellijnen weergegeven.

Het waardenkringloopschema is echter niet ontworpen ten behoeve van het werkkapitaalbeheer door de financiële functie, maar omwille van administratief organisatorische doeleinden in dienst van de bestuurlijke informatievoorziening. Toch wordt in de praktijk van het werkkapitaalbeheer vaak uitgegaan van één van de vele vormvarianten van dit WKS. Geheel ten onrechte worden deze vormvarianten op het waardenkringloopschema dan als cash conversion cycle betiteld.

Cash conversion cycle

De cash conversion cycle (CCC) geeft alle primaire en secundaire processen weer tussen een organisatie en contractpartners die resulteren in stroomgrootheden (inkopen, betalingen, verkopen, ontvangsten) én de voorraadgrootheden van het inherent netto werkkapitaal (i-NWK). In tegenstelling tot wat de naam zou kunnen doen vermoeden betreft het hier géén cyclus in de zin van een gesloten kringloop maar veeleer een open omzettingscyclus.

Inherente stromen

In het bovenste gedeelte van de cash conversion cycle worden de primaire en secundaire processen die impact hebben op de omvang en samenstelling van het netto werkkapitaal weergegeven door middel van de doorgetrokken lijnen. De cashflows die voortkomen uit deze processen worden door middel van onderbroken lijnen weergegeven. Deze cashflows worden primaire of inherente geldstromen genoemd. ‘Inherent’ betekent hier: ‘uit de aard van de business noodzakelijkerwijs verbonden aan de business’.

In de CCC leiden de volgende primaire en secundaire processen tot inherente geldstromen:

• purchase-to-pay (PtP): incoop-/crediteurenproces;
• stock-to-fulfil (StF): voorraadproces;
• production-to-stock (PtS): onderhandenwerkproces ofwel work-in-progress (WIP)
• order-to-cash (OtC): verkoop-/debiteurenproces.

De doorgetrokken en onderbroken lijnen verlopen tegengesteld. Dit wil echter niet zeggen dat ze daarmee ook recht evenredig tegengesteld in de tijd plaats vinden. De financiële posities die optreden in de vorm van debiteuren en crediteuren liggen hier expliciet aan ten grondslag.

Minder expliciet is de positie onderhanden werk (WIP). Ten behoeve van de waardering van de positie WIP bij productiebedrijven kunnen zowel de voorraden als input dienen (halffabricaten, grond- en hulpstoffen), als de kosten die rechtstreeks via de resultatenrekening lopen (energie en loonkosten). Deze laatste input leidt eveneens tot financiële posities in de vorm van crediteuren. Daarnaast geldt voor dienstverleningsbedrijven een andere complicatie rond de positie onderhanden werk. De WIP wordt in deze sector gedefinieerd als ‘ongefactureerde omzet’. De positie van deze WIP wordt derhalve direct beïnvloed door de factureringscyclus die een dienstverlenende organisatie hanteert.

De debiteuren- en crediteurenposities zullen normaliter in de loop der tijd worden vereffend en daarmee uitmonden in cashflows die de rekening-courantpositie muteren.

Autonome stromen

In het onderste gedeelte van de cash conversion cycle worden de autonome stromen weergegeven. De autonome geldstromen zijn de cashflows die niet worden opgewekt door de business maar die enkel kunnen ontstaan door managementbeslissingen.

Indien de rekening-courantpositie in positieve of in negatieve richting uitschiet kan het voordelig zijn om deze posities te vereffenen door middel van transacties op de vermogensmarkt. De vermogensmarkt bestaat uit de geldmarkt en de kapitaalmarkt. De geldmarkt is de markt waar vermogensoverdrachten met een looptijd van minder dan twee jaar worden verhandeld. De kapitaalmarkt is de markt waar vermogensoverdrachten met een looptijd van meer dan twee jaar worden verhandeld. Binnen grote organisaties is de cashmanager verantwoordelijk voor de geldmarkttransacties en de treasurymanager voor de kapitaalmarkttransacties. Deze autonome geldstromen vallen buiten de behandeling van het werkkapitaalbeheer in dit artikel.

Werkkapitaalratio’s

De werkkapitaalratio’s kunnen grosso modo worden onderverdeeld naar twee soorten ratio’s:

• ratio’s die enkel en alleen worden berekend op basis van balansgrootheden (statische analyse);
• ratio’s die worden berekend op basis van grootheden uit de balans én de resultatenrekening. De zogenoemde activiteitenratio`s (financial efficiency ratio’s).

Balans: working capital ratio

De net-working-capital to total-assets ratio, kortweg de working capital ratio genoemd, bestaat uit het quotiënt van het netto werkkapitaal en de totale activa. Doorgaans wordt deze ratio geschaard onder de liquiditeitratio’s.

Dat er in de financiële praktijk veel waarde aan deze ratio wordt toegekend blijkt wel uit de prominente plaats die de ratio inneemt in de Z-score formules van Altman. Een absolute streefwaarde van deze ratio is echter niet bekend. Op basis van de formule van Altman kan niettemin worden geconcludeerd dat een hoge positieve uitkomst de voorkeur verdient boven een lage of zelfs negatieve uitkomst. Daarmee sluit deze gedachtegang geheel aan bij de eerste voorwaarde van het stramien werkkapitaalbeheer: het netto werkkapitaal dient positief te zijn (NWK > 0).

Activiteitenratio’s

De activiteitenratio’s, ook wel financial efficiency ratio’s of omlooptijdratio’s genoemd, worden in de literatuur eveneens vaak geschaard onder de vlag van de liquiditeitsratio’s. Toch vormen ze een categorie van ratio’s die apart van de liquiditeitsratio’s moet worden bezien. Deze ratio’s doen immers geen uitspraak over de mate waarin een organisatie op korte termijn aan haar verplichtingen kan voldoen. Activiteitenratio’s geven inzicht in de efficiency waarmee de onderscheiden elementen van het netto werkkapitaal worden beheerd. Dit beheer vindt plaats in de processen, deelprocessen en activiteiten van de organisatie. Activiteitenratio’s worden dan ook berekend aan de hand van een combinatie van stroom- en voorraadgrootheden uit respectievelijk de resultatenrekening en de balans. Dit in tegenstelling tot de liquiditeitsratio’s die allemaal via de elementen uit de balans (netto werkkapitaal) worden bepaald. Juist omdat de liquiditeitsratio’s door middel van deze voorraadgrootheden uit de balans worden gevormd spreekt men van statische liquiditeit. Dit druist geheel in tegen de activiteitenratio waar uit de naamgeving reeds blijkt dat het om activiteiten gaat. Bovendien kennen de activiteitenratio’s een element dat andere ratio’s niet kennen: de factor tijd; de omlooptijden worden in dagen gemeten.

Ten slotte is er nog een verschil in de normatieve waarden die aan de liquiditeit- en activiteitenratio’s worden toegekend. De liquiditeitenratio’s kennen drempelwaarden; dit zijn minimale waarden waaraan de uitkomsten van de ratio’s dienen te voldoen. Deze drempelwaarden zijn redelijk uniform over de diverse branches. De activiteitenratio’s daarentegen kennen plafondwaarden; dit zijn maximale waarden waarbinnen de uitkomsten van de ratio’s dienen te vallen gegeven de benchmarks uit de relevante branche. Aan de hand van de activiteitenratio’s wordt derhalve de ‘financial efficiency’ gemeten.

Figuur 3 geeft een overzicht van de meest gehanteerde activiteitenratio’s en hun onderlinge verband. Het streven is om de uitkomsten van de DIO, DWO en DSO zo laag mogelijk en de uitkomst van de DPO zo hoog mogelijk te houden. Hiermee wordt tegemoetgekomen aan de tweede voorwaarde van de werkkapitaalmatrix: het inherent netto werkkapitaal dient negatief te zijn (i-NWK < 0) bij een positieve uitkomst van het netto werkkapitaal (NWK > 0).

Kanttekeningen

Bij de becijfering van deze ratio’s dienen enkele kanttekeningen te worden geplaatst. Ten eerste zou bij de berekening van de ratio’s de verstorende invloed van btw moeten worden geëlimineerd. De debiteuren- en crediteurenposities luiden immers inclusief btw en de omzet en inkoopwaarde omzet zijn exclusief btw. Een eliminatie van de btw bij de berekening van de ratio’s van de eigen organisatie is zeer goed mogelijk. Bij een calculatie van deze ratio’s bij afnemers en leveranciers wordt dit echter onmogelijk. Het is immers niet bekend welke btw- tarieven en regimes op de handel van deze stakeholders rusten. In de praktijk wordt in de berekening van de activiteitenratio’s dan ook geabstraheerd van de btw-problematiek. Daarnaast geldt dat de teller van de ratio’s wordt gevormd door voorraadgrootheden en de noemer door stroomgrootheden. Veelal wordt de teller van de hier gepresenteerde ratio’s dan ook op basis van rekenkundige gemiddelden (jaar, kwartaal of maandgemiddelden) berekend om een quasi match met de stroomgrootheid te vormen. Voorts geldt dat de uitkomsten van de ratio’s altijd in de context van de geldende contractafspraken, het businessmodel, de branche en de conjunctuur dienen te worden beoordeeld (verticale analyse). Daarnaast is ook de ontwikkeling van deze ratio’s in het verloop van de tijd van belang (horizontale analyse).

Geen stuurvariabelen!

Ten slotte is er nog één ontluisterende kanttekening die geldt voor al de gepresenteerde ratio’s en die door menig manager in de wind wordt geslagen: ratio’s zijn gemiddelde quotiënten die worden berekend op basis van cijfers uit het verleden of in het meest gunstige geval uit het heden. Daarmee zijn deze ratio’s meetvariabelen – waarmee derhalve verantwoording over het verleden kan worden afgelegd – maar het zijn zeker géén stuurvariabelen. Stuurvariabelen zijn immers toekomstgericht en nemen niet de vorm van een gemiddelde aan. Ten behoeve van de sturing van het werkkapitaal betekent dit dat er enkel op de omvang van de posities en het aantal dagen dat deze posities open staan kan worden gestuurd. Indien de organisatie hierin slaagt zullen de ratio’s uiteindelijk een beter beeld geven.

Auteur: Drs. Jean Gieskens AC RCM QT is hoofddocent Accountancy, Finance en ICT Management aan diverse hogescholen en universiteiten in Nederland en Vlaanderen (training@gieskens-eva.nl)

Dit artikel is verschenen in cm: 2021, afl. 7.

Volg CMWeb op LinkedIn!