De pandemie heeft een impact gehad op onder meer betalingstermijnen de afgelopen anderhalf jaar. Omdat rekeningen langer blijven liggen, stokken er processen in de hele bedrijfsketen. Hoe vinden ondernemers een balans tussen de financiële gezondheid van de business en de wensen van leveranciers en klanten?
1. Meer nadenken over cashreserves
‘Na elke wereldwijde crisis hoor je dat bedrijven en organisaties het belang van werkkapitaal weer in gaan zien, en stappen gaan ondernemen om weer meer cashreserves te genereren,’ zegt Wilfred Flier, Principal Solution Engineer bij process mining-specialist Celonis. ‘Organisaties met enige cash op zak kunnen tijdens de volgende storm beter blijven varen, zo is de gedachte.’ Volgens hem hebben vorig en dit jaar meer dan ooit bewezen hoe belangrijk cashreserves zijn. ‘Je bent als organisatie haast gek als je niet nadenkt over het opbouwen van nieuwe reserves.’
Lees ook: Cashflowmanagement: cash, winst of waarde?
2. Automatisering doorgepakt
Ook al geven veel bedrijven aan dat digitalisering cruciaal is gebleken tijdens de coronacrisis, zijn er veel bedrijven die door de druk niet toekwamen aan verdere automatisering van bedrijfsprocessen. Vooral in het mkb is dit achterwege gebleven. Toch is automatisering belangrijk voor ook kleine organisaties, omdat handmatige invoer van gegevens foutgevoelig en tijdrovend is.
‘Gelukkig kunnen bedrijven relatief gemakkelijk met behulp van technologie identificeren waar hun Accounts Payable-processen tekortschieten,’ vertelt Flier. ‘Als dat bekend is, helpt automatisering hen de mensenfouten uit die processen te halen, en die processen te versnellen. Organisaties zagen dat het afgelopen jaar massaal in.’
3. Datagebruik voor overzicht
Door thuiswerken verloren veel bedrijven overzicht over de bedrijfsprocessen, weet Flier. Voor de financiële administratie betekende de tijdrovende besluitvorming door dat gebrek funest. ‘Het is een afdeling waar organisaties vaak als eerste op besparen, of die ze als eerst uitbesteden: het is ‘maar’ een uitvoerende afdeling. Terwijl het een strategisch middel zou moeten zijn.’
Overzicht kan worden teruggepakt door te kijken naar verzamelde gegevens over bedrijfsprocessen. Procesdata laat zien waar vertraging wordt veroorzaakt in de keten. Bij welke werknemers, klanten en leveranciers zitten de bottlenecks? ‘Door dit duidelijk in beeld te hebben kunnen er op basis van feiten beslissingen worden gemaakt om een proces sneller en efficiënter in te richten. Dit zorgt er vervolgens voor dat mensen zich kunnen buigen over de menselijke, complexe vraagstukken.’
Lees ook: Wat is de toegevoegde waarde van process mining?
4. opkomst e-factureren
Ook de ontwikkeling naar e-facturatie heeft een boost gekregen gedurende de pandemie. ‘Papieren facturen zijn al langer niet meer van deze tijd, maar het lijkt erop dat ouderwetse ‘tastbare’ rekeningen eindelijk verdwijnen. Covid versnelde digitalisering op allerlei vlakken, en gelukkig ook op die van facturen. Mensen leerden met digitale facturen te werken en vragen er nu zelfs om,’ zegt Flier.
De overstap op e-factureren zorgt ervoor dat factuurgegevens gestandaardiseerd automatisch worden verwerkt. Klanten hebben zo bijna realtime inzicht in de status van hun betaling en financials worden ontlast. ‘Er komt personeel vrij voor andere, waarde creërende taken als mensen niet meer met speurwerk in papierstapels bezig zijn. En niet alleen de kostenbesparing die dat veroorzaakt is welkom: door facturen digitaal te bergen kunnen AI en machine learning lessen uit de facturen trekken waar mensen nooit achter zouden komen.’
