E-factureren kan een belangrijke rol spelen bij het verhogen van de efficiëntie van bedrijfsprocessen. Door tijdig aan de migratie te beginnen, verzekert u zich ervan dat uw organisatie mee kan met de markt als e-factureren de norm is geworden. Een stappenplan.

We leven in een digitaal tijdperk. Desondanks wordt van de ruim 1 miljard facturen nog steeds de helft in papieren vorm verzonden. En organisaties die facturen wel digitaal verzenden, doen dat meestal niet in de meest efficiënte en effectieve vorm. Facturen die digitaal worden verzonden, kunnen meestal niet elektronisch worden verwerkt. Dat vergt een tijdrovende administratie. Wel is e-factureren in opkomst en staan alle seinen op groen voor een opkomst van e-facturatie. Hoe gaat u hiermee aan de slag?

Slechte relaties met leveranciers en afnemers

Alle handmatige foutgevoelige handelingen die met het verzenden, ontvangen en verwerken van facturen gemoeid gaan, kunnen uiteindelijk tot slechte relaties met leveranciers en afnemers en zelfs tot slecht cashflowmanagement leiden. Bovendien heeft het financiële consequenties en vormt het papierverbruik een belasting voor het milieu. De meeste winst valt te halen als organisaties facturen niet alleen digitaal verzenden, maar deze ook elektronisch kunnen verwerken. Dat leidt tot een belangrijke administratieve lastenverlichting. En het leidt ertoe dat facturen sneller kunnen worden verwerkt en betaald. In deze tijd van oplopende betalingstermijnen ook niet onbelangrijk.

Bij een e-factuur is precies vastgelegd wat de informatie op de factuur betekent. Hierdoor is het niet meer nodig om de informatie te interpreteren. Er zijn geen handelingen bij de ontvangende partij van de factuur meer nodig, wat wel het geval is bij bijvoorbeeld een factuur in pdf-formaat of bij een papieren factuur. Daar zit de belangrijke meerwaarde van de elektronische factuur.

Standaardisatie van bedrijfsprocessen

Met de introductie van standaard erp-software vanaf de jaren 1980, met een hoogtepunt in de jaren 1990, toen standaard erp-software voor middelgrote organisatie bereikbaar werd en er nieuwe versies van onder andere SAP, Baan en Exact beschikbaar kwamen, werd al snel duidelijk dat de processen rondom productie, logistiek en financiën helemaal niet zo uniek zijn. Wat een organisatie uniek maakt, zijn de medewerkers en de producten of diensten die worden voortgebracht.

In het nieuwe millennium werd de inzet van standaard erp-software ook steeds vaker op basis van een standaard ontwerp geïmplementeerd. Dit zorgde voor steeds verdergaande automatisering en standaardisatie van de bedrijfsprocessen.

Ook het purchase-to-pay-proces is met zijn tijd meegegaan en geautomatiseerd. Gebaseerd op kennis opgedaan tijdens eerdere implementaties zijn de lessons learned in best practices vervat zodat niet elke keer het wiel opnieuw hoeft te worden uitgevonden en het gereed maken van een organisatie voor elektronische factuurverwerking voor veel organisaties binnen handbereik is komen te liggen.

Lees ook:  De moeizame opmars van de e-factuur

64,5 miljard euro per jaar besparen

Door de oprichting van de Single euro payment area (SEPA) op 1 februari 2014 is Europa nu in een fantastische uitgangspositie voor snelle verbreiding van elektronisch factureren. Daarmee kan het bedrijfsleven naar schatting van de Europese Unie zo’n 64,5 miljard euro per jaar besparen. Geen wonder dat uit alle onderzoeken onder inkopers en financiële medewerkers blijkt dat elektronisch factureren hoog op de agenda staat.

Veel organisaties denken na over het optimaliseren van het purchase-to-pay-proces, waar inkomende factuurverwerking een belangrijk onderdeel van uitmaakt. Een goede beheersing van het purchase-to-pay-proces helpt financiële afdelingen de cashflow transparant te maken, te managen en te sturen. Op basis van omzetcijfers kan een beeld worden geschetst van wat er in een organisatie gebeurt. Een effectief en inzichtelijk purchase-to-pay-proces biedt de mogelijkheid om de verborgen ‘waarde’ binnen een organisatie op te sporen en vrij te spelen.

Het automatiseren van het purchase-to-pay-proces stroomlijnt bedrijfsoperaties, verbetert de control en transparantie en bespaart kosten. Een betere coördinatie en integratie tussen afdelingen Finance, Inkoop, Crediteuren en Treasury biedt veel beter inzicht in de cashpositie van een organisatie, op elk gewenst moment. Het resultaat is dat organisaties het purchase-to-pay-proces niet langer als een puur administratief proces en als kostenpost zien, maar als een manier en kans om broodnodig werkkapitaal vrij te maken. Hierdoor kan de hele organisatie meer financiële flexibiliteit creëren.

---

Stappenplan elektronisch factureren

1. Onderzoek de kansen en mogelijkheden
2. Breng de eisen en wensen in kaart
3. Maak een softwareselectie en kies een implementatiepartner
4. Stel een businesscase en een plan van aanpak op
5. Neem andere afdelingen mee
6. Voer het plan van aanpak uit
7. Faciliteer ketenpartners
8. Pluk de vruchten van elektronisch factureren
9. Vergroot het inzicht door analyses
10. Borg het proces in de organisatie

---

Stap 1 Onderzoek de kansen en mogelijkheden

Het verbeteren van het purchase-to-pay-proces biedt veel kansen en mogelijkheden. Het automatiseren van het purchase-to-pay-proces vertaalt en betaalt zich in meer efficiency, lagere kosten, grotere transparantie, meer control en een betere beheersing en sturing van de cashflow. Een adequaat purchase-to-pay-proces maakt een organisatie financieel robuuster en flexibeler.

Stap 2 Breng de eisen en wensen in kaart

De belangrijkste aan de applicatie voor elektronisch factureren te stellen eisen zijn:

• de applicatie levert facturen met alle verplichte gegevens;
• de applicatie ondersteunt het aanmaken van diverse standaardformaten voor elektronische facturen;
• de applicatie ondersteunt het bewaren van de facturen voor ten minste zeven jaar (facturen met betrekking tot onroerende zaken voor ten minste tien jaar); het pakket kent daartoe een koppeling met bijvoorbeeld elektronisch-dossiertoepassingen. Van daaruit moeten facturen binnen een redelijke termijn beschikbaar kunnen zijn voor de Belastingdienst;
• de applicatie maakt gebruik van open (of breed in de markt geaccepteerde) technische standaarden voor koppelingen om het uitwisselen met andere applicaties mogelijk te maken;
• de applicatie ondersteunt technische mogelijkheden om authenticiteit en integriteit van de factuur te waarborgen;
• de applicatie kent mogelijkheden om te voldoen aan de zwaardere eisen die gelden op het gebied van elektronisch factureren in andere (Europese) landen;
• de applicatie biedt de mogelijkheid om een derde, zoals een accountant of de Belastingdienst, toegang te geven tot de applicatie uit controledoeleinden.

Stap 3 Maak een softwareselectie en kies een implementatiepartner

Als een organisatie het elektronisch factuurverwerkingsproces of het hele purchase-to-pay-proces wil optimaliseren, is nu de tijd aangebroken om software te selecteren en een partner te kiezen die bij het traject kan ondersteunen.

Denk daarbij bijvoorbeeld aan de volgende selectiecriteria:

1. functionaliteiten; bepaal eerst welke functionaliteiten er minimaal in moeten zitten;
2. standaard of zelf ontwikkelde software;
3. service en support;
4. performance;
5. gebruiksvriendelijkheid.

Stap 4 Stel een businesscase en een plan van aanpak op

In een businesscase of haalbaarheidsstudie wordt de zakelijke afweging om een project of taak te beginnen beschreven. In de businesscase worden de kosten tegen de baten, rekening houdend met de risico’s, afgezet. Vaak wordt aan de hand van de businesscase besloten om wel of niet te starten en/of verder te gaan met een project. Een business case beschrijft de rechtvaardiging van de opzet, de voortzetting of de afsluiting van het project. Een goede business case geeft antwoord op de vraag waarom het project moet worden uitgevoerd.

Om inzichtelijk te krijgen wat geautomatiseerde factuurverwerking kan opleveren zijn in een kader de top 10 kritische prestatie-indicatoren voor een efficiënt factuurverwerkingsproces op een rijtje gezet.

---

Top 10 kpi’s voor een efficiënt factuurverwerkingsproces

1. Verwerkingskosten per factuur
2. Aantal verwerkte facturen per fte
3. Matchingspercentage
4. Doorlooptijd in dagen
5. Percentage elektronische facturen / digitale facturen / papieren facturen
6. Percentage op tijd/te laat betaalde facturen
7. Behaalde korting door op tijd te betalen
8. Extra kosten door te laat betalen
9. Aantal uren dat de administratie kwijt is aan het informeren van leveranciers over de factuurstatus
10. Percentage eenmalige of nieuwe leveranciers

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Stap 5 Neem andere afdelingen mee

Vaak wordt een elektronisch factureren project vanuit de financiële afdeling geïnitieerd, maar vergeten zij andere afdelingen mee te nemen. Dat komt de resultaten niet ten goede. De hele organisatie moet op de hoogte zijn van het project. Accountmanagers wordt vaak gevraagd of facturen voortaan in ubl kunnen worden aangeleverd. Bovendien moeten wellicht aanpassingen in de inkoopvoorwaarden worden gedaan.

En facturen of factuuropdrachten, die bij de financiële afdeling binnenkomen zijn een bevestiging van een handelsrelatie. E-factureren raakt dus ook de inkoop- en de verkoopfunctie. Deze functies worden echter vaak niet of nauwelijks betrokken bij het implementeren van elektronisch factureren.

Stap 6 Voer het plan van aanpak uit

In de implementatiefase wordt samen met de implementatiepartner het eerder opgestelde plan van aanpak uitgevoerd. Het is bekend welk gedeelte van het purchase-to-pay-proces wordt gedigitaliseerd en er zijn afspraken met de leverancier over wie wat gaat doen. De duur van een implementatietraject is circa drie maanden.

Stap 7 Faciliteer ketenpartners

Het succes van implementatie van e-factureren is afhankelijk van de mate waarin een organisatie in staat is haar leveranciers mee te krijgen. De projectleider moet ervoor zorgen dat leveranciers hun facturen voortaan elektronisch gaan aanleveren.

Ketenpartners hebben ook eigen belangen en agenda’s. Als een organisatie hen vraagt om dingen anders te gaan doen dan zij gewend zijn, dan worden ze ongevraagd extra belast. De meeste leveranciers zullen blij zijn als een organisatie belooft hen sneller te betalen, maar waarschuw hen dat ze daar misschien ook iets voor zullen moeten doen en veranderen.

Stap 8 Pluk de vruchten van e-factureren

Nu het factuurverwerkingsproces is geautomatiseerd, kan een organisatie van alle mogelijkheden die hierbij horen, zoals order matching, het automatisch opstarten van workflows en het afdwingen van het procuratieschema profiteren. Ook stelt het een organisatie in staat facturen precies op het juiste moment te betalen, zodat de werkkapitaalpositie zo stabiel mogelijk kan blijven.

Stap 9 Vergroot het inzicht door analyses

Misschien wel het grootste voordeel van een geautomatiseerd proces is dat het een organisatie in staat stelt een veel betere spendanalyse of inkoopanalyse te doen. Bij een spendanalyse worden de uitgaven verzameld, opgeschoond, geclassificeerd en geanalyseerd, met als doel de verwervingskosten te verlagen en de efficiëntie en leveranciersprestaties te verbeteren.

Via een rapportage en/of dashboard kunnen alle inkoopuitgaven inzichtelijk worden gemaakt. Met deze inzichten kan een organisatie gaan bijsturen, besparingsprojecten gaan starten en slimmere strategische inkoopbesluiten nemen.

Stap 10 Borg het proces in de organisatie

Houd er rekening mee dat het proces na de implementatie aandacht blijft vragen. Nog te vaak wordt gedacht: we implementeren een oplossing en het is klaar. Terwijl de ontwikkelingen in het purchase-to-pay-software erg snel gaan. Een organisatie heeft een goede strategie nodig om op de hoogte te blijven van deze ontwikkelingen. Het is een proces van continue verbetering.

Auteur: Drs. R.M. Kieft RA is zelfstandig gevestigd onder de naam Bureau voor Administratie en Controle Kieft (BACK) bv

Dit artikel is verschenen in cm: 2018, afl. 9 en geactualiseerd op 24 november 2020.

Finance Academy E-learning

Leeromgeving Finance Academy E-learning bevat cursussen met een breed scala aan onderwerpen die voor controllers van belang zijn. Met het platform kunt u uw leerdoelen verwezenlijken en kennis vergaren om op de toekomst voorbereid te zijn volgens de nieuwe richtlijn voor Permanente Educatie. Maak nu kennis en profiteer van 10 procent korting op een abonnement. U kunt ook geheel vrijblijvend een gratis e-learning proberen om de omgeving te leren kennen.