Dezelfde taal spreken binnen organisaties is al lastig, laat staan sectorbreed. Wij denken namelijk altijd dat onze manier van werken uniek is. ‘In onze organisatie gaat het net even anders, daar kan echt geen standaard overheen.’ Dat zorgt ervoor dat er ‘bypasses’ gecreëerd worden, iedereen het wiel opnieuw uitvindt, en er langs elkaar heen wordt gewerkt.
Teleurstelling
Een voorbeeld. Het begrip gebruikersoppervlakte in de sociale huisvesting is op zich duidelijk, maar wordt sectorbreed niet hetzelfde ervaren. De corporatie rekent de berging misschien mee bij een renovatie, de aannemer misschien niet. Dat kan achteraf tot – grote – financiële teleurstellingen leiden. Een ander nadeel van verwarring over begrippen is dat je niet kunt benchmarken. Dat betekent dat je ook niet kunt leren van elkaar, geen bedrijfsprocessen kunt verbeteren en de concurrent niet kunt overtreffen.
Lees ook: Risico-inventarisatie? Uhhh…
Werken met datastandaarden
De oplossing is sectorbreed werken met standaarden. Ofwel, een verzameling centrale informatie- en procesafspraken, vastgelegd in een document. Dat zorgt voor een uniforme structuur en eenheid in gegevens en documentatie. Als alle betrokken partijen elkaars taal spreken, verloopt de uitwisseling van data soepel en is bijvoorbeeld projectinformatie gemakkelijk terug te vinden. Weg Babylonische spraakverwarring.
Werken met standaarden begint met bewustwording en zelfreflectie. Waar sta ik als organisatie? Nog aan het begin of zijn er al stappen gemaakt? Waar wil ik naartoe? Wat is de stip op de horizon? Is de nulmeting gedaan, dan volgt een plan van aanpak.
- Haal informatie op uit andere sectoren. Zoek uit welke bestaande oplossingen er al zijn en wat wel en niet werkt. Bouw daarop voort.
- Organiseer een overlegtafel en inventariseer de wensen van het management, de klant, de toeleverancier, brancheorganisatie, et cetera. Toon de urgentie aan voor alle relevante betrokkenen, zo ontstaat er draagvlak.
- Bespreek de beste aanpak voor alle partijen en benoem een vast aanspreekpunt.
- Maak de stap naar de praktijk, implementeer en evalueer. Bespreek de evaluatie zowel intern als bij de overlegtafel.
Samenwerken
Werken met standaarden betekent samenwerken met partijen uit de keten. Daarbij speelt de controller een signalerende, meedenkende, informerende, adviserende en begeleidende rol. Het resultaat van werken met standaarden is een efficiënte, innovatieve, gestroomlijnde en goed georganiseerde sector. Dat leidt tot financieel voordeel. Dat is de winst van dezelfde taal spreken!
Auteur: Andy Ramrattan, Finance Professional bij Hofmeier
Dit artikel is verschenen in cm: 2021, afl. 10.
