Vooral de afdeling Finance werkt aan de jaarrekening. De accountant controleert, maar de controller is verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid. Op afstand blijven is dan ook een no-go. Als controller moet u bovenop het opstel- en controleproces zitten, om meteen te kunnen bijsturen bij onvolledigheden, fouten of ontbrekende toelichtingen. Want gaat er iets mis, dan kijkt iedereen naar u.
Tip 1: Zorg voor goede kennis
Weet welke actuele eisen aan de komende jaarstukken worden gesteld. Hoe? Woon jaarlijks een seminar bij waar de actualiteiten voor de eerstvolgende jaarverslaggeving toegelicht worden. Let erop dat deze kennis bij de medewerkers terechtkomt die de jaarstukken opstellen. Vraag ook aan de accountant of deze nog bijzondere posten ziet.
Tip 2: Stel een position paper op
Neem vooraf met de medewerkers door hoe bepaalde posten en schattingen in de jaarrekening worden samengesteld. Dat kan gaan om waarderingsaspecten van bijvoorbeeld vastgoed, maar ook om voorzieningen in de balans, zoals belastinglatenties. Neem de standpunten op in een position paper. Bespreek die in december van het voorgaande belastingjaar al met de managers, de bestuurder, de RvC en de externe accountant. Zo voorkomt u vervelende verrassingen op het moment van controle van de jaarstukken.
Tip 3: Maak een realistische planning
Dat gebeurt in de praktijk regelmatig niet. Er is altijd een afdeling die de stukken niet op tijd aanlevert, en dan gaat het knellen. De planning moet realistisch zijn, omdat u anders in de knel komt om de vaststellingsdatum te halen. Zeker ook omdat er maar beperkt tijd is voor de accountantscontrole. Neem de planning dan ook tot in werkdetails door met de betrokken medewerkers. En, net zo belangrijk, bespreek deze planning ook met het managementteam, zodat voortgang ook vanuit die hoek bewaakt wordt.
Tip 4: Onderzoek de cruciale posten
Belangrijke posten in de balans, de winst/verliesrekening en het kasstroomoverzicht moeten betrouwbaar zijn berekend en bewerkt. Houd contact met de opstellers en beoordeel de werkzaamheden. Neem de conclusies op in een memorandum – eenvoudig en kort. Gebruik dat voor de accountantscontrole, maar ook voor de vergadering over de conceptjaarstukken met het bestuur, het managementteam, en de RvC.
Neem aan de voorkant tijdig de juiste stappen om later tijd, frustratie, en extra accountantskosten te voorkomen!
Auteur: Teus van der Heiden, Senior controller bij Hofmeier
Dit artikel is verschenen in cm: 2022, afl. 1.
