Grote hoeveelheden verzamelde data omzetten in bruikbare informatie zorgt ervoor dat het management optimaal inzicht krijgt in de organisatie. En op basis daarvan de juiste beslissingen kan nemen op operationeel, strategisch en financieel vlak. Business intelligence (BI) is inmiddels niet meer weg te denken in organisaties. Alleen schort er nogal eens wat aan de kwaliteit van die verzamelde data. Want welke informatie is relevant?
Omslachtig
Regelmatig zie ik dat het management informatiewensen heeft die niet worden verzameld en vastgelegd in een ERP-systeem. Er is behoefte aan een prachtig dashboard, maar gaandeweg komt men erachter dat de informatie niet beschikbaar of niet betrouwbaar is. Het gevolg is dat medewerkers de missende informatie alsnog vastleggen in een Excel spreadsheet. Of de hele database van een bepaald project naar Excel halen om daar ontbrekende gegevens toe te voegen of overbodig verzamelde gegevens te verwijderen. Handmatige en omslachtige acties die te voorkomen zijn.
Begin bij het begin
Het begint allemaal ‘aan de voorkant’.
- Breng als eerste samen met het management in kaart welke projectgegevens relevant zijn en op het dashboard thuishoren. ‘Nice to know’-informatie valt af. Daar doet niemand uiteindelijk iets mee, en het kost tijd en geld om het te verzamelen.
- Ga aan tafel met betrokkenen. Spreek door waarom het zo belangrijk is om zaken goed te registreren in het systeem. IT, HR, Inkoop, Finance, het vraagt inzet van iedereen. Maak duidelijk dat het een win-winsituatie is. Meer inzicht in uren, kosten materiaal, et cetera kan leiden tot meer verantwoordelijkheid bij medewerkers, meer eigen inbreng en als gevolg daarvan meer efficiëncy.
- Bouw in het ERP-systeem een dashboard waar alle informatie samenkomt. Monitor en controleer vervolgens of wat is vastgelegd ook 100% betrouwbaar is. Voert iedereen bijvoorbeeld de gegevens correct in? Misschien moeten processen worden aangepast om de gegevens wel juist in te kunnen voeren. Dit alles is essentieel voor het vertrouwen van de organisatie in het dashboard.
Optimaliseren
Omdat de controller verantwoordelijk is voor het proces van planning en control en hij degene is die ziet of de gegevens juist en betrouwbaar zijn, kan hij de organisatie meenemen in het optimaliseren van de datakwaliteit. De juiste data verzamelen, analyseren en duiden, draagt bij aan een betere aansturing van de bedrijfsprocessen. Verbanden, trends en ontwikkelingen worden duidelijk. En dat leidt tot een efficiënter, beter functionerende organisatie.
Auteur: Ido Ruijs, Finance professional bij Hofmeier
Dit artikel is verschenen in cm: 2022, afl. 2.
