Volgens de Kamer van Koophandel heeft één op de drie bedrijven te maken met diefstal, bedrog en corruptie door het eigen personeel. Bij vermoedens van fraude zal de organisatie al snel aan u als controller vragen nader onderzoek te doen. Wat kunt u doen behalve het controleren van dspyshope boeken? Mag u bijvoorbeeld een verborgen camera inzetten? Ja, dat mag. U mag het complete arsenaal van de spyshop inzetten om interne fraude te bestrijden, als u maar de juiste protocollen gebruikt.

De KvK adviseert om alert te zijn op medewerkers die smoezen verzinnen of er een levensstijl op nahouden die niet overeenkomt met hun inkomen. Dat zijn goedbedoelde tips, maar vaak is er meer nodig om fraudeurs aan te pakken. De constatering dat één van uw collega’s een exorbitante levensstijl heeft, levert nog geen bewijs van fraude op. Bovendien bent u er rijkelijk laat bij als u fraude pas gaat bestrijden op het moment dat de frauderende medewerker alles al heeft uitgegeven. Hoe kunt u zich wapenen?

Controle internet, mail en telefoon

Uit het oogpunt van fraudepreventie, mag uw bedrijf algemene controle toepassen, bijvoorbeeld op het internetverkeer. U mag voorwaarden verbinden aan het gebruik van internet en e-mail en u mag steekproefsgewijs controleren of medewerkers zich daaraan houden. U kunt bijvoorbeeld software installeren die in de gaten houdt of medewerkers bedrijfsgeheimen lekken. De belangrijkste voorwaarde voor deze controle is dat u daar vooraf duidelijk over bent. Als u dit soort controles wilt kunnen uitvoeren, moet u in een protocol beschrijven waarom dat belangrijk is en waarom het controleren van internetverkeer in dat verband noodzakelijk is. Ditzelfde geldt voor de controle op het gebruik van werktelefoons. Dat mag, als u maar vooraf duidelijk laat weten dat u dit kunt doen en waarom het nodig is. Dit protocol moet bekend worden gemaakt aan medewerkers, bijvoorbeeld door het onderdeel te maken van het personeelshandboek.

Geheime controles

Algemene controles zijn nuttig om ervoor te zorgen dat het internet- en telefoongebruik fatsoenlijk blijft, maar u zult daarmee niet zo snel echte fraudeurs te pakken krijgen. De werknemer die weet dat zijn internetgebruik in de gaten wordt gehouden, gaat geen uitvoerige e-mails schrijven waaruit zijn fraude blijkt. De werknemer die een camera ziet hangen, neemt geen spullen mee naar huis in het volle zicht van de camera. Als u fraudeurs echt wilt aanpakken, moet u heimelijke controles uitvoeren. Ook dat is toegestaan. U mag bijvoorbeeld een verborgen camera plaatsen. De eisen die worden gesteld aan het protocol zijn in dat geval uitgebreider. Hierbij is het vooral van belang dat u uw overwegingen goed vastlegt. Alleen maar een heel goede reden hébben om de camera’s te plaatsen is niet genoeg. U moet die reden vooraf schriftelijk vastleggen.

Protocol voor geheim toezicht met camera

Een werkgever moet een gerechtvaardigd belang hebben voor het cameratoezicht. Het tegengaan van fraude is een gerechtvaardigd belang, zo lang u dat maar voldoende duidelijk verwoordt in uw protocol. Het klinkt als een open deur, maar u moet dus opschrijven waarom fraude zo schadelijk is (omdat het veel geld kost, omdat het voor de organisatie belangrijk is dat medewerkers elkaar kunnen vertrouwen etc.). U moet ook opschrijven waarom het per se noodzakelijk is om een verborgen camera te plaatsen. Het is noodzakelijk op het moment dat u andere manieren van fraudebestrijding hebt geprobeerd, die onvoldoende effect bleken te hebben. Met die andere manieren moeten u overigens blijven doorgaan. Het toezicht met een verborgen camera mag niet op zichzelf staan, maar moet onderdeel zijn van een totaalpakket aan maatregelen. Bovendien geldt ook voor verborgen camera’s dat het personeel van te voren geïnformeerd moet zijn over het mogelijk gebruik van verborgen camera’s.

Het heeft natuurlijk geen zin meer om verborgen camera’s te plaatsen als u de medewerkers meteen waarschuwt voor de aanwezigheid daarvan. Zorg er daarom voor dat medewerkers hierover in algemene zin geïnformeerd worden, bijvoorbeeld in het personeelsreglement. Op het moment dat u concrete verdenkingen hebt, is het te laat. Voor geheim cameratoezicht is bovendien toestemming nodig van de Ondernemingsraad. De specifieke werknemer die gefilmd is, moet achteraf geïnformeerd worden over het feit dat hij gefilmd is. Dat moet ook als de beelden geen bewijs hebben opgeleverd.
Het toezicht met een verborgen camera moet bovendien incidenteel zijn en proportioneel. Dat betekent dat het geen beleid mag zijn om iedereen altijd in de gaten te houden. Het moet gaan om een uitzonderingssituatie. Bovendien mag u niet meer doen dan nodig is. Als u een bepaalde afdeling of een bepaald bureau in de gaten wilt houden, is het niet nodig om ook camera’s op de wc te plaatsen. Dat mag dan dus niet.

Privacytoets

U moet ten slotte een privacytoets uitvoeren. Dit betekent dat u de (privacy)belangen en rechten van uw werknemers en bezoekers (schriftelijk) moet afwegen tegen het belang van het bedrijf om fraude te bestrijden. Bij het gebruik van verborgen camera’s moet u de privacytoets uitvoeren in de vorm van een Data Protection Impact Assessment (DPIA). Dat is een instrument om vooraf de privacyrisico’s van gegevensverwerking in kaart te brengen, zodat u maatregelen kunt nemen om de risico’s te verkleinen. ‘Instrument’ klinkt alsof het bijvoorbeeld om bepaalde software gaat, maar dat is niet zo. Het gaat erom dat u een systematische beschrijving geeft van wat u gaat doen, met een beoordeling van de privacyrisico’s en de maatregelen om de risico’s aan te pakken.

Zodra u deze hele papierwinkel op orde hebt, kunt u de verborgen camera’s plaatsen.

Opnemen telefoongesprekken

U mag ook in het geheim telefoongesprekken van een werknemer opnemen. De voorwaarde daarvoor is dat u specifieke ernstige verdenking hebt tegen een bepaalde werknemer, bijvoorbeeld een verdenking van fraude of het lekken van bedrijfsgeheimen. Voor het stiekem opnemen van telefoongesprekken gelden dezelfde voorwaarden als voor het plaatsen van verborgen camera’s. Als de opnames eenmaal gemaakt zijn, moet u er bovendien voor zorgen dat de opnames zorgvuldig bewaard worden. Alleen bevoegde personen mogen de opnames horen. De opnames moeten zo snel mogelijk worden vernietigd. Als er niets strafbaars uit de opnames blijkt, moeten ze onmiddellijk verwijderd worden. Blijkt er wel iets strafbaars uit, dan moeten de opnames worden vernietigd zodra de zaak is afgewikkeld.

Leg een dossier aan

In alle gevallen waarin u gebruik maakt van spionagemethoden is dossiervorming van enorm belang. Dat is niet alleen nodig om het verkregen bewijs optimaal te kunnen inzetten tegen de fraudeur, maar ook om problemen met andere werknemers en bijvoorbeeld de Autoriteit Persoonsgegevens te voorkomen.

Ontslag op staande voet bij diefstal

Als u dan eenmaal bewijs in handen hebt tegen een fraudeur in uw organisatie, is uw eerste gedachte waarschijnlijk dat deze fraudeur op staande voet ontslagen moet worden. Om dat te kunnen doen, hebt u wederom een protocol nodig. Voor ontslag op staande voet is een dringende reden nodig. Diefstal is meestal zo’n dringende reden, maar niet altijd. Bekend is het geval van de werknemer die twee blikken motorolie van zijn werkgever meenam zonder te betalen. Het stond vast dat hij dat gedaan had. De werknemer bracht er tegenin dat het geen diefstal was, maar dat hij gewoon was vergeten te betalen. Dat klinkt ongeloofwaardig, maar de werknemer toonde aan dat hij medicijnen gebruikte waar hij vergeetachtig van werd. Uiteindelijk kwam de zaak bij de Hoge Raad. Daar kwam de werkgever er nog zwakker voor te staan. De Hoge Raad achtte van belang dat het ontslag vergaande gevolgen had voor de man. Het ontslag vond plaats op wat toch al zijn laatste werkdag zou zijn geweest. Als gevolg van het ontslag op staande voet had de man geen recht meer op een uitkering. Het ontslag op staande voet hield daarom geen stand.

Er is ook een bekend geval met een tegenovergestelde uitkomst. Dat ging om een werknemer van een facilitair bedrijf op Schiphol. Volgens de verklaring van deze werknemer had hij het zo druk op zijn werk, dat hij geen tijd had gehad om te eten. Op enig moment kwam er een aangebroken zakje pinda’s langs uit een vliegtuig. Dat aangebroken zakje moest worden weggegooid, maar de werknemer at een handje pinda’s op. Dat werd gezien als diefstal. Hij werd daarvoor op staande voet ontslagen. Dat ontslag hield wél stand. Essentieel in deze zaak was dat de werkgever een ‘zero-tolerance’-beleid voerde voor diefstal. Dit beleid was bij de werknemers bekend. Het stond in het personeelshandboek en het kwam geregeld aan de orde in de nieuwsbrief voor personeel. Werknemers wisten dus dat ook op onbenullige gevallen van diefstal ontslag zou volgen. Het cruciale verschil tussen de vermeende diefstal van twee blikken motorolie en een handje pinda’s is de aanwezigheid van het schriftelijke protocol. Het zero-tolerance-beleid in de zaak van de pinda’s was heel duidelijk uitgewerkt. In de zaak van de motorolie stond er niets op papier. Als uw organisatie een protocol heeft over de gevolgen van diefstal, heeft u veel meer mogelijkheden om op te treden. Daarmee is nog niet gezegd dat een ontslag op staande voet in alle gevallen lukt (of dat uw organisatie dat in alle gevallen wil), maar de kansen zijn in ieder geval veel groter.

Auteur: Bert van Mieghem, advocaat bij Wybenga Advocaten 

Dit artikel is verschenen in cm: 2019, afl. 4 en geactualiseerd op 17 februari 2022.

Finance Academy E-learning

Leeromgeving Finance Academy E-learning bevat cursussen met een breed scala aan onderwerpen die voor controllers van belang zijn. Met het platform kunt u uw leerdoelen verwezenlijken en kennis vergaren om op de toekomst voorbereid te zijn volgens de nieuwe richtlijn voor Permanente Educatie. Maak nu kennis en profiteer van 10 procent korting op een abonnement. U kunt ook geheel vrijblijvend een gratis e-learning proberen om de omgeving te leren kennen.

Volg CMWeb op LinkedIn!