Ondernemers die zich bezighouden met R&D kunnen ook in 2022 volop hun voordeel doen met de fiscale regeling WBSO. Deze populaire subsidie komt ondernemers tegemoet in de materiaal- en loonkosten van R&D-projecten. Vorig jaar maakten zo’n 22.000 ondernemers gebruik van de WBSO en ook dit jaar is er rond 1 miljard euro gereserveerd voor ontwikkelprojecten van ondernemers. Ben jij van plan dit jaar WBSO-subsidie aan te vragen? Voorkom dan de volgende, veel voorkomende missers.

Volgens de Wet bevordering speur- en ontwikkelingswerk (WBSO) mag je dit jaar 40 procent van een deel van de R&D-kosten in mindering brengen op de af te dragen loonbelasting. Cash geld dus dat in veel gevallen gemakkelijk oploopt tot tienduizenden euro’s per jaar. Als zoveel bedrijven succesvol WBSO weten aan te vragen, dan ligt het voor de hand dat aanvragen voor velen inmiddels wel ‘gesneden koek’ zal zijn. Maar dat blijkt tegen te vallen. In de praktijk zien onze WBSO-consultants de volgende zaken nog al te vaak misgaan.

1. Niet concreet

Een eerste pijnpunt is een projectbeschrijving die niet concreet genoeg is. Het is belangrijk dat je to-the-point omschrijft wat je gaat doen en waarom deze ontwikkelingen bijdragen aan innovatie. Een veelgemaakte fout is dat er in de aanvraag te veel aandacht wordt besteed aan het probleem of technische knelpunt dat wordt opgelost, in plaats van juist te focussen op de mate van innovativiteit van de ontwikkeling. Breng daarom behalve dat ook het aantal beoogde R&D-uren en materiaalkosten duidelijk in beeld.

2. Verkeerde aspecten

Naast het niet concreet genoeg omschrijven van de ontwikkeling worden ook vaak de verkeerde ontwikkelingen benoemd. Dit gebeurt in de veronderstelling dat het om subsidiabele technische knelpunten of oplossingsrichtingen gaat. Maar dat juist niet het geval. Zo wordt vaak onterecht gedacht dat de volgende aspecten technische knelpunten zijn: a) technische eisen, b) productwensen, c) commerciële overwegingen en d) (ontwikkelings)tijdbeperkingen.

Bij de volgende aspecten wordt er meer dan eens van uitgegaan dat het om technische oplossingsrichtingen gaat, maar dat zijn ze dus niet: a) (enkel) de maatvoering aanpassen, b) (enkel) het materiaal veranderen, c) (enkel) onderzoeken, berekenen of analyseren, d) andere procesinstellingen, e) andere doseringen, f) een leverancier een ander onderdeel laten leveren of ontwikkelen, of g) speciaal gereedschap bestellen.

3. Verkeerde kosten en uitgaven

Ten slotte gaan veel ondernemers de mist in door onduidelijkheden met betrekking tot de kosten en uitgaven die opgevoerd mogen worden. Vaak gaat het hierbij om onduidelijkheden rond de volgende aspecten.

• Kosten van uitbesteed werk. Deze kosten kunnen meegenomen worden. Het moet hierbij wel gaan om reguliere werkzaamheden van externen waarmee geen technische knelpunten worden opgelost.
• Kosten van uitbesteed onderzoek. Deze kosten kunnen niet meegenomen worden. Werkzaamheden die voor de klant als speur- en ontwikkelingswerk (S&O) kunnen worden aangemerkt, mogen niet worden uitbesteed aan een derde partij. De werkzaamheden van de externe partij mogen immers niet bijdragen aan een oplossingsrichting binnen het WBSO-project.
• Kosten van machines. Deze kosten mogen alleen meegenomen worden als uitgave, als de machines uiteindelijk niet commercieel worden ingezet. De kosten van machines mogen overigens ook niet worden opgevoerd als ze in de showroom staan of op beurzen worden getoond (hierdoor vervalt namelijk de term ‘prototype’).

Heel belangrijk is ten slotte dat de op te voeren kosten uiteindelijk helemaal aan het project toe te rekenen zijn.

Ondersteuning

Het aanvragen van de WBSO kan een tijdrovend karwei zijn. Overweeg daarom of dit werk niet beter uitbesteed kan worden, bijvoorbeeld aan een gespecialiseerd bureau.

Auteur: M. (Matthijs) Jansen, Vindsubsidies

Dit artikel is verschenen in F&A Actueel 2022, afl. 2.

Volg CMWeb op LinkedIn!