Het zal u niet verbazen dat sommige mensen een grotere hekel hebben aan meetings dan anderen. Wat u misschien nog niet wist is dat dit komt door een simpel economisch principe. De kosten voor een vergaderingen zijn namelijk oneerlijk verdeeld. Voor sommige mensen vallen de kosten van een meeting veel hoger uit dan voor anderen. Ironisch genoeg liggen deze hogere kosten juist niet bij de manager, maar bij de rest.
De managers-agenda
Veel managers vinden veel kleine meetings stiekem heerlijk. Zo gek is dat niet. Immers, het werk van managers bestaat voornamelijk uit het ‘op één lijn krijgen’ van collega’s en afdelingen. Hiervoor is goede afstemming essentieel. Daarmee is vergaderen de core business van elke manager – of ze het nu willen of niet.
Een manager zal daarom baat hebben bij een ‘managers-agenda’. Dit is een agenda met zoveel mogelijk kleine blokjes door de dag heen verspreid. Voor het voorkomen van Zoom-fatigue blijkt uit onderzoek dat het hierin waardevol is om tussen de meetings door kleine rustmomenten in te bouwen. Kortom, nog meer kleine blokjes waarin u uzelf kunt opladen om weer scherp het volgende meetingblokje in te duiken.
De werkagenda
Hoe anders is het voor de rest van de organisatie. Hoe dichter men op de uitvoering zit hoe minder men met afstemming te maken heeft en hoe meer ‘echt werk’ er gedaan wordt. Dat is waar de schoen wringt. Want voor echt werk is een blokje van 20 minuten natuurlijk niets. Probeer eens een cashflow forecast te bouwen in die tijd. Wilt u enig betekenisvol werk doen dan zijn er geen halve uren nodig, maar halve dagen!
Het punt is dat meetings voor de echte werkers een enorme verstoring betekent. Het maakt niet uit of een meeting 20 of 40 minuten duurt. Het kan zomaar het werk voor de hele ochtend, middag of zelfs de hele dag onmogelijk maken.
De mismatch
Voor een ‘werker’ zijn de kosten van een meeting vele malen hoger dan voor een manager. Een werker wordt niet alleen onderbroken in het werk. Het zit dieper. Voor een manager is een ‘volgende meeting’ iets wat past in hun ‘flow’. Iets waar zij goed in zijn. Maar voor de werker is een meeting nog eens een switch naar een totaal ander type taak. Een taak bovendien waar zij -meestal- minder goed in zijn.
Hoe hiermee om te gaan?
Nu is het interessant om te zien dat organisaties over het algemeen draaien volgens de ‘managers-agenda’. Dat komt omdat de managers nu eenmaal ‘de macht’ hebben en daarmee de mogelijkheid hebben om de agenda’s van anderen te dicteren.
Veel financieel professionals leven daarentegen in een twilight zone. Ze zijn zelf gebaat bij een werkers-agenda om grondige analyses te maken, maar hun succes steeds meer afhankelijk van hun afstemming met ‘de business’. Een manier om hiermee om te gaan is door de eigen agenda beschermen door juist de meetings aan de randen van de dag te plannen. Daarmee blijft er genoeg ruimte over voor betekenisvol werk.
Auteur: Job ten Bosch, managing director van Debatrix
Dit artikel is verschenen in cm: 2022, afl. 3.
Lees hier meer artikelen uit de rubriek Persoonlijke effectiviteit
