Een zeer nuttige toevoeging aan de Excel-app is de mogelijkheid om een tabel toe te voegen vanuit een afbeelding. Met deze feature is het mogelijk om een foto te maken met uw smartphone van een tabel die u tegenkomt in een rapport en deze te gebruiken als bewerkbare tabel in Excel.
Een niet zo heel bekende maar handige feature van de Excel-app is de mogelijkheid om een willekeurig screenshot met tabelinformatie te bewerken als tabel. Excel leest de statische afbeeldingsinformatie in en destilleert de tabelgegevens met behulp van optical character recognition (OCR) om er vervolgens een nieuwe van samen te stellen. In onze tests werkt dat niet altijd even goed, met name de screenshotfunctie is vrij kritisch, maar de meeste statistische tabellen die cm: als afbeelding is tegengekomen zijn eenvoudig te verwerken met deze functie.
Via een afbeelding
Deze feature werkt het beste met een kant-en-klare digitale afbeelding, bijvoorbeeld een .jpg-bestand dat op een website is gepubliceerd. Download dit bestand naar het toestel, zodat hij beschikbaar is in de Foto’s op de iPhone of Google Foto’s op Android – of een eventuele third party galerij-app die u gebruikt.
Klik onderaan op het symbooltje voor Gegevens uit afbeelding (zie screenshot). Alternatief klikt u linksonder op het werkmap-pictogram en vervolgens rechtsonder op het pijltje naar boven om de ribbon-navigatie open te vouwen. Standaard worden dan de opties die u onder Start vindt weergegeven. Linksboven in dit venster kunt u te schakelen tussen verschillende ribbon-kopjes. Klik hierop en kies voor Invoegen en vervolgens op de optie Gegevens uit afbeelding. Dit opent de camera-app (de eerste keer vraag Excel om toestemming om deze te gebruiken). Linksonder staat een pictogram van een afbeelding, klik hierop en kies de afbeelding uit de galerij.
Om de afbeelding verschijnt een raster om aan te geven welk deel van de afbeelding de tabelinformatie bevat. Als de jpg een tabel is, hoeft u hier niets te doen. Maar als de tabel bijvoorbeeld op een brochurepagina staat met tekst, kunt u deze omlijning aan de hand van de acht aanraakpunten verslepen om de tabel specifiek te selecteren. Klik hierna op Bevestigen.
Als de afbeelding scherp genoeg is, geeft de app nu een voorlopige weergave van de tabel. Klik op Openen, waarna Excel in sommige gevallen aangeeft hoeveel items gecontroleerd moeten worden. Dat gaat om velden die leeg zijn of waarvan Excel niet zeker weet of het correct is. Deze opties op zo’n manier doorlopen is wat onoverzichtelijk en het is beter om op Toch openen te klikken en eventuele door de software gemiste entries in de tabel zelf te doorlopen.
Via een screenshot
Wanneer u een tabel in een fysiek boek, tijdschrift of rapport tegenkomt, kunt u deze afbeelding als foto invoeren in de Excel-app voor Android en iPhone. De app converteert deze foto naar een bewerkbare Excel-tabel op min of meer dezelfde manier als via een afbeelding en laat AI en OCR los op de tabel om de inhoud om te zetten van afbeelding naar bewerkbare tekst.
Klik ook hiervoor op Gegevens uit afbeelding. De camera-app wordt nu geopend (de eerste keer vraag Excel om toestemming om deze te gebruiken). Richt het toestel op de afbeelding en druk op de grote ronde cirkel om een foto te maken. Om de afbeelding verschijnt een raster om aan te geven welk deel van de afbeelding de tabelinformatie bevat. U kunt deze omlijning aan de hand van de acht aanraakpunten verslepen om de gefotografeerde tabel uit te knippen. Klik hierna op Bevestigen.
Als de afbeelding scherp genoeg is, geeft de app nu een voorlopige weergave van de tabel. Klik op Openen, waarna Excel in sommige gevallen aangeeft hoeveel items gecontroleerd moeten worden. Dat gaat om velden die leeg zijn of waarvan Excel niet zeker weet of het correct is (zie de gemarkeerde velden in onderstaand screenshot). Deze opties op zo’n manier doorlopen is wat onoverzichtelijk en het is beter om op Toch openen te klikken en eventuele door de software gemiste entries in de tabel zelf te doorlopen.
