Excel wordt in de praktijk gebruikt in verschillende situaties en voor diverse toepassingen. Soms wordt Excel ook niet ten volle benut of gebruikt in situaties die niet gewenst zijn. Dit artikel behandelt de 5 meestvoorkomende Excel-toepassingen voor financials uit de praktijk: periodieke rapportages, budgettering en liquiditeitsprognoses, berekeningen en analyses, planningen en sjablonen.

Periodieke rapportages in Excel

De meest gebruikte toepassing waarvoor Excel wordt ingezet is het maken van het allerlei rapportages. U kunt hierbij denken aan maandelijkse rapportages zoals balans, resultatenrekening en kasstroomoverzicht. Ofschoon deze rapportages direct uit de gangbare ERP-boekhoudpakketten komen, worden ze veelal in Excel gemaakt, omdat ze vaak niet voldoen aan de eisen die het management daaraan stelt. De overwegingen hierbij zijn de volgende:

• Vaak worden de genoemde rapporten verrijkt met visuele weergaven zoals grafieken, sparklines en voorwaardelijke opmaak in de vorm van Dashboards. De moderne ERP-pakketten hebben tegenwoordig ook mogelijkheden om dashboards te maken, maar de basisvoorbeelden die standaard erbij geleverd worden zijn vaak niet op maat gemaakt.
• De cijfers in het ERP-pakket hebben betrekking op de werkelijke cijfers. De begrote cijfers worden veelal niet opgenomen in het ERP-pakket. Naast de werkelijke cijfers worden in de maandelijkse rapportages de gebudgetteerde cijfers gepresenteerd en de afwijkingen alsmede toelichting op de belangrijkste afwijkingen.
• Management wenst de cijfers te presenteren in een PowerPoint-omgeving of in Word-documenten.

De bouw van dergelijke modellen laat vaak te wensen over aangezien ze niet voldoen aan de wetten van effectief modelleren, zodat betrouwbaarheid, onderhoudsgemak en gebruikersvriendelijkheid in het geding zijn. Met een juiste opzet kan er op dit gebied veel bereikt worden zodat de transparantie verhoogd wordt en de tijdbesteding met betrekking tot het vervaardigen van deze rapporten tot een minimum beperkt kan worden.

Het perse willen overzetten van Excel-grafieken en Excel-tabellen naar PowerPoint en/of Word vergt veel tijd, want veelal wordt – bij gebrek aan kennis – de data handmatig gekopieerd en geplakt, met het risico op overnamefouten omdat men de brondata nog niet ververst heeft. Dit is te voorkomen door een VBA-macro te maken die dit handmatig werk tot een minimum beperkt, maar dit is niet voor iedereen weggelegd. Een andere oplossing ligt in het werken met de dynamische dashboards in Excel en de gebruiker te trainen hiermee overweg te gaan. Voor sommige organisaties is dit een cultuuromslag. Als men eenmaal heeft leren werken met de dynamische dashboards is de weg vrij om de rapporten te publiceren en te presenteren in PowerBI.

Budgettering en liquiditeitsprognose in Excel

Een tweede toepassing waarin Excel veel gebruikt wordt is het maken van budgetteringen en liquiditeitsprognoses. Ofschoon er aparte softwarepakketten zijn om begrotingen te maken, voldoen de meesten niet omdat ze veelal uitgaan van een standaardindeling. Voor een effectieve begroting is een op maat gemaakt rekenmodel het beste vertrekpunt. In het rekenmodel kunnen bedrijfsspecifieke eigenschappen en voorwaarden worden meegenomen en kan de impact van diverse scenario’s op het resultaat worden doorgerekend. Dit onderdeel staat bekend als financial modelling.

Om een transparant, onderhoudsdarm en gebruikersvriendelijk model te maken is het hierbij nog meer van belang om deze op te zetten conform de wetten van effectief modelleren.
U zult onder andere rekening willen houden met de volgende aspecten:

• structuur van het rekeningschema en aanvullende dimensies voor oprol naar een hoger rapportageniveau;
• het niveau waarop u wenst te begroten;
• de tijdshorizon en de opzet daarvan in een dynamische tijdlijn;
• vastleggen van de uitgangspunten en variabelen in de vorm van parameters, lijsten en tabellen;
• verzamelen van de begrotingsgegevens;
• combineren van werkelijke gegevens;
• indeling van de rapporten.

Berekeningen en analyses in Excel

Het maken van analyses is bij uitstek een geschikte taak voor Excel. U kunt hierbij denken aan:

• investeringselectie;
• winstgevendheid per product of dienst;
• break-evenanalyse;
• scenario-analyse;
• buy or make;
• waardebepaling van het bedrijf;
• overhead-analyse;
• personeelsbeoordeling;
• stress analyse.

Dergelijke analyses dienen op maat gemaakt te worden zodat rekening gehouden kan worden met specifieke voorwaarden, uitgangspunten en lay-out van de gewenste output.
Bij bancaire instellingen dient men te voldoen aan speciale IFRS-eisen voor de bepaling van voorzieningen van uitstaande leningen. Zulke berekeningen kunnen nogal ingewikkeld worden in het geval er duizenden leningen zijn. De modellering van een dergelijk model heeft de nodige voeten in de aarde en vergt een professionele opzet, waarbij een deel van de doorrekeningen met behulp van Excel VBA geautomatiseerd worden.

Planningen in Excel

Excel kan toegepast worden voor het maken van diverse planningen zoals bijvoorbeeld:

• personeelsplanning;
• projectmanagement;
• capaciteitsplanning;
• productieplanning.

Ofschoon er aparte planningprogramma’s bestaan, zijn deze niet op maat gesneden. In Excel is het mogelijk om knelpuntcalculaties te maken alsmede weergave van de planning in de vorm van een Gantt-diagram.

Sjablonen in Excel

U kunt in Excel sjablonen maken voor diverse toepassingen zoals bijvoorbeeld:

• reiskostendeclaratie;
• enquête;
• factuur;
• offerte.

U kunt de invulvelden voorzien van gegevensvalidatie om de invoer te vergemakkelijken. Als u in Excel uit het Lint kiest: Bestand > Nieuw (File > New), dan ziet u allerlei voorbeeldsjablonen die u desgewenst kunt aanpassen.

Auteur: Tony De Jonker

Tony De Jonker verzorgt in cm: ook de rubriek Excel Tips en Trucs

Volg CMWeb op LinkedIn!