Hoe zit het met de WKR: wat vergoed wordt, wat onder loon valt, hoe groot uw vrije ruimte is, hoe u de regeling implementeert en meer. Cm: legt het uit aan de hand van een stappenplan.
Sinds 1 januari 2015 moeten alle werkgevers deze regeling verplicht toepassen. Het doel van de invoering van de werkkostenregeling was primair het verlichten van de administratieve lasten voor werkgevers en het verminderen van de uitvoeringskosten van de Belastingdienst.
De kern van de werkkostenregeling is het geven van de mogelijkheid aan werkgevers om aan werknemers vergoedingen en verstrekkingen toe te kennen en binnen de toegestane forfaitaire ruimte van een klein percentage van de fiscale loonsom heffingsvrij te verantwoorden. Bij overschrijding van deze zogenoemde vrije ruimte wordt het bedrag van de overschrijding als een eindloonbestanddeel, waarover de werkgever 80% loonheffing is verschuldigd, aangemerkt. Het is daarom zaak voor de financieel professional om goed zicht op het uitputten van de vrije ruimte in de administratie in te regelen en dit blijven te monitoren.
Stappenplan voor de invoering van de werkkostenregeling
Bij toepassing van de werkkostenregeling heeft een werkgever in beginsel twee keuzes:
- de vergoeding of verstrekking aan de werknemers is belast loon van de werknemers; of
- de vergoeding of verstrekking aan de werknemers wordt als eindheffingsloon in de binnen de werkkostenregeling beschikbare forfaitaire vrije ruimte ondergebracht, waardoor deze onbelast is, zolang de vrije ruimte niet wordt overschreden.
Om een begin met de invoering van de werkkostenregeling te maken kan de financieel professional aan de hand van onderstaand stappenplan een scan van de huidige situatie maken. In het kort werkt de invoering van de werkkostenregeling als volgt:
-
- inventariseer alle vergoedingen en verstrekkingen binnen de onderneming;
- bepaal of de vergoedingen of verstrekkingen loon zijn;
- bekijk of de vergoeding onder de gerichte vrijstellingen valt;
- bekijk of de vergoeding onder de nihilwaardering valt;
- bereken de vrije ruimte;
- bepaal of de vergoeding in de vrije ruimte moet worden ondergebracht;
- verdeel het budget;
- implementeer de werkkostenregeling;
- aangifte doen en betalen bij overschrijding van de vrije ruimte
E-learning: WKR: Secundaire arbeidsvoorwaarden met belastingvoordeel
In deze cursus van Finance Academy E-learning leert u alles over de werkkostenregeling, nihilwaarderingen, gerichte vrijstellingen, de vrije ruimte en vergoedingen.
Na het volgend van de e-learning bent u in staat om:
- een toelichting op primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden te geven;
- een omschrijving van het loonbegrip onder de werkkostenregeling te geven;
- begrippen als gerichte vrijstellingen, nihilwaardering, intermediaire kosten en vrije ruimte te omschrijven en daar voorbeelden van te noemen;
- de personeelskosten van een onderneming volgens de fiscale gevolgen van de werkkostenregeling uit te splitsen;
- een stappenplan voor de invoering van de werkkostenregeling in een onderneming te schetsen en dit te implementeren;
- advies geven over de administratieve verwerking van de werkkostenregeling.
Stap 1. Inventariseer alle vergoedingen en verstrekkingen binnen de onderneming
Voor de invoering van de werkkostenregeling moeten alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden aangewezen. In de praktijk betekent dit dat ze in speciale grootboekrekeningen voor de werkkostenregeling worden opgenomen of dat de werkgever een overzicht bijhoudt wat de werknemers hebben ontvangen en hoe de werkgever deze voordelen voor de werkkostenregeling behandelt.
Het inventariseren van alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen binnen de onderneming is veel werk, maar moet gebeuren. De financieel professional kan bijvoorbeeld nagaan of een onderneming fietsen vergoed aan haar werknemer, een fitnessregeling heeft, ieder jaar kerstpakketten verstrekt of cadeaus bij een jubileum van een werknemer geeft.
Analyseer in hoeverre de onderneming gebruik maakt van deze vergoedingen en verstrekkingen en hoeveel ze daar jaarlijks aan uitgeeft. Maak hier een duidelijk overzicht van, zodat het helder is wat wordt vergoedt, verstrekt of ter beschikking wordt gesteld en hoeveel de onderneming daar jaarlijks aan uitgeeft.
Daarnaast moet worden bepaald welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen de werkgever de komende jaren verwacht of bereid is te doen. Vervolgens hoe die onder de werkkostenregeling worden behandeld en wat eventueel moet worden aangepast. Daarbij kan overleg met de werknemers ook noodzakelijk zijn.
Stap 2. Bepaal of de vergoedingen of verstrekkingen loon zijn
Onder de werkkostenregeling mogen werkgevers een jaarlijks vastgesteld klein forfaitair percentage van de totale fiscale loonsom, de zogenoemde vrije ruimte, aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor werknemers besteden. De keuze om iets al dan niet onder de vrije ruimte te brengen, moeten werkgevers uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken maken. Dat wordt het genietingsmoment genoemd.
De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die geen loon zijn of geen belast loon, vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte. Ook loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals pensioen, valt niet onder de werkkostenregeling. De werkgever kan loon uit vroegere dienstbetrekking toch als eindheffingsloon aanwijzen in de uitzonderingssituatie dat de werkgever de werknemer daarnaast ook nog loon uitbetaalt waarop de arbeidskorting van toepassing is en als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.
Stap 3. Bekijk of de vergoeding onder de gerichte vrijstellingen valt
Voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen geldt een gerichte vrijstelling, waardoor er via aanwijzing als eindheffingsloon sprake is van onbelast loon zonder dat dit ten laste van de vrije ruimte gaat. Zo’n vrijstelling is over het algemeen van toepassing bij zaken waarbij het zakelijke element overheerst en er geen beloningsvoordeel voor de werknemer is, waardoor het niet wenselijk is om dit als belast loon te verwerken. Gerichte vrijstellingen gaan dan ook niet ten koste van de vrije ruimte, ondanks dat de werkgever ze wel als eindheffingsloon moet aanwijzen.
Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kunnen toch onbelast worden gegeven, zonder dat dit ten koste van de vrije ruimte gaat.
Lees ook: Thuiswerkkosten vergoeden met de WKR
Stap 4. Bekijk of de vergoeding onder de nihilwaardering valt
Voor bepaalde verstrekkingen en terbeschikkingstellingen geldt een nihilwaardering, waardoor er uiteindelijk geen sprake van belast loon is en dit ook niet ten laste van de vrije ruimte gaat. Nihilwaarderingen gelden alleen voor voorzieningen op de werkplek, zoals een telefoon of een computer, waarvan mag worden aangenomen dat het privé voordeel voor de individuele werknemer van (zeer) ondergeschikt belang is. Het gaat dan ook altijd om verstrekkingen of terbeschikkingstellingen, niet om vergoedingen.
Over verstrekkingen of terbeschikkingstellingen onder de nihilwaardering hoeft geen eindloonheffing te worden afgedragen. Deze bedragen kunnen bij het maken van de uitsplitsing dus worden uitgezonderd.
Stap 5. Bereken de vrije ruimte
Om te beginnen zal elke werkgever moeten berekenen wat in het vorige jaar de totale fiscale loonsom is geweest. Dat moet tegen het forfaitaire percentage voor de vrije ruimte worden afgezet. Daarbij mag rekening worden gehouden met de drempel van de tijdelijke verhoging in verband met de huidige Coronacrisis als onderdeel van het economische steun- en herstelpakket.
De berekende vrije ruimte is de ruimte die de werkgever heeft om zijn werknemers in het lopende jaar onbelast vergoedingen en verstrekkingen te kunnen doen.
Stap 6. Bepaal of de vergoeding in de vrije ruimte moet worden ondergebracht
Als de vergoeding niet onder stap 3 of 4 valt, bepaal dan of de vergoeding in de vrije ruimte moet worden ondergebracht.
Een werkgever moet vooraf, dus niet achteraf expliciet in de administratie aangeven welke vergoedingen en verstrekkingen onder de vrije ruimte vallen. Afgezien van een paar uitzonderingen, bepaalt de werkgever zelf welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen de werkgever als eindheffingsloon (vrije ruimte) aanwijst en welke de werkgever als loon van de werknemer behandelt en normaal belast. De werkgever kan per werknemer een andere keuze maken. De kosten die onder de vrije ruimte vallen moeten inclusief btw worden verantwoord. In figuur 2 is een stroomschema van het stappenplan werkkostenregeling opgenomen.
Stap 7. Verdeel het budget
Omdat elke werkgever binnen de vrije ruimte wil blijven om zo de eindheffing van 80% te ontlopen, is het verstandig om de vrije ruimte over de vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever doet te verdelen. Voor sommige uitgaven is dat goed te budgetteren, zoals de uitgaven voor het kerstpakket en het personeelsuitje, daarvoor kunnen de uitgaven van het vorige jaar als uitgangspunt dienen. Anders is het natuurlijk gesteld met vergoedingen en verstrekkingen waarvan niet vooraf zeker is of en hoeveel werknemers er gebruik van zullen maken, zoals de ‘fiets van de zaak’ en bedrijfsfitness. Toch is het verstandig ook daarvoor vooraf een bepaald budget te bepalen zodat er in ieder geval ruimte is waar de werknemers gebruik van kunnen maken en tegelijkertijd de beschikbare vrije ruimte niet wordt overschreden.
De werkgever kiest een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen, die hij aan zijn werknemers wil vergoeden en/of verstrekken en stelt een budget in. Het budget wordt real time bijgehouden. Hier wordt in stap 8 aandacht aan besteed.
Stap 8. Implementeer de werkkostenregeling
Als alle gegevens bekend zijn, moet de werkkostenregeling nog worden geïmplementeerd. Dat betekent onder andere dat de werknemers over alle mogelijkheden die de werkkostenregeling biedt moeten worden geïnformeerd. Als dat tot een aanpassing van de secundaire arbeidsvoorwaarden leidt, moet eventueel aanvullende documentatie, zoals aanvullingen op de bestaande arbeidsovereenkomsten en informatie over de verrekenwijze worden opgesteld.
Stap 9. Aangifte doen en betalen bij overschrijding van de vrije ruimte
Voor zover de totale omvang van de toegekende vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijft, hoeven de vergoedingen en verstrekkingen niet administratief per individuele werknemer te worden verantwoord, hetgeen de administratieve lasten van de werkgever op het eerste oog aanzienlijk beperkt. Bij overschrijding van de omvang van de vrije ruimte wordt het bedrag van de overschrijding als een eindloonbestanddeel aangemerkt, waarover de werkgever 80% loonheffing is verschuldigd. Aangezien loonheffing een werkgeverslast is, gaat de heffing geheel buiten de individuele werknemer om en hoeft de belasting ook niet per individuele werknemer te worden geadministreerd.
Uit de meest recente evaluatie blijkt wederom dat de werkkostenregeling nog steeds niet uitblinkt in de gewenste eenvoud. Het zal dus vooralsnog behelpen blijven. Uitgangspunt blijft wel dat de meeste zo niet alle werkgevers zich willen houden aan de wet en dus goed willen doen. Gegeven de complexiteit van de regeling kunnen daarbij een aantal gouden regels in acht worden genomen:
- keep it simple; veel werkgevers creëren zelf al dan niet ongemerkt nodeloos ingewikkelde arbeidsvoorwaarden. Bedenk telkens voordat een arbeidsvoorwaarde wordt ingevoerd of gewijzigd waarom dat gebeurt en op welke wijze dat administratief en fiscaaltechnisch kan worden verwerkt. De financieel professional speelt daar een belangrijk rol bij;
- zorg voor een duidelijke en zo volledig mogelijk inventarisatie van de vergoedingen en verstrekkingen binnen de onderneming en een stroomschema van de fiscale uitwerking daarvan. Houd daarbij rekening met de boekingsgang en de onderbouwing van de verschillende posten;
- monitor op regelmatige basis of de weerslag van de werkelijkheid in de financiële administratie en in de salarisadministratie in overeenstemming is met hetgeen is geprognosticeerd.
Auteur: Drs. Ron Kieft RA, zelfstandig consultant op het gebied van administratieve organisatie, interne controle en financieel management.
Finance Academy E-learning
Leeromgeving Finance Academy E-learning bevat cursussen met een breed scala aan onderwerpen die voor controllers van belang zijn. Met het platform kunt u uw leerdoelen verwezenlijken en kennis vergaren om op de toekomst voorbereid te zijn volgens de nieuwe richtlijn voor Permanente Educatie. Maak nu kennis en profiteer van 10 procent korting op een abonnement. U kunt ook geheel vrijblijvend een gratis e-learning proberen om de omgeving te leren kennen.
