Dashboards worden steeds populairder, maar het is aan de controller om een verhaal te vertellen aan de hand van de cijfers. Het dashboard is daarbij ondersteunend en niet het doel. Zeven stappen om jouw verhaal succesvol over te brengen met behulp van je dashboard.
Dashboards creëren in Power BI neemt een toevlucht bij veel organisaties. In de praktijk blijkt het toepassen van grafieken in Power BI vrij simpel, het inladen en verversen van de juiste, tijdige en volledige data, daar zit vaak nog de uitdaging. Dus technisch is het mogelijk om een prachtig visueel dashboard te maken, waarin je kunt in- en uitzoomen. Hier zit echter ook de grote valkuil voor veel controllers, dat het dashboard het doel wordt en niet het middel. Hier volgen zeven stappen om jouw verhaal succesvol over te brengen met behulp van je dashboard.
Realiseer je: jouw kernboodschap aan je stakeholders is je doel en je dashboard is het middel!
Stap 1: Verzamelen, analyseren en interpreteren van de informatie
Vanuit rapportages en/of dashboards analyseer en interpreteer je de cijfers. Neem hiervoor de tijd en bepaal voor jezelf welke informatie je vanuit de business of collega’s nodig hebt om de cijfers en verschillen in cijfers te verklaren. Centraal staat dat je begrijpt wat het verhaal is van deze cijfers. Neem hierin ook de ontwikkelingen mee binnen- en buiten het bedrijf.
Stap 2: Start met je verhaal door je te verplaatsen in je doelgroep
De volgende stap is dat je vanuit je analyse start met het definiëren van je doelgroep, waaraan jij je boodschap gaat overbrengen. Wat is je belang van je doelgroep? Wat is het kennisniveau van je doelgroep? Vanaf welk niveau neem je hen mee in je verhaal. Waar staan zij ten opzichte van de boodschap die jij wilt gaan overbrengen. Staan ze ervoor open of zijn ze kritisch? Zorg dat je zoveel mogelijk van tevoren weet over je doelgroep.
Stap 3: De kern van jouw boodschap
Wat is de kern van jouw boodschap? Aan de hand van stap 1 is het zeer belangrijk om de kern van jouw boodschap te formuleren. Welke boodschap wil jij overbrengen? Deze vraag dient centraal te staan voordat je jouw dashboard gaat creëren in power BI. Welke argumenten en/of onderbouwing ondersteunen je hierbij optimaal. Formuleer de kern van je boodschap in één zin. Dit kun je doen door de feiten en details vanuit stap 1 samen te vatten in je kernboodschap.
Stap 4: Bepaal de vorm van jouw boodschap
Nadat je bepaald hebt wat je wilt overbrengen aan je stakeholders is het belangrijk dat je weet welke vorm van communicatie werkt voor hen. Wat voor type personen zitten in je publiek? Zijn zij gericht op hoofdlijnen of juist op de details? Houden zij van feiten of juist van levendige verhalen? Dit is belangrijk om te zorgen dat je jouw publiek boeit en interesseert met jouw verhaal. Vanuit onderzoek weten we dat beelden en tekeningen vaak verhelderend werken en dat je tekst in een PowerPoint zoveel mogelijk dient te beperken.
Stap 5: Creëer een dashboard dat jouw verhaal ondersteunt
Zodra jij van je doelgroep weet wat zij belangrijk vinden, welke vorm van presenteren hen aanspreekt en je jouw kernboodschap helder hebt, dan kun je een dashboard creëren dat jouw kernboodschap en verhaal ondersteunt. Let daarbij op dat je jezelf tot de kern beperkt en waar nodig kunt inzoomen naar details. Power BI is een uitstekende tool om tijdens een presentatie in en uit te zoomen. Houd je dashboard simpel, zodat je het helder uit kunt leggen. Maak gebruik van de visualisaties, dan heb je de meeste kans dat je boodschap blijft hangen bij je publiek.
Stap 6: Concrete voorbeelden – vergelijkingen
Breng je dashboard tot leven met concrete voorbeelden, metaforen of analogieën. Geef concrete voorbeelden van wat je bedoelt. Wat vaak helpt is om vergelijkingen te maken die aanspreken. Hoe concreter het voorbeeld, des te meer dit gaat leven bij de doelgroep. Dit kun je ook bij jezelf nagaan, welke presentatie of welk gesprek is bij jou blijven hangen en waarom?
Stap 7: Zoek de interactie op
Storytelling is geen monoloog, maar een dialoog. Betrek je publiek bij jouw verhaal door hen vragen te stellen of deponeer een stelling. Hierdoor gaat jouw verhaal leven bij je publiek en krijg jij informatie hoe jouw publiek in de wedstrijd zit. Daarnaast ervaar je vaak meer betrokkenheid als je je publiek betrekt.
Wekelijks kijkt een professional uit ons cm: nieuwspanel terug op het nieuws. Deze week: Erik Boon, oprichter van De Effectieve Financial, trainingsbureau voor financials, en lid van Financials For Financials. Met medewerking van Katinka Toet, sprekerscoach bij De Effectieve Financial.
