Organisaties krijgen met cloud computing tegen minimale kosten de beschikking over functionaliteiten waarvoor geen grote investeringen meer nodig zijn. Veel organisaties stappen daarom ook over. Hoe ziet zo’n project eruit voor een financial?

De ICT-Infrastructuur van een organisatie is het geheel aan ICT-voorzieningen dat nodig is om een organisatie bij een reeks van bedrijfskundige processen, zoals financiën, logistiek, planning, verslaglegging, rapportages en communicatie, te ondersteunen. Dat wordt mogelijk gemaakt door het verwerken, opslaan en transporteren van digitale data. Ook het beveiligen en beheren van die data wordt daar toe gerekend.

Een traditionele ICT-afdeling beschikt over ingekochte apparatuur, systeembeheerders en service contracten voor periodiek onderhoud, back up en recovery en uitbreidingen. Het gevolg is dat de ICT-afdeling complex is, waarbij bedrijfsprocessen van meerdere interne en externe partijen afhankelijk zijn en coördinatie veel overhead oplevert.

Cloud computing zorgt voor het centraliseren van alle taken, het consolideren van alle servers en het onderhouden en creëren van nieuwe mogelijkheden om ICT-voorzieningen makkelijk aan cloud service providers uit te besteden.

Een breed geaccepteerde definitie van cloud computing is die van het National Institute of Standards and Technology (NIST, Verenigde Staten). Deze definitie luidt: ‘Cloud computing is een model voor het snel beschikbaar stellen van overal beschikbare on demand netwerktoegang tot een gedeelde pool van configureerbare ICT-middelen, zoals netwerken, servers, opslag, applicaties en diensten, met een minimum aan managementinspanning of interactie met de dienstverlener. Dit cloud model is samengesteld uit vijf essentiële kenmerken, drie soorten clouddiensten en vier toepassingsmodellen. Dit cloud model wordt in dit hoofdstuk toegelicht.

De belangrijkste kenmerken van cloud computing zijn:

1. Cloud computing biedt diensten direct aan;
2. Een clouddienst is via standaard technologieën toegankelijk;
3. Een clouddienst is makkelijk schaalbaar;
4. Bij een clouddienst worden ICT-voorzieningen gedeeld;
5. Een cloud service provider gaat efficiënt met capaciteit om.

Cloud strategie

Het gebruik van clouddiensten kan belangrijke voordelen voor de bedrijfsvoering hebben. Om clouddiensten in te zetten is een zorgvuldige voorbereiding en een planmatige,

gefaseerde aanpak nodig. In dit artikel wordt een stappenplan gepresenteerd dat organisaties helpt bij de besluitvorming over en het op een projectmatige wijze implementeren en beheren van een clouddienst.

1. Bepalen business drivers

Cloud computing is vaak een wens van het management of van de medewerkers. Zij hebben hun eigen business drivers, redenen en motieven om als organisatie in de cloud te stappen.

De business drivers (drijfveren) voor het management zijn:

1, alignement met organisatiestrategie;
2. voldoen aan wet- en regelgeving;
3. kostenbesparing;
4. concentreren op kernactiviteiten;
5. verhogen van de productiviteit.

Medewerkers hebben vooral behoefte aan:

6. gebruikersgemak.

Uit onderzoek van Smart Profile in 2020 is gebleken, dat bijna vijf op de tien respondenten aangeeft zoveel mogelijk op cloud technologie in te zetten. Die strategie is er op gericht, daar waar het kan, voor een cloud oplossing te kiezen. Een niet veel kleiner deel van de respondenten geeft aan de best of breed methode te kennen. Per topic wordt gekeken wat de beste oplossing is, dat kan cloud zijn, maar soms ook niet.

2. Opstellen businesscase

Een veel gebruikt hulpmiddel om te besluiten om al dan niet niet met een project te beginnen is het opstellen van een businesscase. Deze brengt alle factoren die bepalend zijn voor de beslissing op een systematische manier in kaart: de voor- en nadelen en de risico’s van het project. Dat maakt een zorgvuldige en zakelijke afweging mogelijk.

Het opstellen van een businesscase voor een cloud project valt in de volgende deelstappen uiteen:

1. ontwikkel enkele alternatieve invullingen voor het project; bijvoorbeeld verschillende migratiestrategieën;
2. evalueer de voor- en nadelen en bepaal de risico’s van deze alternatieven;
3. vergelijk de alternatieven en bepaal welke invulling van het project wordt gekozen;
4. documenteer de afweging in de vorm van een businesscase.

3. Uitvoeren haalbaarheidsonderzoek

Door middel van een haalbaarheidsonderzoek kan de geschiktheid van cloud computing voor een organisatie worden bepaald. Twee factoren zijn van cruciaal belang om de (mogelijke) vorm van ICT-dienstverlening voor een organisatie vast te stellen:

1. elasticiteit en schaalbaarheid;
2. opleidings- en ontwikkelkosten

1. Elasticiteit en schaalbaarheid

Een clouddienst kan het elasticiteitsniveau van een organisatie vergroten. Zowel infrastructuren (IaaS) als platformen (PaaS) als softwaregebruik (SaaS) maken een elasticiteitsniveau mogelijk dat niet makkelijk met traditionele oplossingen is te bereiken.

Binnen cloud computing is schaalbaarheid (economies of scale) het gemak waarmee het serviceniveau van clouddiensten zonder grote investeringen kan worden verhoogd of verlaagd. Organisaties die gebruikmaken van cloud computing kunnen capaciteitsvraagstukken daardoor sneller oplossen.

2. Opleidings- en ontwikkelkosten

Bij gebruik van dienstverlening in de cloud hoeven organisaties niet zelf te investeren in en af te schrijven op de ICT-voorzieningen. In plaats daarvan betalen zij naar gebruik, wat de kosten voorspelbaar maakt. Bovendien kan het schaalvoordeel van cloud computing dat de dienstverlener geniet voor de gebruikersorganisatie tot lagere kosten leiden via het in rekening gebrachte tarief.

4. Opstellen van een projectplan

De inhoud en omvang van een projectplan hangen samen met de omvang en complexiteit van een project. Een goed projectplan hoeft echter niet omvangrijk te zijn. Belangrijker is dat alles wat in het plan moet staan er ook in staat. Bedenk daarbij steeds waar het projectplan voor bedoeld is: voor alle betrokkenen helder maken wat er moet gebeuren en hoe dat moet gebeuren.

Belangrijke onderdelen van een projectplan zijn:

a. een beschrijving van het doel, de te bereiken resultaten, de scope en de randvoorwaarden van het project;
b. een activiteitenplan, waarin wordt aangegeven wie welke activiteiten uitvoert;
c. een planning en een begroting.

5. Selecteren van de dienst en cloud service provider

De aanleiding om op zoek te gaan naar een clouddienst is vaak onvrede met een huidig systeem. Bijvoorbeeld omdat een systeem verouderd of niet op afstand te gebruiken is of de organisatie behoefte heeft aan nieuwe functionaliteit. Bijvoorbeeld omdat een organisatie van een handmatige proces naar een geautomatiseerd proces wil overstappen.

Door voor de eigen organisatie te beschrijven hoe de betreffende processen zijn ingericht, welke gegevens er binnen de processen worden aangemaakt en gebruikt en door in kaart te brengen hoe de ‘gegevensstromen’ door de verschillende processen heen lopen kan een goede representatie van de ICT-infrastructuur worden gemaakt. Die beschrijving ICT-infrastructuur dient als basis om te beoordelen welke processen kunnen worden uitbesteed of in de cloud worden opgehangen.

6. Sluiten van het contract

Een organisatie die een clouddienst wil afnemen, sluit daarvoor een contract en eventueel een service level agreement (SLA).met een cloud service provider. Een SLA beschrijft het niveau van dienstverlening, afspraken over hoe te handelen bij verstoringen, maar ook procedures omtrent uitbreiding en doorontwikkeling van de clouddienst. Een ander belangrijk aandachtspunt in het kader van privacy is het sluiten van een bewerkersovereenkomst.

7. Zorgen voor de organisatorische randvoorwaarden

Een andere belangrijke stap waar een organisatie bij de implementatie van een clouddienst zorg voor draagt is het regelen van alle organisatorische zaken, zoals:

• eigenaarschap van gegevens en diensten;
• functioneel beheer en contractbeheer;
• identity management en accountbeheer (rollen en rechtenstructuur);
• informeren en trainen van medewerkers en andere stakeholders;
• ondersteunen en het inrichten van de helpdesk voor gebruikers van de dienst.

8. Zorgen voor de technische randvoorwaarden

Tot de technische randvoorwaarden worden de technische voorzieningen, zoals hardware, software en netwerkfaciliteiten om de informatievoorziening te kunnen realiseren gerekend. Dat betreft de aangeschafte en ontwikkelde ICT-producten en -diensten, en het beheer daarvan. Een organisatie moet voor ze tot implementatie overgaat alle technische zaken waar de organisatie zorg voor moet dragen regelen, zoals:

• de migratie van gegevens uit het oude systeem;
• het invoeren van de gebruikersgegevens;
• de capaciteit en beveiliging van de infrastructuur, zoals netwerken en internetverbindingen;
• de samenwerking van de clouddienst met andere diensten en systemen.

9. Acceptatie en gebruik

Als de organisatorische en technische randvoorwaarden zijn gerealiseerd is de volgende stap het implementeren en het in gebruik nemen van de clouddienst. Dat kan op zich ook weer in een aantal stappen worden onderverdeeld, te weten:

a. uitvoeren van een pilot met een beperkt aantal gebruikers;
b. uitvoeren van  een proefconversie om de gegevens van het bestaande systeem naar de clouddienst over te hevelen;
c. toetsen of de clouddienst aan het pakket van eisen en wensen voldoet;
d. formeel in gebruik nemen van de clouddienst;
e. activeren van de gegevens van het oude systeem;
f. evalueren van het project.

10. Beheer

Als het implementatieproject is afgerond is de clouddienst in gebruik. Voor de organisatie is het van belang dat de clouddienst de bedrijfsvoering blijft ondersteunen, niet alleen nu maar ook in de toekomst. De activiteit die daarvoor zorg draagt, heet ‘beheer’.

Bij cloud computing wordt een aantal deelprocessen van functioneel beheer belangrijker:

1. identity management en accountbeheer;
2. portfoliomanagement;
3. contractmanagement.

Financieel managers, medewerkers en adviseurs kunnen bij het formuleren van de business drivers, het opstellen van de businesscase en het uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek hun toegevoegde waarde laten zien, zelfs als de bijdrage zich tot het louter stellen van de juiste vragen zou beperken.

Finance Academy E-learning

Leeromgeving Finance Academy E-learning bevat cursussen met een breed scala aan onderwerpen die voor controllers van belang zijn, zoals deze e-learning over de datagedreven organisatie. Met het platform kunt u uw leerdoelen verwezenlijken en kennis vergaren om op de toekomst voorbereid te zijn volgens de nieuwe richtlijn voor Permanente Educatie. Maak nu kennis en profiteer van 10 procent korting op een abonnement. U kunt ook geheel vrijblijvend een gratis e-learning proberen om de omgeving te leren kennen.

Volg CMWeb op LinkedIn!