Om snel te kunnen starten met een veelgebruikte indeling met features als voorgebakken formules of conditionele opmaak, zijn Excel-sjablonen een handige feature. Het is eenvoudig om er zelf eentje te maken en toe te voegen. Cm: laat zien hoe dat werkt.

Waarom sjablonen (templates)?

Een sjabloon is een werkmap met al voorgebouwde formules, tabellen en indelingen om gestandaardiseerde taken snel uit te kunnen voeren. Een goede toepassing van zo’n mal is bijvoorbeeld een winst- verliesrekening voor een klein bedrijf. Dat zijn vaak documenten met redelijk gestandaardiseerde eisen wat betreft de gegevens die erin moeten. Een voorgemaakte spreadheet maakt dit werk makkelijker.

Er is al het een en ander beschikbaar voor simpele taken, maar als u dieper wilt gaan dan het standaardaanbod, bijvoorbeeld voor het aanmaken van tabellen voor een jaarverslag, moet u vaak uitwijken naar het aanbod van derden. Ook is het mogelijk om uw eigen format aan te houden en een sjabloon te maken van bijvoorbeeld een spreadsheet die u veel gebruikt, door een kopie te maken, de data te verwijderen en alleen de formules, opmaak en andere elementen te behouden. Daar geven we op het eind een voorbeeld van.

Een simpel sjabloon gebruiken

Waarschijnlijk heeft u al eens een sjabloon gebruikt of in ieder geval gezien, want ze duiken op zodra u een nieuw document aanmaakt met Bestand > Nieuw (File > New). Onder de lege werkmap staan diverse simpele schema’s met voorgebakken formules en opmaak al gereed voor gebruik. U kunt hier een sjabloon selecteren of via de zoekbalk bijvoorbeeld ‘balans’ te tikken, waarna resultaten verschijnen als onderstaande sjabloon van een simpele resultatenrekening met booleaanse formules erin.

Meer sjablonen toevoegen

Er is een aantal sjablonen al beschikbaar in uw Excel-installatie, maar daarnaast kunt u nieuwe downloaden. Microsoft heeft zelf gratis sjablonen maar ook premium-versies die worden aangeboden aan abonnees. Daarnaast zijn er sites van derden. Ook is het mogelijk om ze zelf te maken of om bestaande naar wens aan te passen en toe te voegen aan de map sjablonen. Daar gaat we hieronder verder op in.

Een goede bron voor sjablonen die we op cmweb al eerder hebben aangehaald in een van onze artikelen over Gantt-grafieken is Vertex42. De templates van Vertex42 zijn overigens ook te downloaden als versie voor Google Spreadsheets, een Excel-alternatief dat momenteel vooral in het onderwijs in opkomst is. Hetzelfde geldt voor business-spreadsheets.com. Voor een premiumversie op deze sites betaalt u per stuk en de prijzen lopen uiteen van enkele tientjes tot zo’n honderd euro. Van alle spreadsheets zijn overigens wel gratis proefversies beschikbaar, zodat u weet wat u daarvoor koopt.

Zelf een sjabloon maken

Voor veel financials die vaak dezelfde opmaak gebruiken, is het misschien ook handig om zelf een sjabloon aan te maken. Mensen neigen zelf al vaak een lege versie met juiste opmaak en formules te gebruiken en te kopiëren voor een nieuwe versie, maar daarmee lopen ze het risico het eigenlijke sjabloon te overschrijven tijdens een moment van onoplettendheid. Beter is het om deze versie van de spreadsheet te voegen als persoonlijk sjabloon in Excel. Daardoor is het mogelijk om het sjabloon steeds op te roepen zonder risico per ongeluk bewerkingen te maken in het origineel.

Voordat u persoonlijke sjablonen kunt opslaan in het sjabloonformaat .xltx, moet u eerst een verwijzing maken in de instellingen naar de map waar ze worden opgeslagen. Daarvoor selecteert u Bestand > Opties (File > Options). Ga naar tabblad Opslaan (Save) en wijs naast Standaardlocatie van persoonlijke sjablonen (Default personal templates location) een locatie toe voor sjablonen. Deze map staat al in Documenten en is in de standaardconfiguratie genaamd Aangepaste Office-sjablonen (Custom Office Templates). Dit kunt u zien door naar Documenten te navigeren en de onderliggende map te controleren. Het pad wordt dan C:\Gebruikers\[Gebruikersaam]\Documents\ Custom Office Templates.

Zo heeft u ervoor gezorgd dat de inhoud van deze map automatisch wordt weergegeven onder Privé (Private), in sommige versies Persoonlijk (Personal), als u kiest voor Bestand > Nieuw (File > New) en een sjabloon wilt gebruiken.

Stel, we hebben de volgende lege balans opgemaakt, met simpele formules om activa en passiva door te zetten in werkkapitaalberekening:

Om deze als persoonlijk sjabloon toe te voegen, kiest u voor Bestand > Exporteren (File > Export). Daar kiest u voor Bestandstype wijzigen (Change File Type) en dubbelklikt u op Sjabloon (*xltx) (Template (*xltx)). Geef in dit dialoogvenster een naam op. NB: Controleer of het sjabloon ook daadwerkelijk in de juiste map wordt opgeslagen. Zo niet, navigeer dan handmatig naar Aangepaste Office-sjablonen. Klik op Opslaan (Save).

Hierna is het nieuwe sjabloon beschikbaar onder het tabblad Privé/Persoonlijk (Private/Personal) als u naar Bestand > Nieuw (File > New) gaat.

Volg CMWeb op LinkedIn!