Het is zomer, dus een ideale periode voor een feest. De personeelsverenigingen hebben een goed gevulde kas en ook bedrijven hebben de budgetten van voorgaande jaren vaak niet volledig opgebruikt. Kortom er kan flink worden uitgepakt. Goed om eens stil te staan bij de fiscale consequenties van een feest. Want achteraf een flinke naheffing ontvangen klinkt niet bepaald als een feestje.
Allereerst de vraag wanneer de kosten van een feest aftrekbaar zijn. Het is natuurlijk een grijs gebied en regelmatig onderwerp van discussie. In hoeverre zijn kosten die zowel een privé-element als een zakelijk element hebben aftrekbaar? Want een feest kan dan wel bedoeld zijn voor de zakelijke relaties van uw onderneming. En het doel zal het onderhouden van uw zakelijke netwerk zijn, feit blijft dat er op een feest wordt gegeten en gedronken en dan is er al snel sprake van privé-element. In hoeverre zijn deze kosten aftrekbaar? Uitgaven die voor een onderneming zijn gedaan en op zakelijke overwegingen berusten, kunnen ten laste van het resultaat worden gebracht. Daarbij heeft de inspecteur niet de bevoegdheid te toetsen of de uitgaven ook zakelijk verantwoord waren. Hij heeft dus niet het recht om de doelmatigheid van de gemaakte kosten te beoordelen, kortom hij mag niet op de stoel van de ondernemer gaan zitten. Immers op welke manier de onderneming wordt gedreven, welk zakelijk karakter eraan wordt gegeven is aan de ondernemer zelf.
Zakelijkheid feest onderbouwen
Als randvoorwaarde geldt dat het niet mag gaan om uitgaven die kunnen worden bestempeld als privé-uitgaven. Maar waar ligt deze grens? In de praktijk blijkt het vaak lastig om zakelijke en privékosten te onderscheiden. Dit blijkt ook uit de vele jurisprudentie die hierover is. De Hoge Raad zoekt het criterium in de vraag of de uitgaven op basis van zakelijke dan wel persoonlijke overwegingen zijn gedaan. Om aftrekbaar te kunnen zijn, dient de onderneming aannemelijk te maken dat de uitgaven op grond van zakelijke overwegingen zijn gedaan. Maar ook de zakelijke belangen van de onderneming kunnen worden beïnvloed door persoonlijke omstandigheden. Dat is het geval bij uitgaven voor feesten rondom de persoon van de ondernemer. Kortom een onderneming dient de zakelijkheid van het feest te waarborgen. Zorg dus voor een gastenlijst of andere onderbouwing waarmee dit kan worden aangetoond.
Personeelsfeest?
Hoe zit het nu als het een personeelsfeest is? Zit er dan ook een privé-element in? De crux zit hem dan niet zozeer in het feit of er sprake is van een privé-element, immers een inspecteur die stelt dat het personeel van een onderneming niet als zakelijk bestempeld kan worden zullen we niet aantreffen. Denk aan elementen als teambuilding. Echter, het risico hierbij is dat er sprake is van bevoordeling van het personeel. Oftewel, dat personeel meer van de onderneming krijgt, waardoor het in de loonsfeer terechtkomt. Om dit op te vangen krijgt de onderneming te maken met de werkkostenregeling (WKR).
Feest en de werkkostenregeling
De werkkostenregeling is in het leven geroepen om als werkgever onbelaste vergoeding aan werknemers te kunnen geven zonder dat dit direct in de loonadministratie verwerkt hoeft te worden. De wetgever heeft als doel hiermee de administratieve lasten voor de werkgever te verminderen.
In het kort komt het erop neer dat via de werkkostenregeling een werkgever een jaarlijks vastgesteld percentage van het totale (fiscale) loon binnen zijn onderneming belastingvrij aan zijn werknemers mag betalen. Dit wordt de vrije ruimte genoemd. Over het bedrag dat hierboven wordt uitgekeerd moet 80 procent eindheffing worden betaald.
Binnen de werkkostenregeling zijn er een aantal uitzonderingen:
– gerichte vrijstellingen die buiten de vrije ruimte vallen;
– bepaalde verstrekkingen mogen op nihil gewaardeerd worden;
– sommige aanspraken kunnen belastingvrij worden verstrekt;
– loon in natura wordt gewaardeerd op factuurwaarde.
In beginsel zijn alle verstrekkingen aan het personeel loon. Hierbij heeft de wetgever het niet alleen over het salaris, maar ook over een kerstpakket, een personeelsfeest of een maaltijd die ter beschikking wordt gesteld.
Verruiming vrije ruimte WKR 2022
Waar ten tijde van de coronapandemie er in 2020 en 2021 een verhoogde vrijstelling van toepassing was in de WKR, is dit vanaf 2022 niet meer het geval. In 2022 geldt voor de eerste 400.000 euro een opbouw van de vrije ruimte van 1,7 procent. Over het bedrag boven de 400.000 euro wordt het opbouwpercentage 1,18. Kortom de vrije ruimte is weer wat kleiner geworden.
Locatie van het feest
Allereerst is van belang waar het feest georganiseerd wordt. Daarbij kan er onderscheid gemaakt worden tussen een feest op eigen locatie en een feest op een externe locatie. Wat zijn de verschillen?
Feest op de werkplek
Bij een feest op de werkplek zijn de verstrekte consumpties onbelast binnen de werkkostenregeling. Dit geldt ook voor werknemers van andere vestigingen, locaties en kantoren als deze bij dezelfde werkgever horen. Wanneer de werkgever de concernregeling toepast, is de onbelaste verstrekking van toepassing voor alle entiteiten binnen het concern. Voor personeelsfestiviteiten op de werkplek met een gezamenlijk karakter geldt een specifieke nihilwaardering.
Consumpties tijdens personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten
Consumpties zijn onbelast, maar de wetgever maakt onderscheid tussen consumpties en maaltijden. Wanneer de werkgever ook een maaltijd verstrekt tijdens het feest dan geldt in 2022 een normbedrag van 3,35 euro per maaltijd. Dit kan zijn voor een ontbijt, een lunch of het avondeten. Dit normbedrag van 3,35 euro is in principe belast loon voor de werknemers. Maar men kan er ook voor kiezen dit bedrag in de vrije ruimte van de WKR te laten vallen.
De gevolgen voor de werkkostenregeling zijn hierbij verschillend naar gelang de locatie van het feest, op de werkplek of extern.
Feest op een externe locatie
Feesten op een externe locatie zijn loon voor de werknemer voor een evenredig deel van de kosten (inclusief eventuele consumpties en maaltijden). In de praktijk wordt er vaak voor gekozen dergelijke feesten in de vrije ruimte van de WKR te laten vallen. Bij een extern personeelsfeest in concernverband moeten de kosten verdeeld worden over de individuele werkgevers naar rato van het aantal deelnemende werknemers, behalve als de werkgever de concernregeling toepast. Bij een externe activiteit waarbij het zakelijk karakter overheerst en het feestelijk karakter niet meer dan bijkomstig is, hoeven de totale kosten niet gesplitst te worden in zakelijke en consumptieve kosten. De consumpties zijn dan onbelast.
Wat wellicht interessant is, is dat educatie onbelast is. Als u toch buiten de werkplek een feest wilt houden, kijk dan eens goed naar de invulling van het feest. Wellicht vinden er ook teambuildings- of trainingsactiviteiten plaats. Deze kunnen onbelast worden verstrekt. Splits de kosten dan in een feestelijk en een educatief deel.
De feestdagen
Heeft uw onderneming aan het einde van het jaar nog vrije ruimte over binnen de werkkostenregeling of wilt u vanwege de feestdagen nog een extra feest organiseren? Bij de organisatie van een sinterklaas- en/of kerstfeest voor de kinderen van de werknemers zijn er twee mogelijkheden.
De werkgever organiseert het feest op de werkplek, bijvoorbeeld in de kantine. Zo’n feest is geen loon voor de werknemers. Echter als u de kinderen en/of uw werknemers een cadeau meegeeft, dan is dat wel loon voor de werknemer. Deze kunt u weer ten laste van de vrije ruimte van de WKR laten vallen. In de situatie dat de werkgever dit extern organiseert, bijvoorbeeld de klassieke kerstborrel, dan zijn de waarde van het feest en de eventuele bijbehorende cadeaus aan te merken als loon voor de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen waardoor het in de vrije ruimte kan vallen.
Drive-through
Hetgeen aan populariteit heeft gewonnen tijdens de coronapandemie is een (kerst)viering via een drive-through. Aangezien het denkbaar is dat dit een terugkerend fenomeen is, heeft recentelijk de belastingdienst ook gereageerd op de fiscale gevolgen van een dergelijke drive-through. Ook in die situatie is het bepalend of de drive-through behoort tot de werkplek, bijvoorbeeld op het eigen terrein of de eigen parkeerplaats van de werkgever. Is dit het geval, dan is het feestje onbelast, anders niet. (Let op, de cadeaus vallen wel weer in de belaste sfeer.)
Inzetten personeelsvereniging
Grote feesten geven in de praktijk vaak fiscale problemen. Dit komt door de hoge kosten hiervan, waardoor deze niet of niet volledig kunnen worden ondergebracht in de vrije ruimte. Een werkgever is hierover dan 80 procent eindheffing verschuldigd. Valt dit niet te voorkomen?
Jawel, met een beetje goede planning kunt u deze heffing ontlopen. Dit doet u door het inzetten van een personeelsvereniging. De voorwaarde is dat de werkgever niet meer dan de helft van de bijdrage voor zijn rekening neemt. Vervolgens kan de personeelsvereniging het personeelsfeest organiseren zonder dat hierover belasting verschuldigd is. Immers de personeelsvereniging kan de helft van het feest financieren, waardoor dit gedeelte niet als loon aangemerkt hoeft te worden.
Btw ook zo’n feestje?
De btw op de kosten voor personeelsfeesten is aftrekbaar als voorbelasting als op het personeelsfeest alleen werknemers aanwezig zijn. Komen er ook relaties of klanten, dan is de btw voor dit deel niet aftrekbaar.
Waar u wel op dient te letten is dat u bij personeelsvoorzieningen te maken krijgt met het Besluit uitsluiting aftrek van voorbelasting (BUA). De wetgever wil niet dat de werkgever onbeperkt en indirect via werknemers profiteert van btw-vrije verstrekkingen. Daarom mag het ‘privévoordeel’ per werknemer niet meer dan 227 euro (exclusief btw) zijn per jaar.
Een lastige btw-regeling om in de gaten te houden, zorg ervoor dat dit op een adequate manier wordt bijgehouden in de administratie. Het is nog goed te vermelden dat u bij de kosten die u onderbrengt in de vrije ruimte van de WKR rekening dient te houden met de bedragen inclusief btw. Ook als u de voorheffing wel terug mag vragen. Richt uw administratie hierop in, of maak een aparte onderbouwing.
Wees voorbereid Het organiseren van een feest is vaak een leuke aangelegenheid, echter als u dit zakelijk op de juiste manier wilt verantwoorden en het op een zo gunstige mogelijke manier fiscaal wilt doen is het verstandig hier goed over na te denken. Tevens is het goed om daarbij de werkkostenregeling en de daarbij behorende gerichte vrijstellingen op een zo’n gunstige mogelijke manier te benutten.
Auteur: Bas Middeldorp
Bas Middeldorp AA RB is adviseur bij Trivent accountants & belastingadviseurs
(b.middeldorp@trivent.nl)
Dit artikel is verschenen in cm: 2022, afl. 6.
