Wat zijn de btw-gevolgen van thuiswerken?

Thuiswerken is tegenwoordig enorm populair. Wat zijn de btw-gevolgen als een btw-ondernemer voor zijn eigen thuissituatie goederen of diensten aanschaft of voor de thuissituatie van zijn werknemer goederen of diensten aanschaft?

Veel btw-ondernemers schaffen producten of diensten aan om hun thuiswerkplek te faciliteren. Zij hebben in principe recht op btw-aftrek voor het faciliteren van hun werkruimte als ze deze werkruimte gebruiken voor hun met btw-belaste omzet. Hierbij is het van groot belang dat de factuur de correcte tenaamstelling heeft van de btw-ondernemer en aan hem is gericht.

Btw op kosten die volledig toerekenbaar zijn aan de werkruimte, waarmee volledig met btw-belaste omzet wordt gegenereerd, is volledig aftrekbaar. Denk hierbij aan een computer die volledig zakelijk wordt gebruikt of een bureaustoel. De btw-ondernemer moet wel aannemelijk maken dat de aangekochte producten volledig toerekenbaar zijn aan de werkruimte die wordt gebruikt voor met btw-belaste omzet.

Een werkruimte is veelal gevestigd in een privéwoning. Dit betekent dat bijvoorbeeld internetabonnementen, energiekosten en schoonmaakkosten betrekking hebben op de gehele woning. Dit heeft als gevolg dat de btw die betaald is over deze kosten niet slechts ziet op kosten die toerekenbaar zijn aan de werkruimte die wordt gebruikt om btw-belaste omzet te behalen. U moet dan bepalen in hoeverre de kosten toerekenbaar zijn aan de werkruimte. De meest gebruikte methode voor toerekening is btw-aftrek op basis van woonoppervlakte. Dit betekent dat als de werkruimte 20 procent van de woning beslaat, er recht is op 20 procent aftrek van de btw. Of dat, indien aannemelijk is dat het werkelijke privégebruik meer of minder bedraagt dan het normbedrag, het werkelijke privégebruik moet worden gecorrigeerd. De normbedragen (exclusief btw) 2021 zijn:

Btw en nieuwbouw

Dus ook de btw die drukt op de bouwkosten van een woon-werkpand van een btw-ondernemer is aftrekbaar in de mate waarin het pand zakelijk gebruikt wordt voor btw-belaste prestaties. Dat geldt ook voor de btw over de gemengde kosten voor de werkruimte, zoals energiekosten. De btw over die kosten is aftrekbaar voor het gedeelte van de kosten dat wordt aangewend ten behoeve van de exploitatie van de btw-belaste onderneming. De btw over de kosten voor de inrichting van de werkruimte zijn rechtstreeks toerekenbaar aan de btw-belaste activiteiten. Deze zijn dus volledig aftrekbaar.

De btw over energiekosten en schoonmaakkosten kan hij in verhouding aftrekken. 20 procent van de btw op deze kosten mag hij maandelijks aftrekken in zijn btw-aangifte.

Let op: zorg voor onderbouwing

Het is van groot belang dat u de aftrek van btw kunt onderbouwen als de belastingdienst hierom verzoekt. Het is cruciaal dat uit de administratie duidelijk blijkt hoe de btw-aftrek precies is berekend. Ondernemers dienen te beschikken over facturen die aan de factuurvereisten voldoen. Indien een btw-ondernemer geen onderbouwing kan geven voor de aftrek van btw, moet hij deze terugbetalen en wordt het bedrag eventueel verhoogd met boete en rente.

De thuiswerkplek van de werknemer

Als een werknemer de thuiswerkplek gebruikt om btw-belaste omzet mee te behalen en de factuur voor de inrichting van de thuiswerkplek op naam staat van de werkgever die btw-ondernemer is, dan is de btw in beginsel aftrekbaar. Daarbij is het van belang om te beoordelen of op grond van het Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting (BUA) aan het einde van het jaar een correctie moet worden toegepast op de in aftrek gebrachte btw. Dit geldt op het moment dat in de verstrekking aan de werknemers ook een privé-element aanwezig is en een werknemer meer dan 227 euro exclusief btw per boekjaar ontvangt. Houd in de administratie altijd een berekening voor de BUA bij. De te corrigeren btw moet worden aangegeven bij vraag 5b van de btw-aangifte. Per situatie moet dit beoordeeld worden, mede aan de hand van de tussen de werkgever en werknemer gemaakte afspraken over de thuiswerkplek. Het BUA is de meest toegepaste manier om de aftrek van de btw op kosten die een ondernemer weliswaar bedrijfsmatig maakt maar die ook een privékarakter hebben, te corrigeren. Er zijn ook kosten die primair in het belang van de onderneming worden gemaakt en waarbij het persoonlijk voordeel voor de werknemers, als daar al sprake van is, van ondergeschikt belang is. Voor deze kosten maakt het BUA een uitzondering en is een correctie niet aan de orde. In het BUA is de aftrek van btw uitgesloten voor de volgende uitgaven:

• Het geven van relatiegeschenken of andere giften aan niet (volledig) aftrekgerechtigden;
• De volgende prestaties aan werknemers:

•             het verstrekken van huisvesting;

•             het geven van gelegenheid tot sport en ontspanning;

•             het aanbieden van privévervoer

•             het uitkeren van loon in natura;

•             andere verstrekkingen voor persoonlijke doeleinden; en

•             kantineverstrekkingen.

Hieronder vallen ook de verstrekkingen aan de werknemer in het kader van thuiswerken. Het maakt daarbij wel uit of de werknemer bijvoorbeeld een kantoorinrichting voor de thuiswerkplek krijgt en niet meer hoeft terug te geven, of – zoals vaak bij de laptop het geval is – de werknemer de laptop alleen in bruikleen krijgt die bij einde dienstverband teruggegeven moet worden.

Berekening correctie BUA

De aftrek van btw wordt volledig uitgesloten als de verstrekkingen aan de werknemer per jaar meer bedragen dan 227 euro exclusief btw per boekjaar. De aftrek van btw is niet uitgesloten als de totale waarde van de onder het BUA vallende verstrekking ‘van geringe omvang’ is. Dit betekent dat de btw-aftrek in stand blijft als de waarde van de verstrekkingen (relatiegeschenk, gift of personeelsverstrekking) in een boekjaar niet meer bedraagt dan 227 euro (exclusief btw) per ontvanger (relatie, instelling, personeelslid). Als de waarde boven die grens komt, wordt de aftrek voor verstrekkingen aan dat individu in zijn geheel uitgesloten.

Onder ‘waarde’ moet worden verstaan: de aanschaffingskosten, kostprijs of voortbrengingskosten, exclusief btw. Bij goederen waarop normaal gesproken wordt afgeschreven geldt dat deze kosten worden gespreid over een periode van vijf jaar voor roerende zaken en tien jaar voor onroerende zaken.

Relatie met werkkostenregeling

Voor de loonheffingen is de Werkkostenregeling (WKR) verplicht van toepassing. Deze regeling bepaalt in welke mate vergoedingen en verstrekkingen van de werkgever aan de heffing van loonbelasting worden onderworpen. Op het eerste gezicht lijken de WKR en de btw vergoedingen en verstrekkingen van de werkgever aan de werknemer gelijk te behandelen, maar toch zijn er veel verschillen.

Zo moet in de WKR voor de bepaling van de ‘vrije ruimte’ (het percentage van de totale loonsom dat belastingvrij mag worden besteed aan vergoedingen voor de werknemer) rekening worden gehouden met bedragen inclusief btw, terwijl in de btw voor de bepaling van de BUA-drempel (227) de vergoeding exclusief btw in aanmerking wordt genomen.

Ook de waardering van de verstrekkingen verschilt. De waarde van een openbaarvervoerkaart wordt in de WKR onder voorwaarden op nihil gewaardeerd en leidt in dat geval niet tot een heffing, terwijl in de btw de waarde uiteindelijk tot een btw-heffing (correctie) kan leiden. Afwijkende benaderingen komen bijvoorbeeld ook voor bij de verstrekkingen van mobiele telefoons of de toepassing van de fietsenregeling.

Het is zaak deze verschillen goed in beeld te hebben en hier in de administratie rekening mee te houden.

Conclusie

Het is erg belangrijk dat de btw-ondernemer ook de gemaakte kosten voor zijn werknemer bijhoudt in zijn administratie voor het geval de belastingdienst om een BUA-berekening vraagt. Een alternatief is geen btw terugvragen op verstrekkingen aan werknemers.

Auteur: Carola van Vilsteren

Dit artikel is verschenen in cm: 2022, afl. 5 en bijgewerkt op 4 juli 2022.

Volg CMWeb op LinkedIn!