Zo geef je vorm aan de hybride organisatie

Hybride werken is de norm geworden in de coronacrisis. Maar op die werkplek doen we dan één ding niet meer: werken. Managementadviseur en auteur Jeroen Busscher legt uit hoe dat zit.

De hybride organisatie. Als gevestigd managementadviseur weet Busscher er alles van. Recentelijk schreef het boek Hybride werken: Handboek voor de professional. Hij stelt dat het nieuwe werken inhoudt dat meer bedrijven overstappen op een model met gesloten dagen en ontmoetingsdagen. De echte sociale dag is dan bijvoorbeeld woensdag, maar volgens Jeroen Busscher geldt er wel een voorwaarde. ‘Die woensdag ben je welkom op kantoor, maar je laat je laptop thuis. Je werkt namelijk in een hybride organisatie.’

Vormgeven aan de hybride organisatie

Binnenkort zullen de meeste van ons in zo’n hybride organisatie werken, verwacht Busscher. ‘Tijdens de eerste lockdown ontstond er al snel een gevoel van euforie: we hoeven helemaal niet naar kantoor te komen om te werken; thuis ligt onze productiviteit minstens net zo hoog. Maar na de zomer van 2020 zag je een omslag: toen begonnen mensen dat onderlinge contact toch te missen. Vandaar het belang van de hybride organisatie: die weet werken op afstand te combineren met werken op locatie.’

Thuis blijven

Hoe een leider de balans tussen die twee varianten kan vinden? Daarvoor moet hij eerst een andere vraag beantwoorden: dat werken op locatie: waarom doen we dat eigenlijk? Busscher ziet 6 redenen – en de eerste 3 verschillen fundamenteel van nummer 4, 5 en 6.

1. Persoonlijke productiviteit. ‘Jij, de journalist, moet dit stukje schrijven,’ zegt Busscher. ‘Dat kun jij overal doen: in een drukke kantoortuin, maar ook thuis of in het café. En als je een collega wilt raadplegen, kan dat via de telefoon of via Zoom of Teams.’
2. Informatie delen. Busscher: ‘In een kantooromgeving gebeurt dat vaak tijdens een vergadering, maar dat is natuurlijk niet de enige manier. Alweer, die informatie kun je ook ter beschikking stellen via de moderne media.’
3. Beslissingen nemen. ‘Stel jij bent mijn collega,’ zegt Busscher. ‘En jij hebt besloten dat je linksaf gaat. Dan moet ik dat natuurlijk ook weten. Alweer zijn er diverse manieren om die informatie over te brengen.’

Lees ook: Investeer in de community: thuiswerken in de 21e eeuw

Op kantoor

Dat zijn drie redenen om naar kantoor te gaan – en ook drie redenen om thuis te blijven. ‘Al die zaken kun je prima afhandelen met de telefoon of de computer. Sterker nog, dat gaat vaak effectiever en efficiënter. Jij kan dat stukje beter thuis schrijven dan in een drukke kantoortuin. En als je per se een vergadering wilt beleggen om informatie te delen of beslissingen te nemen, dan kun je dat beter doen via Zoom of Teams. Daar verlopen die vergaderingen veel gestructureerder.’

Kan het kantoor dus in de verkoop? Nou nee. Want zoals gezegd: er zijn nog 3 redenen om samen te komen, en volgens Busscher zijn dat nou juist de 3 punten die we na de zomer van 2020 begonnen te missen.

• Creativiteit. Preciezer gezegd: de zogenoemde wandelgangcreativiteit. ‘Mensen zijn niet gemaakt om naar een schermpje te kijken,’ zegt Busscher. ‘En daarom kun je via moderne media moeilijk sparren. Bovendien heeft creativiteit iets impliciets, iets dat moeilijk valt te plannen. Je hebt een probleem en je loopt een collega tegen het lijf die het ook een keer heeft gehad. Je kunt elkaar bij het koffiezetapparaat adviseren: ‘Ik doe het altijd zo.’ Of: ‘Waarom draai je het niet om?’’
• Leren van elkaar. Ook dit is lastig om digitaal te organiseren, weet Busscher. ‘Kijk naar mijn dochter van 12. Natuurlijk, die leert uit de boeken, en ze leert van de docenten. Maar als ze een vraag heeft, stelt ze die meestal aan haar medescholieren. Tijdens het leerproces maken we veel gebruik van afkijken, op school maar ook op het werk.’
• Een gevoel van verbondenheid. Met name dat is wat veel mensen volgens Busscher missen. ‘We hebben een reden nodig om samen te werken, we willen erbij horen, zeker weten dat onze collega’s naar ons omkijken. En daarvoor verzinnen we allerlei rituelen: bijvoorbeeld de fysieke vrijdagmiddagborrel.’

Laptoploze woensdag

Drie goede redenen om naar kantoor te komen, en drie net zo goede om dat niet te doen. Vandaar de hybride organisatie, en vandaar het nieuwe weekrooster waar we dit artikel mee begonnen. Volgens Busscher moet een leider vooral aandacht besteden aan de woensdag, de laptoploze kantoordag. ‘Dan komen mensen samen, maar je moet van tevoren wel bedenken wat je daarmee wilt bereiken. Is het de bedoeling dat iedereen gewoon gezellig bijkletst? Dan kun je als leider de teugels laten vieren. Maar misschien wil je dat de medewerkers nadenken over specifieke vragen. Bijvoorbeeld hoe ze samen een nieuw product kunnen ontwikkelen. In dat geval hanteer je natuurlijk een strakkere regie.’

Busscher vergelijkt dit graag met de braderie op het kerkplein. ‘Dat kerkplein was er altijd al, de braderie is alleen een geënsceneerde vorm. Het impliciete wordt expliciet gemaakt. Maar bedenk wel: uiteindelijk komen mensen niet voor de kraampjes, maar voor de onderlinge verbondenheid.’

Auteur: Peter Passenier

Dit artikel verscheen eerder op zustersite PWnet.nl.

Volg CMWeb op LinkedIn!