Softwarekosten hebben een steeds groter wordend aandeel in de totale bedrijfsvoeringskosten. De totale kapitaalwaarde van software en databases is bij bedrijven en overheid explosief gestegen naar 143 miljard USD en wordt verwacht zelfs te stijgen naar 720 miljard USD in 2028. Nederland behoort wat betreft groei tot de koplopers in Europa. Een goed doordacht software-inkoopproces kan helpen tijdens uitdagende economische tijden.
Het grondig beoordelen van softwarecontracten speelt een grote rol in goed uitgavenbeheer. Gezien de dreigende economische situatie, is het geen moment te vroeg om hier nu mee te starten. Goed softwarecontractmanagement komt voort uit een duidelijk overzicht over welke software waar en door wie wordt gebruikt. Nog beter is het om vervolgens de stap te maken en in kaart te brengen waarom keuzes voor bepaalde tools en leveranciers zijn gemaakt. De beste software-inkoopteams onderscheiden zich door een proactieve benadering.
Waarom is software-inkoop zo kostbaar en tijdrovend?
Het aantal softwarecontracten dat een bedrijf onder beheer heeft, stijgt snel. Inkooporganisaties geven daarnaast bevoegdheden aan hun teams om zelf te bepalen wat voor software, en soms zelfs voor welk bedrag, ze kunnen inkopen. Aan de ene kant is dat logisch – tenslotte weten zij het beste wat nodig is om succesvol te zijn. Echter, het wordt hierdoor lastig overzicht te houden over alle softwarecontracten en bijbehorende uitgaven. Wanneer worden de doorlopende contracten automatisch vernieuwd? Worden de features en het aantal licenties dat we hebben gekocht wel gebruikt? Hebben we het contract überhaupt wel onderhandeld? Het komt wellicht niet als een verrassing dat dit een administratieve ballast teweegbrengt.
Een dergelijke onderhandeling kost al snel 3 à 4 uur. Met gemiddeld 110 softwarecontracten per bedrijf, kost dit al snel 40 volledige werkdagen per jaar. Hierbij is nog geen rekening gehouden met additionele taken als het verkrijgen van de precieze behoeften van de teams, vergelijken van leveranciers en communicatie tussen interne stakeholders gedurende het volledige inkoopproces. Tot slot, hebben softwareleveranciers ook nog eens de overhand in de meeste onderhandelingen. Winstmaximalisatie staat voor hen bovenaan de agenda en hun prijsstructuur is zelden transparant. Dit is al met al een langdurig en omslachtig proces dat berust op gebrekkige informatie.
Verschil tussen software kopen en inkopen
Het is belangrijk het verschil tussen software kopen en inkopen te begrijpen. Kopen stelt, omdat er geen systematische controles zijn, bedrijven bloot aan onnodige risico’s. Slechte due diligence en cash leakages zijn zeer waarschijnlijk als er geen maatregelen zijn ingebouwd. De continuïteit, reputatie en gegevensbeveiliging van het bedrijf kunnen hierdoor in gevaar komen. Inkoop gaat over het verkleinen van risico’s en het beheersen van kosten op de lange termijn. Een groot deel van het inkoopproces is risicobeperking. Inkoop is meer een relationele, langdurige en proactieve benadering. Het betreft een strategische benadering en gaat om concurrentievoordeel. Dit proces bestaat uit verschillende stappen voor de daadwerkelijke inkoopfase aanbreekt. De organisatie richt zich op het vaststellen van betalingscondities en het onderhouden van warme relaties met gekwalificeerde leveranciers. Het inkoopproces voorkomt lukrake uitgaven, levert besparingen op en houdt de risico’s onder controle.
Tips voor software-inkoop
Om het managen van softwarecontracten zo efficiënt mogelijk te maken, is het belangrijk deze te centraliseren en overzicht te creëren. Dit geeft inzicht in alle softwarecontracten die actief, in overweging, en binnenkort hernieuwbaar zijn. Belangrijke elementen hierbij zijn ook de uitgaven, contractduur, en hernieuwingstermijn per contract. Dergelijke informatie zorgt voor een gezonde basis om vervolgens de juiste stakeholders te betrekken. De gebruikers geven de benodigde specificaties, financiën verschaft inzicht in het beschikbare budget en compliance benadrukt waar contractuele en technische risico’s liggen. Op basis van deze informatie is vervolgens een weloverwogen besluit te nemen: welke softwarecontracten een-op-een verlengen, welke wijzigen of (her)onderhandelen en welke kunnen worden stopgezet.
Naast het centraliseren van de huidige softwarecontracten, is het belangrijk contracten tegen de juiste prijs, de juiste voorwaarden en op het juiste moment af te sluiten. Dit is echter een lastige klus, dus hier volgen een aantal tips:
- Software prijzen staan nooit vast. Veel softwareleveranciers geven tot wel 20 procent korting om bedrijven binnen te halen.
- Extra kosten kunnen snel oplopen. Implementeer bij voorkeur eerst het basissysteem en voeg vervolgens functionaliteiten toe op het moment dat hier behoefte aan is. Een leverancier is eerder bereid tot upgrades dan tot downgrades.
- Controleer of je flexibel kunt upgraden of downgraden als dat nodig is, dit om de softwarecontracten mee te laten gaan met het eventueel opschalen (en afschalen) van je bedrijf.
- Wat betreft de termijn, kun je beter een kortere periode afspreken – bij voorbaat niet langer dan twee jaar. Als je voor een langere termijn gaat, zorg er dan voor dat er een clausule in je contract staat welke beschrijft dat je voortijdig kunt opzeggen.
- Pas op dat je niet in de auto renewal trap valt. Vraag om de eventueel aanwezige evergreen-clausule uit het contract te verwijderen. Dit is een automatische verlenging van het software contract. Hoe meer de leverancier moet doen om je te binden als de termijn verlopen is, hoe beter jouw onderhandelingspositie. Stilzwijgende verlengingen werken niet in je voordeel.
- Zorg ervoor dat je niet voor onverwachte kosten komt te staan als de service-level overeenkomst (SLA) overtreden wordt. Belangrijk hierbij is dat voorafgaand aan de onderhandeling volledig duidelijk is wat de behoeften van de software gebruikers binnen jouw organisatie zijn. Op basis daarvan kunnen de extra kosten die gemaakt worden mocht de SLA overtreden worden efficiënter onderhandeld worden.
Auteur: Marc Tromp, country manager Benelux Sastrify
