In de jaren 20 worden veel taken van de controller ondersteund door intelligente software en verdwijnen repetitieve taken naar de achtergrond. De huidige voortschrijdende technologie zorgt ervoor dat het vak van de controller transformeert en financial control steeds meer bij systemen wordt belegd. En dat is nog maar het begin. Digitale transformatie betekent dat de hele business agile wordt ingericht. Voor effectieve digitalisering moeten controllers openstaan voor constante verandering.

Met groeiende technologische middelen worden processen die in het verleden handmatig werden uitgevoerd steeds verder geautomatiseerd. Banen verdwijnen niet helemaal met automatisering, het takenpakket verandert alleen. Daardoor blijft de controller die niet meegroeit in zijn of haar vaardigheden achter. Wat zij nodig hebben zijn geen technische skills, maar vaardigheden die passen bij gemoderniseerd business control.

Verwerken van gegevens en handmatige repetitieve taken worden op z’n minst steeds meer op de achtergrond uitgevoerd door software. Bepaalde taken verdwijnen zelfs helemaal. Met smart contract-technologie worden tussenpersonen uit transactionele processen gehaald, waardoor veel administratieve rompslomp verleden tijd wordt. Dat verandert uiteraard de rol van de financial. Door deze technologiespurt is de controller van morgen steeds meer een business controller, die zich richt op strategie, planning en analyse.

Er is dan ook een aantal aandachtsgebieden binnen technologie die voor financials belangrijk zijn om in de gaten te houden. In dit artikel kijken we naar de automatisering en andere technologie die daadwerkelijk voor vakinhoudelijke veranderingen zorgen. Deze vatten we samen onder de volgende vier categorieën: procesautomatisering, data en analytics, beveiliging en compliance, en digitale transformatie. Die laatste categorie is waar automatisering evolueert voorbij processen en naar een strategische bedrijfsaanpak die wordt gestuurd met digitalisering.

Procesautomatisering

Het automatiseren van processen is natuurlijk niet nieuw, maar door een aantal technologische innovaties neemt dat een nog grotere vlucht en is de directe impact groter. Digitalisering van processen maakt het strategische aspect van de controller belangrijker, omdat facturen digitaal worden verwerkt, slimme assistenten financial controllers werk uit handen nemen en smart contract-technologie ervoor zorgt dat bureaucratische elementen van transactieprocessen worden geautomatiseerd.

E-facturatie

Een van de belangrijkste ontwikkeling waar de controller op korte termijn mee te maken krijgt, als dat niet al zo is, is e-facturatie. Dat staat in Nederland nog deels in de kinderschoenen, maar met de standaardisering van de uitwisseling van elektronische facturatiegegevens bij de Nederlandse overheid, kan dat een grote vlucht nemen de komende jaren.

Robotic process automation

Bedrijfsprocessen worden vaker door systemen afgehandeld, in plaats van mensen. Met robotic process automation (RPA) wordt een proces door een kunstmatig intelligent proces geanalyseerd om te zien welke fases repetitief en voorspelbaar zijn. Hiervoor wordt vervolgens een stukje software ontwikkeld om dat saaie werk af te handelen. Dat kan een bijvoorbeeld een pc-tool zijn om een financial te ondersteunen om bijvoorbeeld vooraf gegevens in te vullen of achtergrondprocessen alvast te starten, of het kan een volledig systeem zijn dat in serverruimte doet wat een controller vroeger op kantoor deed.

Process mining

Met andere woorden, deze tools ondersteunen financials, maar zijn vaak geen vervanger. Alleen de simpele taken worden weggeautomatiseerd, terwijl taken waar inzicht en analyse aan te pas komen langer blijven bestaan. RPA wordt ingericht met behulp van process mining, waarbij reeds draaiende processen worden geanalyseerd om te zien wat de variabelen zijn, wat een logische flow is en welke bottlenecks er eventueel optreden. Kort door de bocht: process mining inventariseert, RPA automatiseert.

Blockchain

Een andere belangrijke automatiserende kracht binnen de sector is blockchain, een infrastructuur om gegevens uit te wisselen. In tegenstelling tot het beheren van traditionele databases komt bij blockchain weinig menselijke interactie kijken. Voor de controller heeft vooral de komst van smart contracts impact. Deze technologie wordt mogelijk gemaakt door een infrastructuur als blockchain en vaak worden ze daarom in één adem genoemd. Het gaat hierbij overigens niet om juridische contracten, maar om een overeenkomst die de technische uitvoering stuurt. Smart contracts zijn een applicatie op het onderliggende netwerk en verhouden zich tot blockchain zoals webapplicaties zich verhouden tot internet.

Data en analytics

Het gebruik van analytics voor analyse van een grote hoeveelheid data was voorheen het fort van de ICT-afdeling, maar is de laatste jaren steeds meer naar businessgebruikers gegaan. Controllers maken meer gebruik van dashboarding om snel inzicht te krijgen in de actuele status van financiële processen. Dit maakt ze meer los van financial control en gunt controllers tijd voor het analyseren van de effectiviteit van de bedrijfsstrategie en het aanpassen van tactieken op basis van de verworven inzichten.

De drempel is verlaagd met bredere beschikbaarheid van tools. In de financiële sector is vooral de software Power BI van Microsoft en Qlik Sense van Qlik populair, zo blijkt uit marktonderzoek van Gartner. Dat zijn logische tools in dit vakgebied. Power BI is gratis voor bedrijfsgebruikers en de software gebruikt een aantal ideeën van Excel waar gebruikers bekend mee zullen zijn. Dat zijn twee redenen waarom deze tool de laatste jaren marktleider is geworden. Qlik Sense is een vrij simpele tool vergeleken met Qlik View dat voor diepe analyse is bedoeld. Voor de business is dat een programma dat meer voor de hand ligt dan BI-software die meer op ict’ers en ontwikkelaars is gericht.

Lees ook hoe controllers van Siemens Nederland de gegevens van de eigen verkooptransacties gebruiken om te laten zien waar mogelijk extra omzet te behalen is.

Beveiliging en compliance

Cybersecurity en compliance gaan hand in hand: ICT-beveiliging zorgt er niet alleen voor dat er kan worden voldaan aan eisen aan dataopslag, maar ook dat er garanties kunnen worden afgegeven aan dataintegriteit. Cybersecurity is natuurlijk veel breder dan compliant zijn: het omvat de beveiliging van de ICT-systemen aan de achterkant, tot aan het opletten op digitale diefstal op de stoel van de controller, bijvoorbeeld door phishing op te merken of valse facturen te herkennen.

De regeldruk neemt verder toe, vooral binnen de financiële sector. Onder meer uitdijende corporate governance-regels, de Nederlandse telecomwet en de Europese GDPR (AVG) zorgen voor deze verhoogde compliance-druk waarbij bijvoorbeeld hogere eisen worden gesteld aan rapportages. Zo moeten beursgenoteerde ondernemingen hun jaarrekening sinds 1 januari 2020 digitaal aanleveren en de geconsolideerde jaarrekening op basis van een Europees dataformaat, Inline XBRL, aan de AFM.

Door verslaggeving te digitaliseren en automatiseren kan de druk van de ketel worden gehaald, maar tegelijkertijd zorgt deze omslag tijdelijk voor meer druk. Zoals met alle automatisering geldt ook hier dat de winst wat betreft, tijd, inzichten en kostenbesparingen pas op termijn wordt behaald, na het inregelen van de processen. De opstartfase zorgt voor een verhoogde werkdruk en nieuwe processen, waardoor veel organisaties digitalisering als een behoorlijke drempel ervaren die liever wordt vermeden.

Digitale transformatie

De gouden tip voor de meeste digitaliseringsslagen is dan ook om klein te beginnen. Stel een pilotteam samen dat kijkt naar de processen die weinig complexiteit bevatten en oriënteer op de mogelijkheden. Start met beperkte projecten die een analoog proces als nulmeting ernaast kunnen houden, om de voor- en nadelen van elk helder in kaart te kunnen brengen. Door de opgedane ervaring met processen en technologieën kan de organisatie geïnformeerde keuzes maken voor eventuele opschaling.

Dat brengt ons naar digitale transformatie, wat iets anders is dan automatisering. Digitale transformatie draait niet zozeer om adoptie van technologie, maar om het vormen van een business om technologie heen. Het eerste is het implementeren van een softwarepakket voor het automatiseren van een bedrijfsonderdeel, het tweede is het ontwikkelen van een bedrijfsmodel op basis van beschikbare technologie. Dat lijkt een nuanceverschil, maar het is het fundamentele issue waar organisaties tegenop lopen in hun digitale transformatie.

Het idee van digitale transformatie is namelijk dat bedrijven snel en flexibel kunnen reageren op een veranderende markt. Dat betekent snel innoveren en snel falen, om meteen door te pakken met iets nieuws. Dat kan niet als er eerst een aanbestedingsproces moet worden gestart, leveranciers worden vergeleken, pilots worden gedraaid en software wordt uitgerold via een verandermanagementproces. Digitale transformatie, het veranderen van de business, is simpelweg niet mogelijk als er wordt gewerkt vanuit een ouderwetse automatiseringsgedachte.

In de ICT-wereld ligt de focus daarom minder op ondersteuning van de middelen en meer op ontwikkeling: het bouwen en leveren van modulaire software die snel kan worden geïtereerd middels agile methodes om op zeer korte termijn werkbare producten op te leveren. Voor de businessgebruiker betekent dit dat er snel kan worden gereageerd op nieuwe eisen van overheden, klanten en de business en nieuwe mogelijkheden waar de markt om vraagt. Werkelijke digitale transformatie ligt in een bedrijfscultuur die openstaat voor constante verandering en niet zozeer in het implementeren van nieuwe technologie.

Uit onderzoek blijkt dat een meerderheid van de afdelingen finance niet of beperkt is betrokken bij de digitale transformatie. Andere afdelingen, zoals marketing en supply chain, besteden een groter deel van hun personele capaciteit aan initiatieven op het gebied van digitale transformatie. Uit gesprekken met finance professionals blijkt dat organisaties wat te winnen hebben bij de betrokkenheid van finance, met name op het gebied van risicomanagement en compliance. Dat vereist wel dat de financieel professional voldoende investeert in de digitale, bedrijfskundige en interpersoonlijke competenties om die bijdrage ook te kunnen realiseren.

Volg CMWeb op LinkedIn!