Masterdata is cruciaal voor de bedrijfsvoering. Toch worstelen veel organisaties met master-datamanagement. Waarom, omdat het complex is en politiek gevoelig ligt? Wat betekent dit voor dynamic control en hoe kan dynamic control hierbij helpen?

Dat veel organisaties worstelen met masterdatamanagement is niet verwonderlijk. Masterdatamanagement vereist een heldere visie én samenwerking tussen verschillende functionarissen van verschillende bedrijfsonderdelen om het goed te regelen en te laten werken. Voor organisaties zullen de onderstaande praktijkvoorbeelden heel herkenbaar zijn:

• er bestaan verschillende masterdatasets per bedrijfsactiviteit, per afdeling, per business unit, per divisie, per land en per regio;
• één masterdataset kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt en in verschillende varianten. Een typisch voorbeeld in productiecontext betreft de bill of material (BOM-)varianten zoals de engineering-BOM, de planning-BOM en de productie-BOM, die allemaal consistent, gesynchroniseerd en onderhouden moeten worden;
• de behoeften met betrekking tot een masterdataset verschillen per bedrijfsactiviteit. Verkoop wil bijvoorbeeld over de producten weten wat de verschillende typen zijn, de opties, prijzen, commissies en dergelijke. Engineering wil meer weten over constructie en functionaliteit. Productie over hoe het wordt gemaakt, de volgorde, de decompositie in subassemblies, tijd en resources die de productie vergt. Terwijl logistiek interesse heeft in de omvang, hoe het wordt vervoerd, regelgeving betreffende invoer en bijvoorbeeld de transportkosten;
• één masterdataset kan gebruikt worden door verschillende systemen, zoals het bronsysteem (al dan niet ERP), best of breed-systemen voor het ondersteunen van specifieke activiteiten en ook in de rapportagesystemen;
• er zijn afhankelijkheden tussen de verschillende masterdatatypen. Een klant koopt producten, dit wordt gespecificeerd in een klantorder en/of vastgelegd in een contract. Om de order op te volgen worden medewerkers en machines ingezet en worden grondstoffen besteld bij leveranciers. Kortom, alles wat nodig is om het bestelde product te maken wordt geregeld, waarbij verschillende masterdatasets worden gebruikt.

Kortom: masterdatamanagement is een fundament voor de algehele bedrijfsvoering en is gewoon complex. Deze slangenkuil inzichtelijk maken is een grote uitdaging

Modulaire verbinding maakt de complexiteit behapbaar

Modulaire verbinding duidt op het denken in modules, waarbij goed wordt gekeken hoe deze modules elkaar beïnvloeden en elkaar kunnen versterken. In feite is dit een zorgvuldige formulering voor ‘het behapbaar maken, zonder het geheel uit het oog te verliezen’. Voor complexe masterdatamanagementvraagstukken kunnen in dit kader de volgende stappen doorlopen worden:

• creëer een overzicht van de masterdatasets voor de bedrijfsactiviteiten;
• bepaal de relevantie van masterdatasets in het kader van de samenwerking;
• ‘follow the flow’ door het volgen dan een materdata-element levenscyclus, door de ketens van bedrijfsactiviteiten;
• ga aan de slag met MDM door het onderkennen van bronsystemen en gebruikende systemen en het inregelen van de ‘IT-governance’ rondom deze systemen, alsmede de in te regelen organisatorische governance (eigenaarschap, discipline en onderlinge afstemming).

Creëer een overzicht van de masterdatasets voor de bedrijfsactiviteiten

De aard van de bedrijfsactiviteiten bepaalt het belang van de masterdata en het managen daarvan. Aan de hand van het bedrijfsactiviteitenmodel kan snel een overzicht worden gemaakt. Hoe dat eruit kan zien is gevisualiseerd in figuur 1. De diensten/producten in de vorm van de ‘installed base’ staan vaak centraal en verbinden belangrijke MD-types zoals bijvoorbeeld: klanten, contracten, leveranciers, machines, apparaten, medewerkers, competenties, prijzen en dergelijke.

Dit overzicht biedt een overzicht vanuit verschillende bedrijfsperspectieven. Het dient als praatplaat zodat alle betrokkenen zich bewust zijn van het bestaan van andere masterdatasets en dat er afhankelijkheden zijn. Dit overzicht geeft vaak een eerste indruk van welk masterdatatype dominant en/of het meest complex is. In de praktijk is dat meestal: product/dienst, klant of leverancier.

Per type bestaan in de praktijk weer een groot aantal varianten. Voor het type product kan er bijvoorbeeld sprake zijn van een bill of material (BOM) in een aantal varianten; zoals engineered, geproduceerd en geïnstalleerd. Er zullen instructies en voorschriften zijn voor respectievelijk het engineeren, de productie en de installatie. Daarnaast bestaan er regels en kwaliteitsnormen alsmede garantiebepalingen. Veel van deze masterdatasets zijn uiteindelijk op een bepaalde manier gerelateerd aan de ‘installed base’.

Bepaal de relevantie van masterdatasets in het kader van de samenwerking

Onderscheid op basis van de mate van bedrijfsprocessenintegratie en -standaardisatie resulteert in de volgende vier typeringen voor samenwerking: coördinatie, unificatie, replicatie en diversificatie. De criteria voor de classificatie zijn weergegeven in figuur 2. Ook hier geldt dat dit per bedrijfsactiviteit zal verschillen. Een onderneming die unieke producten maakt, zal zijn eigen BOM voor de productie hanteren. Dit product kan wel weer een onderdeel zijn een machine die door een zusteronderneming wordt geïnstalleerd bij een klant. Een deel van de inkopen zal voor de hele groep centraal worden gedaan en de administratie wordt centraal gevoerd door het shared service center op het hoofdkantoor. Per bedrijfsactiviteit verschilt het belang van MD en voor welke organisatie onderdelen het relevant is (de organisatorische scope).

Follow the flow

Nadat bepaald is wat de belangrijkste masterdatasets zijn, kan aan de hand van de keten van bedrijfsactiviteiten worden bepaald, waar, door wie, op welk moment en hoe de masterdata worden gebruikt en gegenereerd. Dat verschilt per bedrijf en per activiteit. Bijvoorbeeld bij de verkoop van standaardproducten zullen de BOM´s voor productie bepalen welke producten kunnen worden verkocht en zullen de MD inzicht geven tegen welke prijzen.

Voor maatwerk ontvangt verkoop een aanvraag, zal in overleg met engineering worden nagegaan hoe dit kan worden gemaakt (BOM voor engineering) en zal er een calculatie worden gemaakt van de benodigde resources en kosten die daarmee gemoeid gaan. Voor de belangrijkste MD-set wordt de flow van het genereren van de masterdata tot en met het gebruiken daarvan schematisch weergegeven in een zogenaamde masterdatamanagement-metromap (omdat de vormgeving lijkt op de schematische weergave van de metroroutes van een wereldstad). Elke belanghebbende gebeurtenis (event) binnen de levenscyclus van een masterdata-element is op een dergelijke metromap weergegeven als een knooppunt.

Aan de slag met masterdatamanagement

Als er een nieuw systeem (bijvoorbeeld een nieuwe ERP-applicatie) wordt geïmplementeerd is de initiële masterdatamanagementinrichting en -aanpak relatief eenvoudig. Het overzicht met de masterdatasets voor bedrijfsactiviteiten en de prioritering aan de hand van de relevantie van de masterdatasets zorgt voor focus en prioritering. Aan de hand van de set-upchecklist kan bepaald worden welke data precies nodig zijn en hoe dat kunnen worden ingericht.

Het verbeteren van het masterdatamanagement voor een bestaand systeem is complexer. De masterdatamanagement-metromap biedt wel een simpel en eenvoudig overzicht van de belangrijkste events voor het genereren en gebruiken van masterdata per masterdatatype.

Per event wordt bepaald of er momenteel complicaties bestaan, wat de root cause is, de impact voor de bedrijfsvoering en wat een mogelijke oplossing is. Dit overzicht is de basis voor het prioriteren van de door te voeren verbeteringen, waarbij rekening wordt gehouden met de afhankelijkheden tussen deze deeloplossingen. De aanpak verschilt per bedrijf. De volgende acties blijken in de praktijk relevant:

• ontwerp een adequate masterdata-architectuur (als aspect van de informatie architectuur), deze biedt overzicht en vergroot het inzicht ten behoeve van de uitvoering van alle vervolgacties;
• zorg bovenal voor data awareness in de bedrijfsvoering, beleg daar het eigenaarschap en zorg voor aanhaking met het juiste managementniveau door een goed werkende organisatie-technische data governance;
• kies één ‘moederapplicatie’ per MD-set en gebruik een ‘masterdata controltool/solution’ om ervoor te zorgen dat wijzigingen in de data sets van alle gerelateerde gebruikende systemen worden doorgevoerd. Op deze wijze ontstaat een goed werkende IT-technische data governance;
• schoon vervuilde bestanden op door ‘vervuiling’ op te sporen en vóór te zijn met data analytics, waarbij er niet alleen inconsistenties worden gesignaleerd, maar er ook voorstellen worden gegenereerd voor het opschonen.

Resumé

Masterdatamanagement is en blijft complex. Het opknippen van een probleem of uitdaging verlaagt de complexiteit weliswaar niet, maar kun je er wel beter mee omgaan. De samengestelde complexiteit van de deeloplossingen zal minder zijn dan wanneer er in één keer een oplossing moet worden bedacht voor het gehele probleem (Klous en Wielaard, 2017). De modulaire verbinding uit het dynamic control-raamwerk biedt hiervoor de bouwstenen en het aangeboden gereedschap helpt hierbij.

Meer lezen

• Klous, S en N. Wielaard, Vertrouwen in de slimme samenleving, Business Contact 2017.
• Ross, J.W., P. Weill en D.C. Robertson, Enterprise architecture as strategy, creating a foundation for business execution, Harvard Business Press 2016.
• Conijn, F., Aan de slag met dynamic control, Vakmedianet 2018.

Auteurs: Fred Conijn en Hans Mulders, Hans Mulders is principal consultant bij de PA Consulting Group, Fred Conijn is managing consultant bij DynamicControl.NL (dynamic.control@ziggo.nl) en auteur van het boek Aan de slag met dynamic control.

Dit artikel is verschenen in cm: 2018 afl. 6 en geactualiseerd op 21 september 2022.

Finance Academy E-learning

Leeromgeving Finance Academy E-learning bevat cursussen met een breed scala aan onderwerpen die voor controllers van belang zijn. Met het platform kunt u uw leerdoelen verwezenlijken en kennis vergaren om op de toekomst voorbereid te zijn volgens de nieuwe richtlijn voor Permanente Educatie. Maak nu kennis en profiteer van 10 procent korting op een abonnement. U kunt ook geheel vrijblijvend een gratis e-learning proberen om de omgeving te leren kennen.

Volg CMWeb op LinkedIn!