Een foutje is snel gemaakt, vooral als er grote hoeveelheden data handmatig moeten worden aangepast. Het tikken van een 2 waar een 1 had moeten staan, kan enorme gevolgen hebben. Cm: zet enkele praktijkvoorbeelden van modelfouten, tikfouten en sjabloonfouten op een rij.

Spreadsheetfouten zijn al duizenden jaren oud. De eerste ontdekte spreadsheetfout werd tussen 1800 en 1650 v. Chr. gemaakt in Babylonië. De wiskundige afdeling van een Canadese universiteit ontdekte tabelfouten op een kleitablet met kolommen met pythagorese drietallen. De wetenschappers vermoeden dat de Babyloniërs al eerder vele honderden jaren eerder op de hoogte waren van de regels omtrent driehoekmetingen dan de Grieken en deze tabel hielp ze met berekeningen. De wiskundigen van de University of British Columbia ontdekten dat enkele waarden niet klopten, door optelfouten en kopiefouten.

De spreadsheetfout mag dan wel millennia-oud zijn, de laatste decennia heeft er een enorme schaalvergroting plaatsgevonden wat betreft spreadsheets. Programmeerlogica is voor de doorsnee business user beschikbaar gekomen en geavanceerde spreadsheets hebben een hoop financiële taken vereenvoudigd. Maar de keerzijde van die schaalvergroting is dat fouten in modellen en spreadsheets een grotere impact kunnen hebben, zoals blijkt uit deze tien voorbeelden.

Covid-19 testuitslagen verdwenen in oud Excel-formaat

Een recent voorbeeld van spreadsheetellende komt uit het Verenigd Koninkrijk. Daar verdwenen uitslagen van burgers die een coronatest hadden gedaan, waardoor 16.000 positieve covid-19-gevallen niet werden gemeld. Het probleem was dat de ontwikkelaars hier het verouderde xls-dataformaat gebruikten dat maximaal 65.000 rijen kan verwerken. Omdat elke test tientallen rijen opleverde, werden 1.400 tests gemeld en de rijen hierboven werden simpelweg niet verwerkt.

Fout Excel-model leidt tot 6 miljard verlies bij JP Morgan

Misschien wel het beruchtste voorbeeld van een Excel-fout is de manier waarop JP Morgan zes miljard dollar verloor door een derivatenhandelaar die bekendstond als de London Whale. De fout bleek ironisch genoeg te wijten te zijn aan een programma om risico op verlies te beoordelen. Daarvoor werd Excel gebruikt om financiële modellen te bouwen. De Chief Investement Officer liet een datadeskundige het model bouwen dat was gebaseerd op een aantal enorme spreadsheets. De gegevens daaruit werden met de hand gekopieerd naar nieuwe bladen. Een grove fout was dat nadat het verschil tussen oude en nieuwe waardes werd berekend, dit door de som werd gedeeld in plaats van het gemiddelde. Het gevolg was dat de Value-at-Risk veel lager werd ingeschat dan het eigenlijk was. JP Morgan leidde daarop niet alleen enorme verliezen in zijn effectenhandel, maar kreeg te maken met toezichthouders en boetes ter hoogte van bijna 700 miljoen euro. Het verantwoordelijke bestuurslid zag na het incident zijn loon als boetemaatregel halveren.

Excel-sjabloon AstraZeneca lekt vertrouwelijke gegevens

Analisten kregen in 2012 vertrouwelijke financiële informatie in handen van coronavaccin-producent AstraZeneca door een pijnlijk Excel-foutje. ‘Vertrouwelijke bedrijfsinformatie was abusievelijk in een spreadsheetsjabloon opgenomen die was verstuurd naar analisten die het bedrijf volgen’, liet het bedrijf weten in een verklaring. Bij het verzamelen van gegevens voor een forecast-rapportage, werden per ongeluk de vertrouwelijke data toegevoegd. Deze fout werd gemaakt in een periode dat het bedrijf het sowieso al moeilijker had omdat diverse farmaceutische ontwikkelprojecten tegenslagen te verwerken kregen waardoor experimentele medicijnen niet getest konden worden. De aandelen van het bedrijf zakten vervolgens met 0,4 procent.

Boeing lekt gevoelige data in verborgen kolommen

AstraZeneca is zeker niet de enige die deze fout maakte. Een andere high-profile misser komt van Boeing. Een medewerker stuitte in 2017 op een opmaakissue en stuurde een sjabloon naar zijn wederhelft, maar het sjabloon bevatte verborgen kolommen met 36.000 gegevens van andere personeelsleden, inclusief namen, geboortedata, BSN’s en accountinginformatie. IT-medium The Register merkt fijntjes op dat het bedrijf Data Loss Prevention-software ontwikkelt om dit soort lekken te voorkomen, maar dat zelf nauwelijks gebruikt.

Kopieerfout: Omzetstijging blijkt daling

Drankproducent C&C verloor elf jaar geleden 15 procent van zijn aandelen nadat bekend werd dat een eerder gemelde omzetstijging van 3 procent eigenlijk een omzetdaling van 5 procent bleek. Volgens de COO van het bedrijf werd de fout veroorzaakt toen data van het interne boekhoudsysteem werd gekopieerd naar een spreadsheet die werd gebruikt om de cijfers naar buiten te brengen. Volgens het bedrijf was de kopieerfout een gevolg van menselijk handelen en was er niets mis met het systeem zelf. De overige cijfers die waren gepubliceerd klopten wel.

Vergeten minteken doopt verlies tot winst om

Een soortgelijk foutje: Fondsbezitters bij Fidelity Investments kregen in 1994 een brief dat hun aandelenfonds een heel andere waarde had dan de koers aangaf. Dat verschil bleek later te zijn veroorzaakt doordat een medewerker gegevens handmatig overtypte in een spreadsheet en daarbij een minteken over het hoofd zag. Een verlies van 2,3 miljard gulden werd daardoor 2,3 miljard winst. Het verwachte dividend zat er daarom 4,6 miljard gulden naast. De directeur schreef in december een brief naar de aandeelhouders waarin hij uitlegde waarom anno 1994 met alle technologie nog zulke fouten kunnen ontstaan: ‘Hoewel veel van onze processen gedigitaliseerd zijn, zijn de eisen van de fiscale regelgeving complex en is het nodig dat enkele stappen handmatig worden uitgevoerd door onze accountants. En mensen kunnen fouten maken.’

Tikfoutje leidt tot kaartjestekort Olympische spelen

Een medewerker van de zomerspelen in 2012 tikte een 1 waar een 2 had moeten komen te staan, waardoor er twee keer zoveel kaartjes beschikbaar waren voor een zwemevenement dan de bedoeling was. De spreadsheet gaf 20.000 plaatsen beschikbaar in het stadion in plaats van 10.000. Het organisatiecomité merkte de fout voor het evenement op en kon contact opnemen met ongeveer 3.000 extra kaarthouders dat er een fout was gemaakt. De meeste klanten werden doorgezet naar andere evenementen en sommige mensen ontvingen een upgrade naar een finale-evenement als goedmakertje.

Alcoholretailer maakt kostbare spreadsheetfout

Een kleine fout met enorme gevolgen komt van drankretailer Conviviality. Het bedrijf deed een zeer onverwachte winstwaarschuwing uit op basis van onder meer een ‘afrondingsfout’ in de spreadsheetsoftware die werd gebruikt. In de nieuwe forecast viel de winst 20 procent lager uit dan eerder verwacht nadat het bedrijf ook al vergeten was een belastingafschrijving van 30 miljoen pond te melden. Het was al met al een historisch slechte week voor het bedrijf en investeerders schrokken daar genoeg van dat het bedrijf in een week tijd 60 procent van zijn beurswaarde verloor. Het bedrijf dat aan het februari van 2018 meer dan een half miljard waard was, was in april nog maar een vijfde daarvan waard. Uiteindelijk werd de hele boedel verkocht aan enkele concurrenten.

Gemeente verliest anderhalf miljoen

Een Amerikaanse gemeente dacht in 2011 zo’n 1,5 miljoen dollar meer in haar budget te hebben dan het geval was, vanwege ‘monsterlijke spreadsheets’ waardoor medewerkers door de bomen het bos niet meer zagen. Om de ontstane tekorten op te vangen werd onder meer opvallend genoeg een openstaande vacature voor een technologiedirecteur uitgesteld totdat er wel geld was. De Commissie Financiën meldde dat de gemeente vaker te maken had met fouten door onbeheersbare spreadsheets. Zo had de lokale politie enkele jaren eerder een budgetcrisis door een spreadsheetfout en kwam het lokale bibliotheeksysteem voor tegenvallers te staan. Ook trad er een soortgelijke fout op bij het vaststellen van het budget van het schooldistrict in dezelfde regio, waarbij een virtuele half miljoen euro verdween.

Koersval en ondergang na spreadsheetfout

Britse dienstverlener Mouchel gaf in 2011 een winstwaarschuwing af, nadat een fout in een spreadsheet bij een extern bureau ervoor had gezorgd dat een tekort in een pensioenfonds verkeerd was gewaardeerd. Het bedrijf moest daardoor 4,3 miljoen pond meer afschrijven. Met de aankondiging daarvan verloor het bedrijf een derde van zijn beurswaarde. Doordat de jaarwinst met miljoenen lager uitviel, had Mouchel moeite te voldoen aan zijn verplichtingen aan banken. Het incident kostte bestuurder Richard Cuthbert de kop, KPMG werd erbij gehaald voor een audit en het bedrijf zette zichzelf direct in de verkoop na de koersval. Een jaar later werd Mouchel verkocht aan een bankenconsortium, dat de consultancytak onderbracht bij de Britse afdeling van zakelijke dienstverlener WSP.

Volg CMWeb op LinkedIn!