Power Query klinkt misschien ingewikkeld en hoewel het een geavanceerde tool is, is het heel eenvoudig om ermee te starten. De tool is namelijk vergevingsgezind en fouten hebben weinig impact. De brongegevens blijven intact en een misstap is doodsimpel weer ongedaan te maken. Cm: legt uit hoe dat zit.

Om gegevens te presenteren, zijn financials veel tijd kwijt met het herstructureren van gegevens om de juiste informatie om resultaten te illustreren. Het idee van Power Query is dat het structureren van data veel sneller kan. Financials gebruiken Excel om businessvragen te beantwoorden, en Power Query is bedoeld om makkelijk vragen te stellen. U kunt hierdoor eenvoudiger antwoorden vinden in een grote berg gegevens. De tool biedt een editor om gegevens van disparate bronnen hetzelfde formaat te geven, zodat datasets makkelijk worden gecombineerd. Het is vooral voor financials een heel nuttige toevoeging, maar veel gebruikers hebben zich hier nog niet aan gewaagd. Dat is zonde, want het wordt bij gebruik al heel snel duidelijk wat de meerwaarde is. Vandaar deze serie artikelen, waarin we starten bij het absolute begin en stapsgewijs praktischer gaan werken.

Query: zoekvraag over de data

Sinds 2013 heeft Power Query een vaste plek gekregen in Excel onder Gegevens ophalen en transformeren (Get & Transform Data). De feature is zo krachtig dat samen met Power Pivot het de basis vormt van Microsofts Business Intelligence-tool Power BI. Voor financials is het meestal afdoende om met de geavanceerde features van Excel te kunnen werken, tenzij het nodig is om gegevens regelmatig bij te werken én te delen binnen de organisatie. Op dat moment wordt een BI-tool handiger.

Onbezorgd spelen met data

Power Query is niet alleen een tool om tabellen eenvoudiger te bewerken, het creëert een query: een zoekvraag op een originele dataset. U wilt iets weten wat moet blijken uit de data en met Power Query gaat u op zoek naar het antwoord op de vraag. Daarmee verandert de oorspronkelijke data niet. Het is zo een veilige omgeving om met gegevens uit een belangrijke spreadsheet te kunnen experimenteren, want deze blijven altijd intact. In het slechtste geval kunt u de query gewoon verwijderen en een nieuwe maken op basis van de oorspronkelijke data. Ook kunt u specifieke antwoorden weer exporteren als tabel in Excel.

Gegevens ophalen

De Excel-feature is een zogeheten Extract, Load, Transform-tool (ELT). ‘Extract’ gaat over het selecteren en uitpakken van gegevens. Dat doet Power Query heel makkelijk. Geen formules of ingewikkelde verwijzingen: met een paar knoppen vindt u de gewenste gegevens. ‘Load’ is een belangrijk aspect: Wat de tool erg nuttig maakt, is dat gegevens uit allerlei verschillende bronnen te halen zijn om te bewerken. Dat kan gaan om data uit Excel-tabellen, gegevens op websites, in zakelijke databases en nog veel meer. Daarnaast zet u een verbinding op naar deze bron. Als er iets verandert op de website, in de database of op een andere plek, wordt via deze verbinding de query bijgewerkt aan de hand van de nieuwe gegevens.

Na het opzetten van een verbinding, worden de gegevens ingeladen. Dat houdt in dat Excel op zoek gaat naar een logisch tabelformaat voor gegevens uit disparate bronnen met verschillende formaten. Veel datatypes en indelingen detecteert de software automatisch, maar het is verstandig om na het laden even na te lopen of dit overeenstemt met uw bedoelingen. Het is in Power Query eenvoudig om aanpassingen te maken in het model. Belangrijk voor beginners: het is makkelijk om te experimenteren. In een venster aan de rechterkant houdt Power Query bij welke acties er zijn uitgevoerd en met één klik zijn specifieke acties meteen weer ongedaan gemaakt.

Wat kunt u ermee?

Power Query is een ontzettend simpele manier om zaken die formules vereisen in Excel in één keer op een makkelijke manier uit te voeren. Neem zoiets als het samenvoegen van kolommen. In Excel vereist dat een formule als =A1&” ”B1 of =TEKST.SAMENV(A1;” “;B1), waarbij een kleine syntaxisfout, bijvoorbeeld een vergeten spatie voor problemen zorgt. In Power Query is het een kwestie van de twee kolommen selecteren, te klikken op Kolommen samenvoegen (Merge columns), en in een uitvouwmenu selecteren dat er een spatie tussenmoet.

Hetzelfde geldt voor het scheiden van gegevens. In plaats van een formule die een zoeken-functie nest om een logische scheiding te vinden en een resultaat terug te geven aan een nieuwe kolom, is Power Query net als de wizard Tekst naar kolommen (Convert Text to Columns), eigenlijk al een klein stukje Power Query die u onder het tabblad Gegevens (Data) vindt.

Makkelijker dan met formules

Ook transponeren is heel simpel binnen de editor en u heeft overzicht van het resultaat en allerhande opties om de resulterende tabel precies weer te geven zoals u het wilt. Dat terwijl de editor erg simpel in gebruik is. De tool heeft een breed scala aan opties om data een stuk eenvoudiger te herschikken en op te maken dan in Excel zelf het geval was. Als u met een klus veel tijd kwijt bent met het invoeren, koppelen en opmaken van gegevens is de kans erg groot dat dit véél sneller en makkelijker kan in Power Query.

Power Query voor beginners

In verschillende artikelen legt Excel-goeroe Tony De Jonker enkele geavanceerde toepassingen van de onverwacht simpele tool uit, zoals het snel bouwen van rapportages. Met Power Query is dit geen monnikenwerk meer, maar in een handomdraai gebeurd. Toch kan in het diepen duiken met een nieuwe functie intimiderend zijn. Daarom komen we na een drietal basisartikelen uit bij een reeks simpele tijdbesparende acties aan de hand van praktijkvoorbeelden.

Power Query komt goed van pas bij grote datasets van duizenden records om snelle analyses uit te voeren of om de dataset te bewerken om enkel relevante informatie te presenteren. In de komende serie artikelen legt cm: uit welke opties u allemaal tot uw beschikking heeft aan de hand van enkele praktische voorbeelden, zoals het koppelen van gegevens, het opschonen van data en het sorteren en filteren van data.

Hierna: Een blik op de editor

Het volgende artikel maakt u praktisch wegwijs binnen de Excel-sectie Gegevens (Data) en welke opties er beschikbaar zijn. Daarna gaan we uitgebreid in op het importeren van data uit verschillende bronnen. Vervolgens komen we toe aan eenvoudige maar superhandige methodes om gegevens snel te presenteren op de manier die u wilt en kunnen we een echt begin maken met het gebruik van Power Query.

Volg CMWeb op LinkedIn!